Theo PC World VN

Hệ thống quản lý nội dung Web thực hiện việc đánh nhãn và theo dõi thông tin đặt trên Web site để có thể dễ dàng định vị, sửa đổi bổ sung và tái sử dụng. Những hệ thống này là thành phần tối quan trọng trong việc cá biệt hoá trang Web cho người truy cập.

Hãy tưởng tượng một thư viện không có hệ thống thư mục phân loại bạn sẽ hình dung được sự "hỗn độn" của một Web site lớn. Các hệ thống quản lý nội dung có thể giải quyết được vấn đề này bằng cách phân loại dữ liệu của trang Web.

HTML là ngôn ngữ căn bản của Web, nhưng chỉ đơn giản mô tả cách thức văn bản, đồ hoạ và những dữ liệu khác hiển thị trên màn hình Web mà không mô tả bản thân dữ liệu và không tiện dụng trong việc định vị, sửa đổi lại tài liệu. Bản thân HTML là tĩnh, vì thế một khi trang Web đã được đưa lên Web nó phải được sửa đổi, bổ sung ngoại tuyến và nạp lại thì các thay đổi mới có hiệu lực.

Sức mạnh cho mọi người

Tuy nhiên sức mạnh thực sự của Web là khả năng chuyển thông tin mới cho khách hàng gần như theo thời gian thực và có khả năng tuỳ biến thông tin đó cho phù hợp với từng người. Khả năng tuỳ biến này trong thế giới Web được gọi là khả năng cá biệt hoá hay cá nhân hoá và rõ ràng là không thể khả thi đối với những trang HTML tĩnh, đặc biệt là trong hiện trạng thiếu hụt nhân viên kỹ thuật Web. Chỉ riêng việc tạo các trang Web riêng biệt cũng đã là công việc nặng nhọc chứ đừng nói đến việc tạo lại chính những trang đó mỗi khi có thay đổi.

Tuy nhiên, với trang Web động, các nhà quản trị Web site chỉ cần tạo trang Web một lần và sau đó "đổ" thông tin vào trang này nhiều lần. Việc tạo trang Web động cho phép nhân viên kỹ thuật Web chỉ cần tạo trang mẫu chung một lần với các trường để khách hàng có thể chọn thông tin cho riêng mình. Sau đó, server sẽ đổ dữ liệu chuyên biệt vào trang mẫu chung và tạo các trang chuyên biệt theo yêu cầu.

Cơ chế quản lý nội dung sắp xếp thông tin vào những khối dữ liệu đã được đánh nhãn để có thể dùng lại hay cập nhật một cách nhanh chóng mà không cần đến sự can thiệp của con người. ở mức đơn giản nhất, cơ chế này cũng giống như chức năng trộn thư trong Word.

Nguyên tắc nền tảng của đa số các ứng dụng quản lý nội dung Web rất đơn giản: bạn xây dựng một tập hợp những trang Web mẫu, kết nối chúng vào server nội dung, bổ sung cơ sở dữ liệu thông tin ở phía cung cấp dịch vụ và gắn toàn bộ với Web server. Server nội dung sẽ tự động lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu, biến đổi chúng theo định dạng thích hợp và đưa dữ liệu cần thiết vào trong trang mẫu, tự động tạo mới hay cập nhật trang Web. Nhân viên chỉ cần được huấn luyện về Web cũng có thể cập nhật nội dung một cách trực tiếp mà không cần phải "sờ" đến trang Web. Họ chỉ đơn giản nhập thông tin vào trong những bảng biểu của cơ sở dữ liệu.

Những Web site có trang Web động có khả năng trình bày nhất quán và cập nhật hơn. Những thay đổi về thiết kế có thể được thực hiện nhanh chóng và tự động trên toàn Web site. Ngoài ra, hầu hết các hệ thống quản lý nội dung đều có cả hệ thống quản lý luồng công việc để tự động chuyển dữ liệu từ người tạo đến người biên tập. Những hệ thống này thường cấm người dùng không có quyền tham gia vào việc tạo, biên tập và có cơ chế theo dõi, kiểm soát phiên bản để người dùng có thể quay về phiên bản trước đó của Web site.

Hầu hết các hệ thống quản lý nội dung đều hỗ trợ cấu trúc đánh thẻ nhằm cho phép dùng lại nội dung mà không phải tái định dạng một cách thủ công. XML là công cụ thông dụng nhất và nó dùng một cấu trúc tương tự HTML để mô tả dữ liệu trên trang Web. Các hệ thống quản lý nội dung nói chung cũng sử dụng những ngôn ngữ kịch bản như Tool Command Language và JavaScript.

Trên thực tế, quản lý nội dung có thể là công việc khó khăn và tốn kém. Việc phát triển hệ thống quản lý nội dung một cách hiệu quả cho Web site lớn đòi hỏi nhiều công sức của các chuyên gia, đặc biệt là trong việc xây dựng những kịch bản để xử lý dòng dữ liệu và trong công tác tạo các trang mẫu hiệu quả. Mỗi loại trang Web mới lại đòi hỏi trang mẫu và kịch bản điều khiển luồng công việc mới, điều này có thể gây khó khăn cho việc sửa đổi, nâng cấp.

Những tổ chức lớn với hàng trăm ngàn trang Web thường, có nhiều Web site khác biệt nhau về nhu cầu, dữ liệu, định dạng và vị trí. Những Web site tồn tại trước đó phải chuyển đổi hàng ngàn trang sang hệ thống quản lý nội dung mới.

Vấn đề còn khó khăn hơn khi các tổ chức muốn trao đổi dữ liệu giữa các Web site. XML cần có thêm những mô tả dữ liệu, được gọi là thẻ hay định nghĩa loại tài liệu (DTD-document type definition) để có thể xác định đầy đủ nội dung của hầu hết tài liệu. DTD thường có xu hướng theo chủ đề và không dễ dàng trao đổi giữa các tổ chức.

ICE

Có rất nhiều chuẩn được xây dựng quanh XML và phát triển. Tuy nhiên, giao thức ICE (Infomation and Content Exchange) được thiết kế đặc biệt để giảm thiểu rất nhiều vấn đề về quản lý nội dung và trao đổi dữ liệu.

Ðược tổ chức World Wide Web Consortium công nhận vào năm 1998, ICE mô tả cách thức quản lý nội dung được truyền đi giữa các Web site.

Nó cung cấp một bộ từ vựng chung và phương pháp để trao đổi thông tin bằng XML; đặc biệt hữu ích đối với nội dung đăng tải chung - thông tin được bán hay cho thuê trên nhiều Web site - với công sức chuyển đổi tối thiểu.

Phiên bản đầu tiên của chuẩn này được đề xuất bởi những nhà phát triển hàng đầu trong lĩnh vực quản lý nội dung như Microsoft, Sun Microsystems, Adobe Systems và Vignette. Nó áp dụng những quy tắc định dạng đặc biệt cho bất kỳ loại dữ liệu nào được đưa lên Web site, kể cả những thông tin hết sức quen thuộc như ngày tháng và thời gian.