ÐỂ LÀM VIỆC TỐT HƠN
với MS-Windows & MS-Office
(Báo TH&ĐS)
MS-Windows và MS-Offce đã rất quen thuộc với những ai sử dụng máy vi tính. Nhưng các tính năng của chúng có lẽ nhiều người còn chưa thấu hết. Chỉ qua các ứng dụng thực tế và tìm tòi nghiên cứu mới có thể hiểu ngày càng nhiều những tính năng tinh tế chúng còn ẩn dấu.
1. Windows 3.x và Windows 98. Đặt hệ thống biểu diễn số và ngày tháng theo kiểu Việt Nam. Nhiều máy PC ở nước ta hiện nay đặt cách biểu diễn số và ngày tháng trong Windows theo kiểu Anh-Mỹ nên đôi khi gây phiền phức trong các cơ quan và nhà trường vẫn quen dùng cách biểu diễn số và ngày tháng kiểu Việt Nam. Nếu biểu diễn số theo kiểu Việt Nam thì không làm được công việc tính toán vì máy không coi đó là số. Ghi ngày tháng theo kiểu Việt Nam (ngày-tháng-năm) thì có thể máy hiểu là tháng-ngày-năm nên việc tính toán sẽ sai. Nhưng phiền phức hơn cả là khi in văn bản, số và ngày tháng không được biểu diễn theo kiểu Việt Nam sẽ gây nhầm lẫn cho người dùng văn bản là người Việt chúng ta. Để biểu diễn số và ngày tháng theo kiểu Việt Nam mà máy hiểu được và hiểu đúng, cần làm các bước sau đây.
Với Windows 9x, vào Start/Settings/Control Panel/Regional Setting/Regional Setting. Trong danh mục trải xuống, chọn France (Standard]. (Hình 1). Chuyển sang mục Number ta thấy Decimal Simbol là dấu phảy (,) , Digital Simbol là dấu chấm (.), Measurement System là Metric (hệ met). Chuyển sang mục Time và Date ta đều thấy cách ghi phù hợp với Việt Nam. ấn Apply rồi ấn OK.
Với Windows 3.x, trong cửa số Program Manager, vào Control Panel/International chọn France trong danh mục Country trải xuống.
2. Winword từ version 6.0. Xoá và đánh số trang. Đặt số trang ở vị trí bất kì. Muốn đánh số trang lại, cần xoá số trang cũ rồi mới đánh số trang mới. Để xoá số trang cũ, bấm đúp nút trái chuột vào số trang (lúc này đang hiện mờ ở phần Header hoặc Footer), hoặc vào menu View/Header and Footer, số trang sẽ hiện rõ. Chọn (bôi đen) số trang hoặc chọn khung chứa số trang rồi ấn phím Delete, số trang sẽ được xoá. Sau khi đã chèn số trang mới bằng lệnh Insert/Page Number, nếu muốn, có thể đặt số trang ở bất kì vị trí nào trong trang bằng cách nhắp chuột vào khung chứa số trang rồi rê tới vị trí đó. Nếu cần đánh thêm kí tự kèm (chẳng hạn M) với số trang, có thể gõ kí tự đó vào ngay trong khung chứa số trang sẽ được số trang là 1M, 2M, 3M, vv..
3. Winword từ version 6.0. Đánh số trang theo quy luật tuỳ ý. Có trường hợp cần đánh số trang theo quy luật nào đó, chẳng hạn chỉ là số chẵn, hay chỉ là số lẻ, hay một bên là chẵn, một bên là lẻ (trên cùng một trang để có thể in một trang khổ A4 thành 2 trang khổ A5). Vào View/Header and Footer, chọn vị trí đánh số trang trong Header hoặc Footer rồi làm các bước sau:
Để biểu thức trên hiện thành số trang, dùng lệnh Print Preview. Thao tác in hoặc chuẩn bị in sẽ cập nhật số trang cho biểu thức vừa gõ vào.
4. Winword từ version 6.0. Đặt Header hoặc Footer tuỳ ý cho từng trang. Một số văn bản để tra cứu theo kiểu từ điển, ở phần đầu trang (Header), ngoài số trang và các nội dung khác chung cho mọi trang, có thể bạn muốn đưa vào cả mục từ hoặc phần đầu của mục từ đầu tiên và mục từ cuối cùng của từng trang cho tiện tra cứu. Cách đơn giản nhất là dùng Fram hoặc Text Box đặt trong tầng văn bản nhưng trong vùng Header để chỉ thuộc trang hiện hành. Bên trong Fram hoặc Text Box gõ nội dung cần đưa vào. Để việc đưa Fram hoặc Text Box vào đúng chỗ và thống nhất cho mọi trang, nên làm một macro có gán phím tắt; mỗi khi ấn phím tắt này, Fram hay Text Box được đặt đúng chỗ, chờ gõ nội dung vào. Cũng có thể làm như vậy với Footer.
5. Winword từ version 6.0. Gõ các kí tự đặc biệt. Với các kí tự đặc biệt ít gặp, bạn có thể dùng thao tác chèn (Insert/Simbol). Tuy nhiên nếu phải chèn thường xuyên một kí tự đặc biệt thì nên dùng macro thực hiện lệnh Insert/Simbol có gán tổ hợp phím tắt tiện dụng. Chẳng hạn khi cần đánh văn bản tiếng Pháp với bàn phím tiếng Anh thông dụng của các máy PC hiện nay mà không có các công cụ như VNI tân kì, các kí tự có dấu của tiếng Pháp hay gặp nhất như õ ??? ợ ũ ỷ ợ v..v..., có thể tạo macro chèn các kí tự này bằng lệnh Insert/Simbol, gán cho macro tổ hợp Alt-1, Alt-2, Alt-3, Alt-4, vv. cho rễ nhớ ứng với từng kí tự. Mỗi khi cần gõ các kí tự trên, ấn tổ hợp phím tắt tương ứng. Thao tác này đơn giản như khi ta gõ chữ hoa phải ấn phím Shift và một phím kí tự vậy. Tất nhiên riêng đối với văn bản tiếng Pháp, có nhều cách thực hiện nhưng cách này tương đối đơn giản và hiệu quả.
6. Winword từ version 6.0. Tạo đường viền cho tất cả các trang. Có thể có văn bản cần trang trí bằng đường viền cho tất cả các trang. Nếu làm cho từng trang thì rất mất thì giờ mà có thể các trang lại không thống nhất cách viền. Để chỉ cần làm một lần cho mọi trang, bật thanh công cụ Drawing, vào View/Header and Footer, dùng công cụ Drawing vẽ một Text Box rỗng (không có nội dung) chùm cả trang. Bấm đúp nút trái chuột vào đường viền của Text Box hoặc đặt con trỏ chuột vào bên trong khung hình, bấm nút phải chuột rồi chọn lệnh Format Text Box để vào menu Format Text Box. Trong menu Format Text Box, chọn Wrapping/None; chọn đường viền về kiểu, kích thước, màu sắc, độ dày, vv. như ý muốn rồi ấn OK. Đóng menu View Header (ấn Close). Bây giờ khi sang trang các mới, trang đã được viền sẵn. Hoặc nếu văn bản đã có sẵn thì tất cả các trang, dù là 100 hay 1000 trang hay hơn, đều được viền như nhau.
7. Office 97. Font Tahoma của Office 97 là một font đẹp, được thiết kê công phu, nhưng, đáng tiếc, vì không phải là font tiếng Việt nên trong các ứng của Office 97 nhiều thông tin không thuộc phần văn bản gõ vào sẽ không hiện tiếng Việt. Chẳng hạn, trong thao tác tìm và thay thế Edit/Find (Replace), thông tin cần tìm và thông tin thay thế được gõ vào không hiện chữ Việt vì ở đây dùng font Tahoma. Tình hình cũng như vậy khi thực hiện lệnh Insert/Comment hoặc khi cần xem Form (lệnh Data/Form) trong Excel: nội dung hộp Comment hoặc các khoản mục trọng Form đều không hiện chữ Việt (Tất nhiên ở đây muốn nói trường hợp dùng tiếng Việt). Như vậy sẽ rất khó theo dõi và đọc nội dung nhập vào. Để khắc phục, đành phải không dùng font Tahoma bằng cách xoá hoặc đổi tên font này, rồi đổi tên một font tiếng Việt, chẳng hạn .VnArial, thành Tahoma để thay thế. Từ đây, Tahoma là một font tiếng Việt nên chỗ nào dùng font này đều có thể thể hiện tiếng Việt. Thực hiện như dưới đây theo 2 cách.
Cách 1. Nên đóng tất cả các ứng dụng đang chạy. Chạy Windows Explorer, vào thư mục Windows/Font, Copy các font Tahoma (Bolt, Italic, vv) sang thư mục khác, chẳng hạn sang thư mục ABC, rồi xoá font Tahoma trong thư mục Windows\Font. Copy các font .VnArial (Bolt, Italic, vv.) từ thư mục chứa font lưu sang thư mục Windows\Font. Trước khi copy, đổi tên các font này thành font Tahoma tương ứng. Vậy là font Tahoma của Windows và của Office lúc này thực chất là font .VnArial của tiếng Việt.
Cách 2. Ra khỏi Windows, khởi động máy ở chế độ Restart in MS_DOS mode. Khởi động NC. Đặt NC về chế độ xem được file ẩn (Commands/Configuration/Panel Option, sau đó đánh dấu x vào mục Show hidden files rồi ấn OK) để có thể thấy được thư mục ẩn Windows/Font. Vào thư mục Windows/Font; đổi tên font Tahoma thành Tahoma1 (có thể đổi thành tên khác); sao (copy) đổi tên một bộ font tiếng Việt chẳng hạn .VnArial (Bold, Italic...) thành Tahoma tương ứng vào thư mục Windows/Font. Thoát khỏi NC rồi khởi động Windows, bây giờ MS-Offise 97 đã có font Tahoma tiếng Việt.
7. Winword 97. Tạo hình nền (water mark) cho các trang văn bản. Vào View/Header and Footer rồi dùng lệnh Insert/Object hoặc Insert/Picture chèn một hình ảnh vào văn bản. Chỉnh độ rộng hình theo ý muốn rồi hiện thanh công cụ Picture bằng cách dùng lệnh View/Toolbars/Picture. Trên thanh công cụ Picture, bấm nút Picture Control rồi chọn Watermark (Hình 3), hình sẽ mờ đi để làm nền. Nếu hình chưa như ý, hoặc chưa đủ mờ, dùng các nút trên thanh công cụ Picture chỉnh hình đến khi chấp nhận được. Sau đó cho ẩn thanh công cụ Picture, ẩn thanh công cụ Header and Footer (ấn nút Close). Trên văn bản, hình vừa chèn vào hiện mờ đằng sau văn bản trên tất cả các trang. Có thể dùng cách này để chèn hoa văn nền trang trí hoặc lời nhắc nhở (như Tối mật hay Tuyệt mật hay lời chào mừng gì đó). Nếu không chuyển hình ảnh thành Watermark thì hình hiện trên tất cả các trang rất đậm, có thể làm hỏng văn bản. Trong Winword 6.0 không có công cụ Picture/Watermark nên cần làm hình mờ bằng các công cụ xử lí hình trước khi chèn vào tầng Header.
8. Winword từ version 6.0. Tạo dòng kẻ bằng định dạng tab. Khi tạo mẫu trên giấy để điền dữ liệu, các phần dòng trống ta thường muốn có dãy dấu chấm thay vì để trắng để người điền dễ điền dữ lệu. Nếu làm thủ công cho từng dòng bằng cách đánh dấu châm liên tục đến hết dòng sẽ rất mất thì giờ, lại không thống nhất được độ dài dòng. Có thể dùng Tab định dạng dấu dẫn là dấu chấm sẽ thực hiện công việc này rất nhanh. Bấm chuột vào nút chọn tab của của sổ Winword, chọn tab căn phải (¿ ), bấm chuột vào vị trí trên thước ngang của văn bản để đặt khoảng cách cho Tab. Tại vị trí đó dấu tab đã chọn sẽ hiện. Vào menu Format/Tabs , chọn Tab theo vị trí đã định và chọn kiểu định dạng kí hiệu dẫn tab là loại dấu chấm rồi ấn phín OK. (Hình 4). Bây giờ, mỗi lần ấn phím Tab trên bàn phím, dấu chèn văn bản sẽ chuyển ngay đến vị trí đặt Tab kéo theo sau nó là dòng kẻ bằng dấu chấm. Khi in ra giấy, sẽ được tờ mẫu có các dòng trống có dẫn dòng dễ điền. Nếu cần thay đổi độ dài dòng kẻ, có thể chọn (bôi đen) những dòng vừ tạo Tab, bấm chuột vào dấu Tab trên thước rê đến vị trí cần thiết dọc theo thước. Nếu muốn bỏ Tab, rê dấu tab ra khỏi thước.
Tuấn Việt
Tác giả: Phạm Danh Môn 205 - D1 - Nghĩa Tân Q. Cầu Giấy - Hà Nội
PcLeHoan
1996 - 2002
Mirror :
http://www.pclehoan.com
Mirror :
http://www.lehoanpc.net
Mirror :
http://www.ktlehoan.com