Các thư mục mặc định trong Word

TH&ĐS

Sau khi nâng cấp PC của tôi lên Windows 95 và Word 7, tôi gặp khó khăn. Trong Windows 3.1 và Word 6 tôi đã lập ra biểu tượng Word, mỗi biểu tượng cho một người trong gia đình. Bằng cách này, mỗi người có thể khởi động Word với một thư mục mặc định chứa tài liệu khác nhau.

Điều này rất dễ làm trong Windows 3.1 và Word 6. Trong Windows 3.1 bạn có thể đổi thư mục chứa văn bản của chương trình khởi động bằng cách chọn biểu tượng, vào điểm mục file/Properties rồi đưa tên thư mục bạn cần vào ô Working Directory

Word có các thiết đặt riêng cho thư mục tài liệu mặc định. Bạn có thể lựa chọn qua mục Tools/Options, File Locations/ Documents rồi Modify.

Các giá trị thiết đặt ở đay có ưu thế hơn các giá trị thiết đặt cho biểu tượng nhưng nếu bạn không tạo ra mục Documents này thì Word sẽ dùng thư mục ở phần Working Directory của biểu tượng làm thư mục mặc định chứa dữ liệu. Bạn có thể đặt thư mục mặc định này trống bằng cách sử dụng Tools/Options như nói ở trên hoặc xóa đi dòng DOCPATH trogn tệp WINWORD.INI. Sau đó, bạn có thể tạo bao nhiêu biểu tượng cũng được, mỗi biểu tượng có một Working Directory riêng.

Với Word 7 tôi không thể để trống tên bằng lệnh Tools/Options được vì Word luôn thay thế chỗ trống bằng My Documents; cũng không sửa đổi tệp .INI được vì Word 7 không dùng. Vậy tôi phải làm sao?

    Vấn đề bạn nêu ra về Word 7 cũng đúng cho Word 97. Trong cả hai ấn bản này, nếu bạn dùng lệnh Tools/Options để xóa trống mục đường dẫn đến thư mục chứa tài liệu, Word sẽ đổi lại thành My Documents. Các thiết đặt cho Word 7 và Word 97 được ghi trong registry. Nếu đổi mục DOC-PATH trong registry thành mục trắng cũng không ích gì. Một lần nữa, ở đây Word sẽ đơn giản dùng My Documents làm mặc định. Tuy vậy, ít nhất cũng có ba cách để có cùng kết quả trong Word 7 và Word 97.

    Cách đơn giản nhất để tạo thư mục mặc định khác nhau cho từng người sử dụng là dùng tính năng User Profiles trong Windows 95. Để bật chức năng, bạn chọn Start/Settings/Control Panel. Trong Control Panel, nhấn kép lên biểu tượng Passwords để mở hộp thoại Passwords Properties. Đi đến phần User Profiles, chọn Users Can Customize Their Preferences And Desktop Settings rồi chọn OK.

    Khi đã bật chức năng lên, mỗi khi bạn khởi động hệ thống, Windows sẽ yêu cầu một tên và mật khẩu để vào hệ thống. Mỗi người sử dụng có thể đưa vào tên riêng của mình và nếu cần, với cả mật khẩu. Người dùng có thể đặt thư mục mặc định riêng của họ trong Word bằng lệnh Tools/Options của Word và Windows sẽ tự động lưu lại các thiết đặt của riêng từng tên người sử dụng. Để báo cho Windows biết phải dùng bộ thiết lập nào, chỉ cần khởi động Windows bằng tên đã đăng ký. Nếu Windows đang chạy mà bạn cần đổi, hãy chọn Start/Shut-dows sau đó chọn Close All Program And Log On As A Different User.

    Cách thứ hai để đặt thư mục mặc định khác nhau là tạo các macro trong Word, mỗi macro chỉ đến một thư mục. Đưa macro vào hệ thống thực đơn hoặc gán vào thanh công cụ hoặc tổ hợp phím để người dùng có thể chạy dễ dàng. Kỹ thuật này có ứng dụng rộng rãi hơn. Trong trường hợp một người làm việc với nhiều thư mục khác nhau thì chỉ cần dùng macro để chuyển thư mục. Cách thứ ba, cách cuối cùng là khởi động Word bằng lối tắt (shortcut) rất giống cách bạn đã dùng cho Word 6 và Windows 3.1 như mô tả ở trên. Bạn có thể đặt thư mục làm việc trong lối tắt của Windows 95 bằng cách tương tự như cho các biểu tượng trong Windows 3.1. Nếu lối tắt nằm trên trang mặt (desktop) của Windows 95, nhấn phím phải chuột lên lối tắt hay chọn lôois tắt và nhấn Shift-F10. Chọn Properties, đi đến ô Shortcut, Start In, đưa vào ổ đĩa và đường dẫn đến thư mục dữ liệu mặc định (hay bìa kẹp hồ sơ - folder nếu như bạn thích các thuật ngữ của Windows 95). Nếu lối tắt nằm trong thực đơn Start, chọn Start/Menus/Taskbar, đi đến trang Start Menu Programs, chọn Advanced và đi tìm lối tắt bạn cần đổi. (Nếu dùng chuột, bạn nhấn phím phải vào nút Start, chọn Explore và đi đến lối tắt). Khi tìm ra lối tắt, ấn phím chuột phải lên lối tắt hay chọn lối tắt, nhấn phím Shift-F10, chọn Properties. Các bước sau giống như sửa lỗi tắt nằm trên trang mặt.

    Tất nhiên, điểm cốt lõi trong thư của bạn là sự thay đổi này hình như không có tác dụng. Bạn phải khôn khéo lái Word đến thiết lập này. Với một chút thử nghiệm, ta thấy rằng mặc dầu không thể gán thư mục mặc định là rỗng trong Word 7 và Word 97, bạn vẫn đạt được cùng kết quả nếu bạn đưa vào một thư mục không tồn tại. (Với một ngoại lệ: nếu tên thư mục là My Documents, Word sẽ tự động tạo ra nếu không tìm thấy).

    Để ép Word 7 hay Word 97 dùng thư mục ghi trong lối tắt, trước hết tạo một thư mục rỗng, đặt tên nào cũng được. Sau đó dùng lệnh Tools/Options của Word để gán thư mục này là thư mục mặc định rồi xóa thư mục rỗng này đi. Nếu bạn quay lại Tools/Options và xem trang File Location, bạn sẽ thấy Word vẫn gán thư mục mặc định là thư mục đã xóa này. Khi không tìm ra thư mục này, Word sẽ dùng thư mục định nghĩa trong lối tắt làm thư mục mặc định.

    Sau cùng, cũng nên giải thích chi tiết cách áp dụng mánh này trong Word 6 (cho những ai vẫn dùng phần mềm này). Để đặt thư mục mặc định của Word 6, bạn hãy chọn Tools/Options đến trang File Locations, chọn Documents, đưa vào tên thư mục bạn chọn và OK. Để thư mục bạn chọn và điều khiển được thư mục mặc định phải kiểm tra chắc rằng ô Location Of Documents là ô rỗng trước khi chọn OK.

    Các thiết lập này được lưu trong tệp WINWORD6.INI. Nếu bạn thích sửa đổi trực tiếp trong tệp, bạn có thể dùng bất cứ chương trình soạn thảo văn bản nào, kể cả Word. Chỉ cần cẩn thận: khi đang mở tệp này bằng Word thì đừng thay đổi các thiết đặt của Word qua đường hệ thống thực đơn vì Word không thể ghi lại các sửa đổi này vào tệp đang mở. Cũng cần chú ý thêm rằng bạn phải đóng Word sau khi sửa tệp và khởi động Word lại thì Word mới hiểu thiết đặt mới.

    WINWORD6.INI nằm ở thư mục Windows. Nếu trong tệp có dòng DOC-PATH thì nó sẽ có dạng như sau: DOC-PATH=D:PATH

    D:PATH là ổ đĩa và đường dẫn tới thư mục mặc định. Bạn có thể xóa dòng này cũng có thể thêm một dấu chấm phẩy vào đầu hàng để ra lệnh cho Word bỏ qua hàng ngày.

    Nếu bạn đã chuyển sang Windows 95 nhưng vẫn dùng phương pháp tương tự bằng cách đặt lại thư mục Start In của phím tắt như đã mô tả ở phần Word 7 và Word 97.

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com