Theo Khoa học & Ðời sống

Những điều không nên sử dụng E-mail

- Không sử dụng hình ảnh hoa văn loè loẹt, kỳ dị, chẳng hạn như đường diềm, khung, màu sắc... Không phải tất cả mọi hệ thống E-mail đều sử dụng cấu hình giống nhau, nên nỗ lực của bạn sẽ không đi đến đâu cả.

- Ðừng cho rằng mọi người ai cũng thoải mái với E-mail. Nhiều người vẫn muốn thông tin được gửi bằng thư tín thường, qua điện thoại hoặc fax.

- Ðừng mong muốn người ta phải trả lời ngay, họ có thể không dễ dàng tiếp lời ngay, họ có thể không dễ dàng tiếp cận được với thư của bạn.

- Ðừng sử dụng E-mail cho những cuộc trao đổi thông tin khẩn, chẳng hạn như hoãn một cuộc hội nghị, nhiều khi sử dụng điện thoại thường là tốt nhất.

- Ðừng chiếm chỗ trống trong máy của người khác với những file không cần thiết, chuyện cười, chuyện phiếm. Bởi vì có người họ nhận hàng trăm thư điện tử mỗi ngày.

- Ðừng "quấy" người khác với những thông tin thương mại không cần thiết, điều này chỉ làm cho bạn cùng công ty của bạn trở nên tồi tệ hơn.

- Ðừng bao giờ sử dụng E-mail có những thông tin không được phổ biến như dữ liệu cá nhân, mật khẩu, lời nhận xét về đồng nghiệp. Vì người quản lý hệ thống có quyền duyệt lại E-mail và dễ dàng gửi thông tin này tới hàng trăm người khác.

- Ðừng sử dụng E-mail để hoàn thành một giao dịch buôn bán, hãy gửi theo một bản kế hoạch in sẵn vì E-mail có thể bị thay đổi, sửa chữa.

- Không để những câu mai mỉa, hàm ý chế nhạo vì nó có thể bị dịch sai ở dạng văn viết.

- Ðừng sử dụng các dấu hiệu kiểu %^&*#, bạn sẽ không thể biết E-mail của bạn sẽ dừng lại ở đâu.

- Ðừng bao giờ đọc E-mail của người khác, điều này cũng tương tự như việc bạn truy cập vào những thông tin cá nhân của họ.

Ðiều nên làm khi sử dụng E-mail

- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi thư đi.

- Kiểm tra lại xem đang gửi thư cho ai, vì sổ địa chỉ điện tử dễ bị nhầm lẫn và gửi nhầm người.

- Sử dụng đĩa mềm chống virus khi gửi hoặc mở. Virus có thể dễ dàng thâm nhập vào máy gia đình, bạn bè, hoặc khách hàng của bạn.

- Hãy cho người gửi thư biết nếu như E-mail bạn vừa nhận không phải là để cho bạn, vì thế họ có thể gửi lại tới đúng địa chỉ.

- Ðọc thư của bạn cẩn thận và gửi tức thì, trả lời thư tức thì.

- Trả lời nhắn từ đầu hoặc trích dẫn từng phần thích hợp của lời nhắn, do vậy nội dung sẽ được giữ nguyên vẹn.

- Dùng câu ngắn và sử dụng dấu chấm khi cần thiết.

- Khi gửi E-mail đến nhiều người, hãy bảo vệ họ bằng cách giấu địa chỉ của họ trong bcc (blind carbon copy) thay vì ccl (carbon copy list).

- Dùng bản copy đối với những thư quan trọng. Lưu trữ với những file in sẵn của bạn.

- Sử dụng tiêu đề đặt cho E-mail của bạn (trong mục Subject). Ðiều này làm cho người nhận dễ dàng nhận ra tầm quan trọng của thư để quyết định có đọc ngay bức thư đó hay không.Ví dụ đặt tiêu đề là "Chúc mừng năm mới" hoặc "Mẹ ốm nặng"...