Bạn ngộp thở giữa đống e-mail cùng với hộp thư đến dường như đã quá tải! Làm thế nào để thoát khỏi tình trạng này? Đây là những gì bạn có thể học để quản lý một cách hiệu quả các bức thư điện tử gửi đến.
Rất có thể, trong hộp thư của bạn phải có tới hàng trăm thư điện tử (e-mail) chưa được đọc. Mà các đồng nghiệp, khách hàng, cũng như bạn bè của bạn đâu chỉ bỏ bom bằng thư, họ còn chờ bạn trả lời nữa kia.
Bạn có khả năng đọc nổi hàng trăm thông điệp mỗi ngày mà vẫn chu toàn công việc của mình chăng? Không đâu! Bạn cần trợ giúp để sàng lọc thông điệp tối quan trọng ra khỏi những tin tạp nhạp khác. Hộp thư của bạn đã đầy tràn những tập tin hỗn độn ư? Đã có mẹo giúp giải mã chúng. Bạn muốn chuyển sang một chương trình mail tốt hơn ư? Có cách để bạn giữ lại cuốn sổ địa chỉ cũ. Mà đấy mới chỉ là bước mở đầu.
Bài viết này đưa ra những lời mách nước hiệu quả cho các chương trình thư điện tử thông dụng nhất hiện nay và giải thích cách làm chủ các trình Internet e-mail như Outlook Express and Internet Mail của Microsoft, Messenger and Mail của Netscape và Eudora Pro của Qualcomm.
![]()
Dọn dẹp hộp thư
Giống như rác rưởi, những bức thư không cần thiết đang làm vướng víu hộp thư của bạn sẽ chẳng tự nó ra đi. Sau đây là một số hướng dẫn cấp tốc để hóa "biến" những thứ tạp nhạp số hóa đó:
Ph©n quyỊn ưu tiên. Đång ý là bạn không thĨ xem xÐt mäi thông ®iƯp ngay b©y giê, nhưng xin hãy lưít qua các chđ ®Ị (subject) khi võa tải mail xuèng. Bạn không muèn bá lì cuéc häp cđa công ty võa ®ưîc thông báo, song trong khi ®äc lưít qua, ®õng quên thẳng tay xãa những thông tin vô bỉ và những dßng thông ®iƯp không cÇn thiÕt. Mét vài chương trình, như Outlook, cho phÐp bạn chØ tải xuèng phÇn ®Çu (header) cđa mail. Bạn cã thĨ thùc hiƯn ®éng tác này trưíc khi tải xuèng phÇn néi dung cđa mét thông ®iƯp riêng lÎ.
Trả lêi nhanh.NÕu viƯc trả lêi mét thông ®iƯp cho phÐp bạn xãa hoÆc chuyĨn nã ®i chç khác thì hãy trả lêi ngay. Đõng quên: hƠ chÇn chõ là bạn sÏ bÞ chìm ngËp trong ®èng thư ®iƯn tư.
Xãa, xãa, và xãa. NÕu mét e-mail không cã thông tin mà bạn cã thĨ cÇn tíi sau này, hãy xãa nã ®i. Tèt hơn nữa là cài ®Æt cho chương trình mail cđa bạn tù ®éng xãa những thông ®iƯp cị sau mét giai ®oạn ®Þnh trưíc hoÆc sau khi ®ã cư ngơ trong hép thư cđa bạn mét khoảng thêi gian nhÊt ®Þnh - vÝ dơ như ba tháng.
Tạo tËp tin. Chắc bạn sÏ muèn giữ mét sè mail thưêng trùc. Tèt thôi, song không nên bá chĩng trong hép thư, nơi mà bạn chẳng bao giê tìm lại ®ưîc. Đại ®a sè các chương trình ®Ịu cho phÐp tạo folders ®Æc biƯt, giĩp bạn sắp xÕp mail theo ®Ị tài hoÆc dù án. Khi mét dù án ®ã kÕt thĩc, hãy lưu trữ lại folder ®ã hoÆc xãa nã ®i.
Lọc ra thứ quan trọng
Đa số các chương trình e-mail đều cho phép bạn định các chức năng sàng lọc để quét thông điệp mới tới, kiểm tra chúng theo danh sách những người hay gửi tin vô bổ mà bạn đã biết và từ chối mọi quan hệ. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng sàng lọc để nêu bật những thông điệp mà bạn muốn đọc. Hãy cài đặt chương trình để nó báo động khi bạn nhận thông điệp mang dấu "khẩn cấp" (urgent) hoặc thông điệp của cấp trên, hoặc để nó gửi thông điệp này đến một folder có mức ưu tiên cao, được bạn kiểm tra hàng ngày.
Trả lời tự động
Bạn muốn đáp lễ các thư điện tử mới đến mà không cần phải trực tiếp trả lời? Hãy tạo một câu trả lời tự động. Sử dụng chức năng lọc tìm ra một số địa chỉ hoặc đề tài nhất định. Bạn có thể trả lời tự động đối với một số người gửi, nhưng không phải tất cả.
Bỏ qua những thông điệp dung lượng lớn
Để tránh tình trạng đường dây điện thoại bị tắc nghẽn và đĩa cứng đầy tràn, hãy chỉ cho chương trình mail của bạn bỏ qua những thông điệp hay phụ lục có dung lượng vượt quá một độ lớn nhất định (ví dụ 1 MB, hoặc 100 KB nếu đĩa cứng đã thật sự chật chội). Sau này, khi bạn rảnh rỗi hơn, bất kỳ chương trình tử tế nào cũng sẽ cho phép bạn tìm lại những thông điệp có dung lượng lớn này.
Chấm dứt việc lặp lại mình
Đừng bao giờ nhập tới hai lần những thứ thường dùng tới, ví dụ như địa chỉ. Hãy để chương trình mail làm việc đó.
Hãy nhí ®Õn mã sè. NÕu PC cđa bạn ®Æt tại mét ®Þa ®iĨm thËt sù an toàn (vÝ dơ khi bạn khãa phßng làm viƯc trong ®êm), bạn cã thĨ ®Þnh cho chương trình mail tù ®éng ®ăng nhËp vào mail server ®Ĩ tải e-mail vỊ. Song hãy nhí rằng khi ®ã, kĨ cả ngưêi dän dĐp văn phßng cịng cã thĨ truy xuÊt account cđa bạn.
CËp nhËt sỉ ®Þa chØ. Bạn muèn trả lêi mét c©u hái ®Õn tõ tuÇn trưíc nhưng không thĨ nào tìm lại ®ưîc ®Þa chØ ngưêi gưi. LÇn sau, hãy nhí bỉ sung tên và ®Þa chØ e-mail cđa ngưêi gưi vào sỉ ®Þa chØ, bạn sÏ không phải loay hoay săn lïng những thông ®iƯp cị ®Ĩ cã ®Þa chØ gưi thư ®i.
Tạo danh sách. Bạn thưêng xuyên gưi thư ®Õn mét nhãm ngưêi nhÊt ®Þnh ư? Hãy tạo mét danh sách (chương trình cđa bạn cã thĨ gäi nã là danh sách nhãm hay danh sách ph©n phèi) chøa ®Þa chØ cđa hä. Bạn sÏ không phải nhËp tên tõng ngưêi mçi lÇn gưi thư nữa.
Ký tên. NÕu bạn tham dù mét nhãm thư (mailing list) trên Internet hay gưi thư cho những ngưêi nằm ngoài công ty, hãy tạo mét file chữ ký cho phÇn kÕt thĩc thông ®iƯp. Hãy cÈn thËn ®ưa vào ®ã tên, chøc danh, ®Þa chØ, sè ®iƯn thoại và ®Þa chØ e-mail. ĐĨ tránh vi phạm những quy ưíc mÆc ®Þnh, hãy giữ phÇn kÕt thĩc thư này chØ trong vßng 4 hoÆc 5 dßng.
Chuyển sổ địa chỉ
Bạn đang nghĩ đến chuyện chuyển sang một chương trình mail khác, song gặp những khó khăn bất ngờ khi tìm cách đổi sổ địa chỉ sang dạng của chương trình mới ư? Dịch vụ phần mềm chung (shareware) của Interguru giá 20 USD trên Web (http://www.interguru.com/mailconv.htm) sẽ chuyển tập tin địa chỉ của bạn từ hầu như mọi định dạng tập tin sang bất kỳ một dạng nào khác mà bạn cần, kể cả Eudora Pro, Outlook Express của Microsoft và Messenger and Mail của Netscape.

Sao chép địa chỉ
Đang đọc một thông điệp trong cửa sổ Preview, bạn muốn sao chép địa chỉ e-mail của người gửi sang một chương trình khác. Lẽ ra, đây phải là việc dễ thực hiện nhất trên đời. Song địa chỉ e-mail rất hiếm khi xuất hiện trên màn hình - và thậm chí cả trong trường hợp đó, bạn cũng không thể chọn nó cho công đoạn sao chép.
Lời giải thật đơn giản (hình 1): Bấm tổ hợp Ctrl-R hoặc nhấn vào biểu tượng "Reply to Author" trên toolbar của Outlook Express để trả lời thông điệp. Chọn địa chỉ trong ngoặc nhọn (<>) (xuất hiện trong phần đầu "From" của thư gửi tới), bấm Ctrl-C để sao địa chỉ, bấm Alt-F4 để đóng cửa sổ trả lời.
Tạo một nhóm thư
Nếu bạn thường gửi e-mail đến cùng một nhóm người, hãy tạo nhóm thư (mailing list). Trong Outlook Express, chọn Tool/Address Book hay bấm Ctrl-Shift-B (trong Internet Mail: File/Address Book), sau đó kích chuột vào biểu tượng New Group. Đưa tên của nhóm thư mới và chọn Select Members, sẽ xuất hiện hộp thoại với hai danh sách. Nhấn kép vào một tên trong danh sách bên trái để bổ sung nó vào danh sách nhóm thư mới của bạn ở bên phải. Khi đã chọn tên cho nhóm mới xong, nhấn OK.
Thêm những mẩu văn bản
Thỉnh thoảng, bạn phải gửi một đoạn văn bản - có thể là để phủ nhận, giải thích hay kêu gọi - lặp đi lặp lại. Thay vì luôn phải nhập lại nó, hãy thực hiện động tác chèn đoạn văn nóng. Đầu tiên, sử dụng Notepad tạo tập tin văn bản đơn giản trong một folder bình thường. Để đưa đoạn văn nóng này vào một thông điệp trong cửa sổ New Message của Outlook Express (để tạo New Message, nhấn vào biểu tượng Compose Message trên toolbar của Outlook Express), chọn Insert/Text from File (trong Internet Mail: Insert/Text File) và chọn tập tin mà bạn muốn đưa vào.
Định hướng lại thư
Bạn thường phải vất vả xử lý đống e-mail hàng ngày ư? Hãy làm cho hộp thư bỏ qua một số thông điệp không quan trọng, chạy thẳng tới folder đặc biệt. Trong Outlook Express, chọn Tools/Inbox Assistant (Mail/Inbox Assistant trong Internet Mail) và nhấn Add. Hãy nhập những tiêu chuẩn chọn thông điệp vào hộp thoại Properties. Sau đó nhấn vào ô Move To, bấm vào nút Folder ngay cạnh đó, chọn một folder và OK ba lần.
Gửi file từ các ứng dụng
Bạn muốn gửi bản sao của một bảng tính cho thủ trưởng? Đừng đi đường vòng bằng việc lưu tập tin, mở chương trình mail và gửi kèm (attachment). Word, Excel và những chương trình ứng dụng khác đều có lệnh Send để gửi đi tập tin đang mở. Đáng tiếc là các chương trình ứng dụng này được cài mặc định cho Windows Messaging (được biết dưới tên Exchange). Bạn có thể ấn định cho chúng sử dụng Outlook Express (Internet Mail thì không) - nếu sẵn sàng trả giá cho việc này.
Để làm điều đó, đầu tiên chọn Tools/Options. Trong bảng General, đánh dấu vào ô ỏỏ"Make Outlook Express my default e-mail program". Ghi nhớ rằng lựa chọn có màu xám nhạt bên dưới đó, Make Outlook Express my default Simple MAPI client, bây giờ đã được kích hoạt. Kiểm tra lại phần này, nhấn Yes trong bảng cảnh báo hiện ra và cuối cùng nhấn OK. Để thay đổi này được chấp nhận, thoát ra và khởi động lại Windows.
Điều không may là khi sử dụng phần này, bạn sẽ tắt đi mọi chức năng khác ngoài e-mail của Exchange, Windows Messaging và Outlook (không phải Outlook Express, mà là phần đi cùng với Office). Bạn không thể sử dụng Outlook như một PIM hoặc Exchange để gửi Fax trong khi kích hoạt tính năng này.
Tránh tải xuống những tập tin lớn
Có người cho rằng một khi đã gửi e-mail, họ cũng có thể kèm vào đó những tập tin dung lượng lớn. May mắn là bạn có thể bỏ qua việc tải xuống khối thông tin đồ sộ đó. Trong Outlook Express, chọn Tools/Inbox Assistant, nhấn Add, rồi nhấn vào ô Larger và đưa vào dung lượng tối đa mà bạn muốn chấp nhận. Nhấn vào ô "Do not download from the server" và nhấn OK hai lần. Trong Internet Mail, chọn Mail/Options. Nhấn bảng Server và nhấn nút Advanced Settings. Nhấn vào ô "Do not download messages over" và đưa vào dung lượng tối đa mà bạn muốn chấp nhận, tính bằng KB. Nhấn OK hai lần.
Hãy nói bằng dạng văn bản đơn giản
Cả Outlook Express và Internet Mail đều có thể gửi thông điệp dạng HTML, với những phần đi kèm mà phần lớn mọi người đều không đọc được. Hãy chú ý gửi đại đa số thư của bạn ở dạng văn bản đơn giản. Trong Outlook Express, chọn Tools/Options (trong Internet Mail: Mail/Options). Nhấn mục Send. Trong phần Mail sending format, chọn Plain Text. Rồi OK hai lần.
Dĩ nhiên, bạn vẫn có thể gửi HTML cho những ai đọc được loại mail này. Trong cửa sổ New Message của Outlook Express, chọn Format/Rich Text (HTML) (trong Internet Mail: Format/HTML).
Tống khứ những bức thư vô bổ
Bạn đã mệt mỏi với những bức thư nhàm chán và vô bổ? Hãy loại bỏ chúng thậm chí trước cả khi chúng lọt được vào hộp thư của bạn. Trong Outlook Express, chọn Tools/Inbox Assistant, bấm Add, đưa vào mọi địa chỉ e-mail của những tay hay đùa dai trong mục From và nhấn vào ô "Delete off server". Bấm OK hai lần để kết thúc. Trong Internet Mail, chọn Mail/Inbox Assistant, bấm Add và nhập địa chỉ của tất cả những người thường gửi thư mà bạn không ưa vào mục From. Chuyển tới menu Move To và chọn Delete. Bấm OK hai lần để kết thúc.
Trả lời thư tự động
Bạn có thể phải nhận nhiều thư đến nỗi không thể trả lời ngay lập tức mọi thông điệp - song bạn vẫn muốn giữ thái độ lịch sự và muốn đáp lễ tất cả. Outlook Express cho phép (nhưng Internet Mail thì không) bạn trả lời tự động tất cả hoặc chỉ một số thông điệp nhất định.
Đầu tiên, dùng Notepad hay một trình soạn văn bản khác để tạo đoạn thư trả lời. Sau đó chọn Tools/Inbox Assistant, nhấn Add và nhập vào những tiêu chuẩn cho việc trả lời tự động. Nếu bạn không thể xử lý e-mail trong tuần này và muốn tất cả mọi người biết điều đó, hãy nhấn vào ô "All messages". Trong phần "Perform the following actions" của hộp thoại, đánh dấu ô Reply With, rồi nhấn nút Browse bên cạnh đó để tìm và mở tập tin chứa thư trả lời. Bấm hai lần OK để kết thúc.
![]()
Quên đi password
Bạn đã mệt mỏi với chuyện lần nào gửi hay nhận e-mail cũng phải nhập password? Nếu không quá âu lo về vấn đề bảo mật của account, bạn có thể tự động hóa quá trình này (hình 3).
Trong Messenger, chọn Edit/Preperences. Tiếp đó, trong cửa sổ Category thuộc Mail & Group, chọn Mail Server, nhấn nút More Options và đánh dấu ô "Remember my mail password". Bấm OK hai lần để lưu thay đổi. Trong Mail, chọn Options/Mail and News Preferences, nhấn bảng Organization, nhấn vào ô "Remember Mail Password" rồi nhấn OK.
Gửi e-mail từ các trình ứng dụng
Bạn muốn gửi các văn bản trực tiếp từ trình ứng dụng? Bạn có thể làm điều đó với Messenger (Mail thì không). Để đặt Messenger vào chế độ là chương trình mail mặc định với các trình ứng dụng, ví dụ như Microsoft Word hỗ trợ Messaging Application Program Interface (MAPI), hãy chọn Edit/Preferences. Trong cửa sổ Category thuộc Mail & Group, chọn Mail Server và bấm nút More Options. Nhấn vào ô "Use Netscape Messenger from MAPI-based Applications" và nhấn OK. Chú ý là bây giờ Messenger sẽ được quyền ưu tiên trước mọi chương trình mail tương thích MAPI đã được cài đặt trong hệ thống của bạn (ví dụ như Exchange, cc: Mail and Eudora) và tắt đi Outlook (xem thêm gửi mail từ các ứng dụng trong phần Express Outlook).
Lưu giữ tập tin và folder quan trọng
Sau khi đã sử dụng vài tháng hoặc cả năm trời, sổ địa chỉ của bạn sẽ nên rất quan trọng. Bạn muốn sao lưu nó thành các tập tin, - nhưng ở đâu? Trong Messenger, sổ địa chỉ là một tập tin dạng riêng tên là abook.nab trong thư mục user (có thể là Program Files/Netscape/Users/yourname, trong đó yourname là tên sử dụng của bạn). Khi đã tới đây, hãy dành thời gian sao chép lại Mail folder, preference (prefs.js) và tập tin bookmark (bookmarks.htm). Bạn cũng có thể xuất bookmarks.htm thành tập tin dạng LDIF mà một số chương trình mail có thể nhận (LDIF, hay LDAP Data Interchange Format, là định dạng chuẩn cho các thư mục mail). Để mở sổ địa chỉ, bấm Ctrl-Shift-2, sau đó chọn File/Save As.
Trong Mail, bạn có thể sao chép tập tin address.htm dạng HTML từ folder Program Files/Netscape/Navigator. Để xuất ra tập tin này, chọn Window/Address Book, rồi chọn File/Save As.
Tạo một nhóm thư
Nếu thường xuyên gửi thư đến một nhóm địa chỉ chọn lọc, bạn nên tạo nhóm thư (mailing list). Trong Messenger, hãy truy cập sổ địa chỉ bằng cách nhấn Ctrl-Shift-2 hay từ Communicator.Address Book. Nhấn vào biểu tượng New List, đặt cho nhóm này một cái tên, và nếu có thể cả tên lóng. Kéo địa chỉ cần đưa vào nhóm từ sổ địa chỉ sang danh sách hay tự nhập bằng bàn phím, rồi nhấn OK.
Trong Mail, chọn Window/Address Book, rồi Item/Add List. Nhập tên và tên lóng (tên thứ hai cần thiết để làm một mã hiệu trong Netscape Mail) rồi OK. Để tạo cư dân cho nhóm thư mới, hãy kéo các mục địa chỉ và thả vào danh sách.
Để gửi thư trong cả Messenger hay Mail, nhấn Ctrl-M và bấm vào biểu tượng Address. Chọn tên của nhóm trong sổ địa chỉ, nhấn nút To và OK.
Gửi mail dạng HTML
Messenger (chứ không phải Mail) cho phép bạn gửi các thông điệp dạng HTML với nhiều kiểu chữ với kích cỡ khác nhau. Song một số chương trình tiếp nhận mail có thể không đọc được dạng HTML. Để chắc chắn là mọi người đều đọc được thư của mình, hãy chọn Edit/Preferences. Trong Mail & Groups, chọn Messages, nhấn nút More Options, chọn Always convert the messge into plain text và nhấn OK hai lần. Sau đó, mở sổ địa chỉ (Ctrl-Shift-2) và nhấn chuột phải vào địa chỉ người nào mà bạn tin chắc là có thể đọc được thư dạng HTML. Chọn Card Properties, đánh dấu ô "Prefers to receive rich text (HTML) mail" và nhấn OK.
Tạo tập tin chữ ký cho e-mail
Một chữ ký e-mail có thể bao gồm tên, chức danh, số điện thoại và fax cũng như mọi thông tin khác về bạn (song chỉ nên dừng trong khuôn khổ 4 hay 5 dòng, theo đúng phép lịch sự). Đầu tiên, tạo một văn bản trong Notepad. Sau đó trong Messenger, chọn Edit/Preferences. Trong phần Mail & Group, chọn Identity và đưa đường dẫn của văn bản .txt vào mục Signature File và bấm OK. Trong Mail, chọn Options/Mail and New Preferences, chọn Identity, đưa đường dẫn của văn bản .txt vào mục Signature File và bấm OK.
![]()
Tăng cường tốc độ của Eudora
Các hộp thư In, Out và Trash của bạn tràn đầy? Nếu vậy, hệ thống của bạn phải làm việc quá tải, vì một hộp thư Eudora đang mở và đầy tràn sẽ ngấu nghiến bộ nhớ một cách tham lam. Bạn có thể chấm dứt tình trạng lộn xộn này bằng việc tạo ra vài hộp thư mới và chuyển thông điệp tới đó. Sau đó, hạn chế số lượng các hộp thư mở ở mức tối thiểu. Đừng quên, bạn càng mở nhiều hộp thư, Eudora càng đòi hỏi nhiều bộ nhớ hơn.
Chấm dứt tình trạng màn hình lốm đốm
Bạn đã mỏi mệt với chuyện xem những màn hình Eudora lốm đốm đầy logo? Hãy loại bỏ nó. Đóng Eudora và sử dụng Notepad để mở tập tin eudora.ini (bạn sẽ tìm thấy tập tin này trong cùng một thư mục với tập tin eudora.ini - thường thì là C:\Program Files\Eudora Pro). Trong phần [Settings], hãy thêm dòng NoSplashScreen=1 (nếu dòng này đã tồn tại, hãy chuyển giá trị 0 thành 1). Lưu eudora.ini rồi mở lại Eudora. Trong khi làm việc với tập tin .INI của Eudora, bạn cũng có thể cắt đi phần đầu (header) và phần chân (footer) mỗi khi in thư - chỉ cần thêm PrintHeaders=0 vào phần trong ngoặc vuông.
Thay đổi kiểu đánh bàn phím
Eudora cho phép bạn bổ sung thêm các tùy chọn đặc biệt bằng phím Shift. Ví dụ, nhấn và giữ phím Shift khi nhấn vào biểu tượng New Message, bạn sẽ có các lựa chọn khác nhau từ Personalities and Stationery. Bạn cũng có thể dùng cách này để đáp lại hoặc gửi e-mail. Khi đã hoàn thành một thông điệp để gửi đi, hãy giữ Shift và nhấn vào biểu tượng Send, Eudora sẽ cho bạn lựa chọn cách thức gửi: gửi thư đi ngay lập tức, gửi vào một thời điểm khác do bạn ấn định hay không được gửi đi.
Nhắc nhở các sự kiện
Bạn muốn e-mail nhắc nhở bạn nhớ tới ngày phải làm bản báo cáo quan trọng? Secretary riêng trong Eudora sẽ nhắc nhở cho bạn (hình 4). Hãy tạo một thông điệp gửi cho chính bạn, song sau khi hoàn thành loạt thư, giữ phím Shift khi bấm vào nút Send. Đặt thời điểm gửi thư trong tương lai cho thích hợp. Thông điệp này sẽ nhẫn nại ngồi chờ trong hộp Outbox cho tới thời điểm được ấn định.
Tạo chỗ cho thư
Một danh sách phụ lục hay địa chỉ dài hơn cả màn hình khi bạn tạo thư mới? Sau khi đưa vào những thông tin phần đầu thư, hãy nhấn F7 hoặc nhấn kép vào đường chia giữa thông điệp và khu vực đầu thư. Đầu thư sau đó sẽ biến mất, cho bạn diện tích màn hình rộng hơn để nhập thông điệp. Nhấn F7 hoặc nhấn kép chuột vào lằn ranh giới để đầu thư xuất hiện trở lại.
Điền vào chỗ trống
Bạn không nhớ chính xác từng ký tự tên của ai đó trong sổ địa chỉ? Trong phần To, hãy đưa vào một hay hai chữ cái đầu tiên của tên người nhận, giữ phím Ctrl và nhấn phím dấu phẩy. Eudora sẽ cố hết sức để hoàn thiện tên này cho bạn. Một cách tự làm dễ dàng hơn là nhập địa chỉ bạn thường sử dụng vào Recipient List (danh sách người nhận). Nhấn Ctrl-L hoặc chọn Tools/Address Book để mở sổ địa chỉ, nhấn chuột phải vào một tên và chọn Add to Recipient List. Khi bạn tạo thư mới, bấm chuột phải vào mục To và chọn từ danh sách người nhận.
Trích dẫn từ những thư trước đó
Khi muốn trích dẫn từ một thông điệp trước, sẽ rất tiện lợi nếu bạn nhớ được nguồn trích dẫn ở đâu. Hãy mở EUDORA.INI và thêm dòng:
ReplyAttribution=Hereõs what you said ....
vào dòng cuối trong phần [Settings]. Hay nếu muốn, bạn có thể thêm những thứ như On %1, %2,...
Sau đó chạy lại Eudora. Biến số %1 sẽ điền vào ngày tháng của thông điệp mà bạn đang trả lời và %2 điền tên người gửi tới thông điệp đó.
Bạn cũng có thể đưa một kí tự đặc biệt lên trước đoạn thông điệp được trích dẫn (ngoặc nhọn bên phải (">") thường được dùng nhiều nhất). Rất dễ dàng: trong phần [Settings] của eudora.ini, thêm vào ReplyPrefix= và thêm vào kí tự đặc biệt mà bạn đã chọn (không có dấu cách).
Kiều Hoa
PC World HK 7/1998
Bàn phím để cứu nguy Eudora
Bạn đang bận rộn nhập vào thông điệp và cần truy cập một tập tin hoặc chạy tính năng kiểm tra chính tả. Đây là vài shortcut tốt nhất trong Eudora Pro:
PcLeHoan
1996 - 2002
Mirror :
http://www.pclehoan.com
Mirror :
http://www.lehoanpc.net
Mirror :
http://www.ktlehoan.com