Tạo các indent như ý muốn trong Word

TH&ĐS

Tôi đã biết cách đánh số đoạn trong Word 7.0 nhưng tôi lại gặp phải một vấn đề khác. Kiểu định dạng tôi muốn là dòng đầu tiên của đoạn phải thụt vào để xác định đây là mức mới nhưng tất cả các dòng còn lại thì vẫn phải canh thẳng bên trái. Tức là:

1. ở đoạn này, mức 1 chỉ có dòng đầu tiên phải thụt vào.

A. ở mức 2, Dòng đầu tiên phải thụt vào sâu hơn, nhưng các dòng kế tiếp phải như bình thường, sát lề trái.

ở mức 3, dòng đầu tiên phải thụt vào sâu nữa nhưng các dòng kế tiếp phải bình thường không bị thụt vào.

Nếu dùng WordPerfect thì rất dễ chỉnh như trên nhưng trong Word thì tôi không biết cách làm. Khi chúng tôi đánh số đoạn (bằng lệnh Format/Bullets and Numbering) thì Word luôn luôn cho các đoạn ở mức kém hơn thụt vào sâu hơn. Tức là:

1. ở đoạn này, mức 1 chỉ có dòng đầu tiên phải thụt vào.

A. ở mức 2, cả đoạn bị thụt vào.

Xin cho biết Word 7.0 có cách nào để vừa đánh số vừa thụt đầu hàng như tôi muốn hay không?

Bạn sẽ đạt được ý muốn khá dễ dàng. Cách thực hiện hoàn toàn khác so với cách trong WordPerfect. Lệnh tự động đánh số đoạn trong Word được gán mặc định như bạn mô tả ở trên và trong đa số trường hợp, nó phù hợp với yêu cầu của người sử dụng. Để các đoạn được định dạng khác đi, bạn phải định nghĩa kiểu heading (heading styles) với cách đánh số và thụt hàng đầu như bạn muốn. Sau đó bạn chỉ cần gán các heading này cho đoạn phù hợp.

Để định nghĩa một kiểu (style) thì có nhiều cách. Cách trực tiếp là dùng hộp thoại Style. Chọn Format/Style rồi chọn All Styles (ở góc dưới bên trái) để hiển thị tất cả các kiểu đang có. Đi vào hộp Style, chọn Heading 1, nhấn nút Modify để sửa kiểu thụt vào đầu dòng. Sau đó chọn Format/Numbering để mở hộp thoại Heading Numbering. Chọn ra một kiểu đánh số và sửa đi tý chút nếu bạn thấy cần. Bản thân hình ảnh của Heading Numbering cũng tự giải thích về cách đánh số của nó rồi. Bạn cứ lần lượt đi xuống các mức thấp hơn để chỉnh lại cách đánh số theo ý bạn.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải nhớ sửa lại giá trị ô Distance From Indent to Text. Ô này quy định khoảng cách giữa con số dùng đánh số và chữ đầu tiên. Đừng quan tâm đến các giá trị ở ô Numbering Position, chúng ta sẽ làm chúng mất tác dụng trong các bước sau. Nhưng nhớ là ô Start At phải thể hiện đúng số bạn muốn bắt đầu (thường là 1). Ô Restart Numbering At Each New Section (đánh số lại từ đầu khi chuyển sang section mới) có thể chọn hay không chọn nhưng phải đúng theo dự định của bạn. Chọn OK để về lại hộp thoại Modify Style.

Kế tiếp, chọn Format/Font để định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc.... Rồi chọn Format/Paragraph để định nghĩa đoạn thụt vào (indent), khoảng cách giữa các đoạn (spacing) và cách sắp xếp đoạn (text flow). Trong trường hợp của bạn, trị số của mục Indentation (cả bên trái và bên phải) trong trang Indents anh Spacing đều là 0 cm. Cả đạon sẽ có dòng đầu tiên nhô ra vì đang ở kiểu hanging. Bạn phải chỉnh lại thành kiểu fistline, tức là dòng đầu tiên thụt vào. Bạn có thể chỉnh khoảng cách giữa đoạn này với các đoạn khác. Sau khi hoàn tất, bạn chọn OK để đóng hộp thoại Paragraph và Modify Style.

Lập lại các bước trên, ngoại trừ bước Format/Numbering, cho tất cả các mức heading bạn muốn. Sở dĩ bạn không phải lập lại Format/Numbering cho từng cấp heading nhỏ hơn vì bạn đã định nghĩa chúng khi định nghĩa Heading 1. Chọn OK để đóng hộp thoại Style và quay lại văn bản đang soạn thảo. Từ lúc này, bạn chỉ cần gán heading phù hợp cho mỗi đoạn thì Word sẽ tự động đánh số và thụt vào đầu dòng. Cách gán dễ nhất là dùng tổ hợp phím Alt-Shift- hay Alt-Shift-

Nếu đoạn bạn đang định dạng chưa phải là heading, Alt-Shift- sẽ gán nó là heading đồn cấp với heading trước đó gần nhất. Ngược lại, nhấn Alt-Shift- sẽ gán cho đoạn này là heading cấp thấp hơn cấp trước một bậc. Tóm lại, mỗi lần nhấn Alt-Shift-sẽ đưa cấp lên cao hơn một bậc, nhấn Alt-Shift- sẽ giảm cấp một bậc.

Nhấn Alt-Shift-5 (số 5 trên bàn phím số) sẽ định dạng đoạn là kiểu Normal. Nếu bạn di chuyển đoạn, nó vẫn giữ cấp heading đã được gán và tự động thay đổi số thứ tự cho phù hợp với vị trí mới.

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com