Hình 3. OfficeArt cung cấp tính năng đồ hoạ mạnh cho các ứng dụng Office 97.
Thêm nhiều ứng dụng, giao diện cải tiến, tích hợp Web, trợ giúp thông minh hơn - Microsoft Office 97 hứa hẹn nhiều tính năng mới
Hãy tưởng tượng Microsoft Office như một văn phòng thực sự. Nếu làm việc ở đó, bạn sẽ thấy sự mở rộng và đổi mới không ngừng, với những thiết bị mới, nội thất hợp thời, và những lớp sơn tươi rói. Nhưng liệu tất cả những điều đó có giúp bạn thực hiện công việc của mình mau mắn hơn không?
Đó cũng chính là vấn đề mà người dùng Office phải suy nghĩ cân nhắc mỗi khi Microsoft sửa đổi bộ phần mềm ứng dụng - chuyên nghiệp này. Mười lăm tháng sau phiên bản Office 95, công ty đang chuẩn bị đưa ra Office 97, một sản phẩm Windows 95, hy vọng sẽ là bản nâng cấp vô cùng hấp dẫn cho người dùng Office hiện tại, đồng thời nhằm quyến rũ người dùng SmartSuite của Lotus và WordPerfect Suite của Corel.
Giá của Office 97 là 300 - 310á USD nếu nâng cấp, 520 - 530á USD cho người dùng mới (giá bán cho người dùng cuối tại Việt Nam) - liệu nó có xứng đáng với thời gian và đồng tiền bỏ ra, hay những tính năng mới của nó chỉ là vô bổ? Một nhóm người dùng chuyên nghiệp đã làm việc với phiên bản gần như hoàn chỉnh của bộ phần mềm này trong vài tuần và theo họ thì Office 97 thực sự có nhiều tính năng mới hữu dụng, hơn hẳn so với Office 95 là sản phẩm đã được giải Best Buy (ưa chuộng nhất) của PC World Mỹ.
Thực tế, Office 97 đưa ra quá nhiều tính năng đến mức khó xác định cái gì là quan trọng nhất. Tuy nhiên có bốn lĩnh vực chính thay đổi rõ rệt:
Bộ phần mềm vốn đã chiếm thị phần lớn nhất, nay lại ra đời phiên bản xuất sắc Office 97, liệu có phải là sự hạ màn cho các đối thủ? Không nhất thiết như vậy. WordPerfect Suite 7 vẫn là bộ phần mềm hấp dẫn về giá cả. Mặc dù tổng thể không mạnh bằng Office, nó là bộ phần mềm lớn với giá đáng kinh ngạc: 99 USD bản nâng cấp gồm nhiều ứng dụng, và 269 USD cả bộ. Corel Office Pro, phiên bản cao cấp 499 USD còn bổ sung thêm ứng dụng, gồm cả CSDL Paradox, trình quản lý dự án, v.v... Bộ phần mềm này của Corel có hai điểm yếu là tốc độ và tính tích hợp sẽ được khắc phục trong bản nâng cấp ra đời vào tháng 3.
SmartSuite 95 của Lotus vừa qua bị đánh giá thấp vì bảng tính 1-2-3 là chương trình 16 bit cổ lỗ, và bộ xử lý văn bản Word Pro của nó lại chậm chạp. Nhưng vào thời điểm Office 97 xuất hiện, Lotus cũng dự kiến đưa ra SmartSuite 97, với phiên bản thực sự cho Win 95 của 1-2-3, và Word Pro tăng tốc.
Đến khi Office 97 hoàn chỉnh ra đời
mới có thể so sánh, kết luận một cách chính thức. Những đánh giá
trong bài này là đối với bản tiền thân (prerelease version) của sản
phẩm hoàn chỉnh Office 97, chúng có thể khác nhau. Chúng ta sẽ đi sâu
hơn vào từng ứng dụng của bộ phần mềm.
á
Word 95 (hay Word 7.0) là phần mềm tốt nhất trong thế hệ các bộ xử lý văn bản đầu tiên của Windows 95, nhưng thực chất nó không có cải tiến gì nhiều ngoài việc tạo giao diện Win 95 cho các tính năng của Word 6.0. Word 97 thì hơn hẳn, bổ sung tính năng tự động hoá, định dạng nhiều cải tiến và các công cụ Web. Nhìn chung, thay đổi nhiều quá cả mức đủ để nâng cấp, trong đó cũng có vài tính năng bạn có thể loại bỏ bằng menu Tools.Options nếu thấy chúng rắc rối hơn là hữu dụng.
Một trong những điều gây ấn tượng nhất của Word 97 là nó rất cố gắng trở thành một công cụ tạo văn bản hoàn hảo. Word 95 theo dõi dữ liệu vào khi bạn nhập, thông báo những từ sai và tự động sửa một số lỗi phổ biến. Word 97 bổ sung một số biện pháp tinh vi và hữu ích: ví dụ ngoài việc sửa lập tức các từ đơn như "thier" thành "their", nó còn có thể chỉnh cả lỗi cụm từ như "int he" thành "in the".
Nếu Word phát hiện lỗi ngữ pháp, nó sẽ đánh dấu câu lỗi bằng đường gạch chân màu xanh lục. Bạn chỉ cần nhấn phím phải chuột để xem các đề xuất sửa đổi của Word. Điều này rất hay, tuy nhiên nó còn bỏ qua khá nhiều lỗi và không phải lúc nào cũng đưa ra được phương án sửa đúng.
Điểm mạnhĐiểm yếu
Word thường cố đoán wizard mà bạn cần, dựa trên những gì bạn gõ vào. Giả dụ bạn nhập "Dear John", Word sẽ hỏi xem có phải bạn cần Letter Wizard để chèn ngày tháng, địa chỉ và tự động trình bày theo dạng thư. Những người mới dùng có thể thích tính năng này, nhưng nó hơi thừa nếu bạn đã biết wizard này từ lệnh File.New. Ngoài ra, những wizard vốn đã nổi tiếng của Word lại được cải tiến thêm nữa. Ví dụ, Fax Wizard hiện thời hướng dẫn bạn qua toàn bộ quá trình, từ việc chọn trang đầu đến gửi fax.
Các tính năng trình bày và đồ hoạ mới của Word 97 cho phép bạn tạo những tài liệu mà trước đây chỉ phần mềm chế bản mới làm được. Công cụ kẻ bảng thực sự là một bước đột phá: thay vì dùng các lệnh menu, bạn chỉ cần dùng chuột phác hoạ bảng với hàng và cột như bạn muốn, ở bất cứ vị trí nào trên trang. Còn có các cải tiến như căn giữa dọc, xoay văn bản dễ dàng, nối ô theo chiều dọc... Tuy nhiên WordPerfect cung cấp nhiều hàm công thức hơn để bổ sung những tính toán dạng bảng tính cho bảng của bạn.
Word luôn thực hiện tốt công việc với các frame, nhưng Word 97 thực sự vượt các đối thủ bởi Text Boxes mới, có thể chứa mọi thứ từ đồ hoạ đến bảng. Như một chương trình chế bản, Word có thể tự động kết nối và dàn văn bản thành nhiều khung, biến những dự án phức tạp thành bản tin đơn giản.
Danh sách Style trong Command Bar của Word 97 cho bạn biết các font, style và kích thước sẽ được dùng khi bạn áp dụng style cho khối văn bản. Đáng tiếc là danh sách font lại không được như vậy. Các tính năng định dạng mới khác bao gồm làm chữ có bóng và nổi, thậm chí có thể tạo văn bản chuyển động trên màn hình (làm mờ lung linh, lấp lánh).
Cho đến nay WordPerfect 7 của Corel đã trở thành chuẩn về tính năng World Wide Web trong bộ xử lý văn bản, nhưng các công cụ HTML của Word 97 dễ dàng vượt trội WordPerfect. Web Page Wizard giúp cho ngay cả những người mới sử dụng cũng có thể thiết kế Web, bạn có thể dùng Word để tạo home page hay toàn bộ địa chỉ Web, hoàn chỉnh bởi điều khiển ActiveX và các biểu (form) tương tác. Online Layout mới cho bạn xem các trang mà không cần phải khởi động trình duyệt xét. Các khung thoại File.Open và File.Save cho phép bạn mở và lưu tài liệu trên Web server dễ dàng như trên đĩa cứng của bạn (các ứng dụng khác của Office cũng vậy).
Một số công cụ mới trong Word 97 giúp đơn giản hoá công việc với các tài liệu dài. Document Map đưa ra danh sách những phần chính và các chủ đề tài liệu của bạn ở bên trái cửa sổ; nhấn vào phần nào Word sẽ đưa bạn đến đúng phần đó. Chức năng AutoSummarize tạo tóm tắt ngắn gọn tại phần đầu tài liệu hoặc trong một file riêng biệt. Nếu bạn có dùng tiêu đề thì các tóm tắt của Word rất xuất sắc, tuy nhiên vẫn luôn cần hiệu chỉnh lại.
Word còn chưa sánh được với Word Pro về chức năng làm việc nhóm mở rộng, nhưng những tính năng mới cũng giúp bạn quản lý công việc cộng tác. Các phiên bản của tài liệu giờ đây được lưu trong cùng một file, do đó việc trở lại phiên bản trước sẽ dễ dàng hơn. Khi bạn rê chuột qua văn bản sửa đổi, người sửa, ngày và thời gian sửa sẽ hiện lên trong khung tương tự như ToolTip. Tuy nhiên, nếu tất cả mọi người trong cơ quan bạn không nâng cấp lên Word 97 cùng lúc thì cần thận trọng với định dạng file: Word 97 dùng dạng file mới không tương thích với các phiên bản trước, cũng như các ứng dụng khác của Office 97. Bạn có thể lưu file ở dạng cũ, nhưng như vậy sẽ mất đi một số đặc trưng mới.
Những ai sử dụng khả năng lập trình của Office để tuỳ biến các chức năng của bộ phần mềm sẽ hài lòng vì cuối cùng Word 97 cũng giống Excel và Access trong việc dùng Visual Basic for Applications như ngôn ngữ macro của nó. Ngoài ra còn có bộ chuyển đổi xuất sắc cho các macro cũ.
Đánh giá trên bản tiền thân, Word 97 là một nâng cấp vượt bậc cho người dùng hiện tại. Ngay cả khi bạn có thể sẽ loại bớt một số tính năng, thì đây vẫn là phiên bản Word tốt nhất so với tất cả các phiên bản trước đây.
Microsoft Excel tiếp tục phát triển. Nó đã là bảng tính Windows tốt nhất, và được nâng cấp đáng kể với những cải tiến mới cũng như những sửa đổi tinh vi cho các công cụ cơ bản. Tuy không có tính năng nào mới nổi bật, nhưng Excel 97 rất tiến bộ về tính khả dụng và chức năng.
Các nhà thiết kế Excel luôn chú trọng đến những chi tiết làm cho chương trình bảng tính dễ sử dụng. Một số thay đổi muộn màng: giờ đây bạn có wizard trực giác hơn để chuyển dữ liệu thành biểu đồ, nhiều mức phục hồi (undo), nút thu nhỏ khung thoại khi bạn chọn vùng, giống như trong 1-2-3.
Một số cải tiến giao diện quan trọng bao gồm khả năng xây dựng công thức từ tiêu đề dữ liệu thay vì địa chỉ ô. Ví dụ nếu bạn có bảng dữ liệu với tiêu đề cột "January", công thức =SUM(January) sẽ tính tổng của cột và bạn không cần xác định tên hàng. Excel còn có thể kiểm tra công thức khi bạn nhập và cố gắng sửa ngay những lỗi thường gặp. Nó có thể sửa những vấn đề cú pháp cơ bản, nhưng không thể phát hiện những sai sót về logic là những sai sót nghiêm trọng của bảng tính.
Chúng ta vẫn biết rằng kiểu dáng thường lấn át nội dung. Excel 97 có thêm nhiều tính năng mới để cải tiến hình dạng bảng tính sao cho chúng được cả nội dung lẫn kiểu dáng. Ví dụ, bạn có thể nối một số ô với nhau để tạo ra một ô lớn, rất tiện khi trình bày những biểu phức tạp.
Bạn có thể xoay văn bản trong ô theo hướng bất kỳ với một góc độ bất kỳ. Bạn cũng có thể làm cho định dạng ô thành có điều kiện theo giá trị của nó, ví dụ để cho các số bên dưới một giá trị nhất định nào đó thì có màu đỏ.
Các nhóm lập ngân sách, kế hoạch... dùng bảng tính để mô hình hoá các phương án phức tạp sẽ đặc biệt thích thú một số đặc tính mới giúp theo dõi những thay đổi của bảng tính. Excel 97 cho phép nhiều người dùng xem và sửa cùng một bảng (thậm chí cùng một lúc), và ghi nhớ ai, lúc nào, đã thay đổi những ô nào. Bạn có thể theo dõi mọi thay đổi bởi mã màu trên bảng, hoặc nhờ tạo báo cáo; bạn cũng có thể lựa chọn trong số những thay đổi này để chấp nhận hay loại bỏ.
Điểm mạnhĐiểm yếu
Cũng như Quattro Pro của WordPerfect Suite, Excel có thể lưu và mở các bảng tính ở dạng HTML. Các tính năng Web của Excel còn vượt Quattro Pro về một số mặt. Ví dụ bạn có thể dùng trình duyệt Web để sửa bảng tính nhờ khả năng mở bảng tính Excel trực tiếp từ Web server, tính lại công thức, sắp xếp lại bảng mẫu và lọc dữ liệu. Bạn cần có ứng dụng trình duyệt xét bổ sung tự do của Microsoft để thực hiện những việc này. Các công thức của Excel có thể bao gồm cả URL chỉ đến các ô và hàng của bảng tính trên Web server. Người dùng kinh nghiệm thậm chí có thể yêu cầu báo giá cổ phần nào đó từ trang Web rồi đưa kết quả vào ô bảng tính.
Người dùng cao cấp cũng sẽ tìm thấy những cải tiến giá trị trong Excel, ngay cả khi họ chẳng bao giờ đụng đến các công cụ World Wide Web của nó. Các bảng mẫu, việc phân tích dữ liệu nghiêm túc giờ đây lại càng nghiêm túc hơn. Bạn có thể kết hợp các giá trị để tạo trường tính toán; việc quản lý bộ nhớ tốt hơn và các kết nối với CSDL SQL cho phép bạn làm việc nhanh chóng hơn với kho dữ liệu lớn. Nhược điểm là bạn vẫn bị hạn chế khi dùng các hàm thống kê trong bảng mẫu.
Các nâng cấp khác nhằm phát triển Excel thành hệ phần mềm tạo ra các ứng dụng cộng tác tuỳ biến: loại bỏ những hạn chế về kích thước mảng (array), cải tiến hỏi đáp dùng cơ cấu ODBC cung cấp khả năng truy cập dữ liệu server nhanh hơn, thân thiện hơn.
Microsoft có thể chiếm thị phần khổng lồ về bộ phần mềm, nhưng điều đáng mừng là họ không vì thế mà ít cố gắng trong việc cải tiến các ứng dụng Office. Với những nâng cấp đầy ấn tượng cả về chức năng và tính khả dụng, Excel 97 đáng để nâng cấp đối với những người dùng bảng tính thông thường và cả các chuyên gia đòi hỏi khả năng tính toán cao.
Schedule+ của Office 95 là bộ quản lý thông tin cá nhân và lập lịch nhóm vừa phải. Nhưng Outlook, bản thay thế Schedule+ trong Office 97, là bộ phần mềm hiệu suất cao với các công cụ nhóm mạnh.
Những ai đã quen thuộc với Office sẽ rất thoải mái với giao diện của Outlook. Chương trình có thanh biểu tượng dọc có thể tuỳ biến, cho phép bạn chuyển đổi giữa các tính năng khác nhau; thanh này có thể chứa các Shortcut (phím tắt) đến các chương trình khác. Outlook bao gồm một số ứng dụng nhỏ.
Inbox/Messaging client: đây là e-mail client tổng hợp, phiên bản cải tiến từ Exchange Inbox của Windows 95, hỗ trợ hệ thống e-mail bất kỳ tương thích MAPI cũng như những thông điệp từ Internet và CompuServe. Một tính năng mới rất cải cách là khả năng thăm dò ý kiến đồng nghiệp với những câu hỏi nhiều lựa chọn. Chẳng hạn bạn chưa biết nên chọn món ăn gì trong buổi họp tới của công ty? Hãy gửi bản thăm dò lên Outlook và nó sẽ thu thập ý kiến. Giao diện của bản thăm dò không thật trực quan, các nút được sử dụng bị lẫn lộn giữa các công cụ khác, nhưng một khi bạn đã xác định được thì nó giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
Calendar: bộ lịch Schedule+ cũ thêm một số cải tiến. Tính năng AutoDate mới hiểu được ngôn ngữ tiếng Anh bình thường như "the first Sunday in January", và bộ lịch giờ đây có thể ghi lại những cuộc họp dự kiến mỗi khi bạn nhận được thư mời qua Inbox. Công cụ Holiday cho phép nhập những ngày nghỉ vào bộ lịch. Tuy nhiên ngày nghỉ không bị loại bỏ mà bạn vẫn có thể lập kế hoạch hoạt động trong những ngày này.
Contacts: ứng dụng nhỏ Contacts của Outlook cho phép bạn nhập nhiều thông tin về đồng nghiệp và khách hàng, bao gồm số điện thoại, địa chỉ e-mail và ghi chú không cần định dạng. Ưứng dụng được tổ chức theo thứ tự danh sách từ A đến Z. Nếu không kể đến giao diện thì bạn sẽ thích khả năng bổ sung tên và địa chỉ vào danh sách giao dịch đơn giản bằng cách kéo các thông điệp ra khỏi Inbox và đưa vào biểu tượng Contact.
Journal: Schedule+ có tích hợp chút đỉnh với các ứng dụng khác của Office 95, nhưng Journal đổi mới thì kết hợp chặt chẽ Outlook với phần còn lại của bộ phần mềm. Journal tự động ghi toàn bộ công việc của bạn trong Word, Excel và các module Office khác. Nó đưa ra thông tin này trong ô thời gian; bạn có thể theo dõi bất kỳ khoảng thời gian nào, xem danh sách các file đã làm việc trong ngày, và nhấn đúp vào chúng để mở. Nếu bạn hay quên tên và vị trí file nhưng nhớ ngày sử dụng, Journal có thể giúp ích. Nhưng nếu bạn tổ chức các file chặt chẽ qui củ trong các folder thì Journal có thể không cần thiết.
Khác với Schedule+, Outlook có các công cụ làm việc nhóm thực sự hơn hẳn việc lập lịch đơn giản. Ví dụ ứng dụng nhỏ Tasks cho phép bạn giao nhiệm vụ từ danh sách To Do cho các nhân viên khác; khi họ hoàn thành công việc bạn sẽ được thông báo qua e-mail. Nếu công ty bạn dùng Exchange Server của Microsoft làm trụ cột e-mail, mọi người đều có thể chia sẻ danh sách giao dịch và danh sách công việc.
Điểm mạnh
Điểm yếu
Outlook còn có một số ứng dụng nhóm làm việc thiết kế sẵn bao gồm báo cáo chi phí và thông báo công việc. Bạn có thể dùng chức năng thiết kế biểu của nó để tuỳ biến các biểu trên hoặc tạo biểu mới cho các nhu cầu cộng tác khác.
Tóm lại, Outlook 97 gần như là một phần mềm nhóm làm việc hoàn hảo. Còn thiếu gì? Các nhóm thảo luận như Lotus Notes. Còn đối với các công cụ quản lý nhóm thực sự, nên lưu ý đến Team Manager của Microsoft, nó làm việc với Outlook để giúp người quản lý phân chia công việc giữa các nhân viên, theo dõi tiến độ và chuẩn bị bản tổng kết.
PowerPoint ngày càng phát triển tốt hơn. Tuy không khác biệt nhiều so với phiên bản trước vốn đã xuất sắc, phiên bản mới này của phần mềm trình diễn đồ hoạ dành cho cả người dùng PowerPoint lâu năm lẫn những người mới muốn thực hiện trình diễn.
Nhiều tính năng mới làm cho PowerPoint dễ chịu hơn đối với người mới bắt đầu và những người dùng không thường xuyên. PowerPoint Central, một tính năng trình diễn slide multimedia hấp dẫn, cung cấp khả năng truy cập dễ dàng đến các tài nguyên như thủ thuật, các demo hoạt hình, những hướng dẫn về CD-ROM Office và địa chỉ Web của Microsoft. AutoContent Wizard giờ đây cung cấp 23 mẫu đặc biệt, từ báo cáo tài chính tới các trình diễn có sức thuyết phục. Tuy nhiên nó còn thua Freelance Graphics 96 vì thiếu công cụ chọn slide theo chủ đề để đưa vào phần trình diễn.
Clip Gallery mới là bộ quản lý thuận tiện cho âm thanh, phim và hình ảnh. Việc tạo các trình diễn tương tác trở nên dễ dàng hơn nhờ Action Buttons - các nút trên màn hình đã được lập trình lại mà bạn có thể dùng để phát các đoạn multimedia hay chuyển từ slide này qua slide khác.
Điểm mạnh
Điểm yếu
Các bộ soạn thảo slide của PowerPoint không thay đổi nhiều, nhưng có một vài cải tiến. Chẳng hạn Outline hiện giờ cho bạn xem toàn cảnh slide của bạn. Một tính năng mới khác làm giảm yêu cầu chuyển đổi màn hình là khả năng sửa bản trình bày ngay trong bản phác thảo hay slide. Sẽ tốt hơn nếu như bạn có thể thu nhỏ bản trình bày để xem được nhiều hơn một slide.
Các công cụ để truyền bản trình diễn qua World Wide Web của PowerPoint 97 rất gây ấn tượng. Một wizard giúp bạn tạo trình diễn dạng HTML; bạn cũng có thể tạo những hoạt hình Web đơn giản và xem bằng ứng dụng miễn phí của Microsoft cho Netscape Navigator và Internet Explorer.
Nếu bạn muốn kết hợp thông tin CSDL với World Wide Web, không thể không có Access 97. Ngay cả khi bạn không xuất bản trên Web, thì phiên bản mới này của CSDL Microsoft cũng có đủ những tính năng mới và những cải tiến cho các công cụ hiện hữu đáng để nâng cấp.
Nhấn chuột vào một siêu liên kết trong CSDL Access 97 có thể đưa bạn đến một trang Web bất kỳ nếu bạn có liên kết Internet. Thật hữu dụng vì bạn có thể dùng siêu kết nối để tới các đối tượng của Access như bảng biểu, báo cáo, hay tới các tài liệu được tạo bởi các ứng dụng Windows khác. Các siêu kết nối này có thể là đoạn văn bản, hình ảnh hay nút, và bạn có thể đặt chúng trong một biểu hay báo cáo, hoặc đưa vào mỗi biểu ghi một siêu kết nối khác nhau.
Điểm mạnh
Điểm yếu
Publish to the Web Wizard cho phép bạn coi đối tượng Access như một báo cáo hay câu hỏi và chuyển nó thành trang trên Web. Bạn có thể xuất dữ liệu tĩnh, hoặc thiết lập kết nối động để cập nhật trang Web khi CSDL thay đổi, như vậy các độc giả Web có thể xem được dữ liệu mới nhất. Các mẫu định dạng trước giúp bạn dễ dàng tạo trang với các mục như logo và nút chỉ dẫn.
Một vài bổ sung khác cho Access 97 giúp bạn thiết kế CSDL sao cho dễ sử dụng. Điều khiển Tab mới cho phép tạo biểu với các trang bảng giống như các khung thoại trong hầu hết những ứng dụng Win 95. Đây là một thay thế xuất sắc cho việc dùng nút nhấn để chỉ dẫn. Khả năng thiết kế linh hoạt hơn nhờ những chức năng mới có công dụng tuỳ biến các thanh công cụ và menu.
Các cải tiến khác nhỏ nhưng hữu dụng có mặt khắp nơi trong phiên bản này. Ví dụ, bạn có thể nhấn phím chuột phải vào một trường rồi nhập giá trị để nhanh chóng thu hẹp phạm vi hiển thị CSDL. Và giờ đây Access coi dữ liệu về năm được nhập vào từ "00" đến "29" là ở thế kỷ 21 - một sự thay đổi lớn cho việc nhập dữ liệu.
Có một điểm mà Access còn cần cải tiến là cách sử dụng thuật ngữ CSDL như "đối tượng" (object) và "môdun" (module). Approach của SmartSuite thực hiện tốt hơn việc tránh dùng từ khó hiểu. Tuy nhiên Access vẫn khá thân thiện, nhất là nếu đã quen thuộc với Office, và càng thuận tiện nếu bạn có thể dùng các mẫu của nó trong dự án của bạn.
Thu Hồng
US PC World 2/1997
| Lựa chọn Office | ||
|
Bắt đầu từ Office 97, các bản Standard và Pro gồm có hai phiên bản, một cho các doanh nghiệp nhỏ và một cho các nhà phát triển xây dựng các ứng dụng Office. Bạn cũng có thể mua riêng từng phần mềm: Word, Excel, Outlook, PowerPoint và Access; Sau đây là giá bán lẻ các bộ phần mềm tại Việt Nam (do TD&T cung cấp). |
Các bản Office 97 |
Bao gồm |
Giá * |
|
Standard Edition (bản chuẩn) |
Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Camcorder, Internet Explorer |
Nâng cấp 310 USD, toàn bộ 530 USD |
|
Small Business Edition (bản cho doanh nghiệp nhỏ) |
Word, Excel, Outlook, Publisher, AutoMap, Streets Plus, Small Business Financial Manager for Excel, Internet Explorer |
Toàn bộ 520 USD |
|
Professional Edition (bản chuyên nghiệp) |
Giống bản chuẩn, thêm Access và Bookshelf CD-ROM. Bản nâng cấp còn có thiết bị trỏ IntelliMouse |
Nâng cấp 380 USD, toàn bộ 630 USD |
|
Developer Edition (bản cho nhà phát triển) |
Giống bản chuyên nghiệp, thêm các công cụ phát triển bổ sung, điều khiển ActiveX, các ví dụ mẫu và tài liệu lập trình |
Toàn bộ 840 USD |
Tích hợp Office 97
Theo đúng định nghĩa thì các bộ phần mềm phải được cấu thành bởi các ứng dụng được tích hợp chặt chẽ, có giao diện thống nhất và các công cụ để dễ dàng chuyển đổi dữ liệu qua lại. Office 95 đã có nền tảng cơ bản; Office 97 không thay đổi gì nhiều, nhưng có một số cải tiến dễ chịu.
Thể hiện mới cho 1997 Word, Excel, PowerPoint, Access và Outlook, tất cả đều có giao diện cải tiến; các thanh công cụ biểu tượng và menu kết hợp thành một chức năng gọi là Command Bar (thanh lệnh). Mọi thứ trong Command Bar đều có khả năng tuỳ biến: bạn có thể nhanh chóng tạo các thanh công cụ và menu mới, tách thanh công cụ bất kỳ (và vài menu) và dùng như bảng di động, thậm chí bổ sung menu vào thanh công cụ và ngược lại.
Bên trong, các ứng dụng Office có chung nhiều mã hơn trước; Microsoft cho biết điều này làm cho cả tốc độ và hiệu quả sử dụng đĩa cứng đều tăng. Tuy nhiên đây là bộ phần mềm lớn: cài đặt Office 97 Professional chiếm tới 121MB, trong khi Office 95 Pro là 82MB.
Trong số các công cụ mới của Office 97 hữu dụng nhất là OfficeArt, một tập hợp các tính năng vẽ có trong Word, Excel và PowerPoint. OfficeArt vừa dễ dùng hơn vừa mạnh hơn các công cụ nghệ thuật của Office 95. Bạn có thể lựa chọn từ nhiều hình có sẵn hay tự vẽ mới, thậm chí có thể áp dụng các hiệu ứng lạ như hình phối cảnh hay kết cấu bề mặt.
Hình 3. OfficeArt cung cấp tính năng đồ hoạ mạnh cho các ứng
dụng Office 97.
Binder tốt hơn Binder là tính năng chia sẻ dữ liệu mới nhất của Office 95, một kiểu clip giấy điện tử, cho phép bạn kết hợp các tài liệu của Office thành một file, có thể xem, sửa và in ấn như một khối duy nhất. Nhưng Binder không thực sự chuyển những tài liệu riêng biệt thành một thể thống nhất - bạn phải tạo đầu trang (header) và chân trang (footer) riêng cho từng tài liệu, và bạn phải chuyển về ứng dụng gốc (tạo ra tài liệu) để xem toàn cảnh tài liệu trước khi in. Cả hai vấn đề này đều được giải quyết trong Binder của Office 97, nó cung cấp các thiết lập tài liệu tổng hợp và lệnh Print Preview cho toàn bộ file Binder.
Yếu điểm của Office Microsoft dường như không quan
tâm đến Office Shortcut Bar, thanh biểu tượng nằm trên màn hình Win 95
để khởi động và là trung tâm trao đổi dữ liệu cho các ứng dụng
Office; nó thậm chí không có trong thành phần cài đặt mặc nhiên của
Office nữa. Ngược lại, Lotus tiếp tục bổ sung các tính năng hay cho
SmartCenter của họ.áá
Ngoài ra, không phải tất cả các thành viên trong tập hợp các ứng
dụng Office được cải tiến này đều bắt kịp với những tính năng
mới. Chẳng hạn Publisher, một phần trong Small Business Edition của Office
lại thiếu giao diện Command Bar, Office Assistant và OfficeArt. Điều này
cũng xảy ra với một số sản phẩm đơn lẻ được tiếp thị là Office
Family Members (thành viên của họ Office) như bộ soạn thảo FrontPage
World Wide Web.
Office Assistant
Hệ thống trợ giúp của Office 97 do một nhóm các nhân vật hoạt hình đảm trách, gồm cả chó, kẹp giấy và biếm hoạ của Einstein.
Bạn có thể chọn bất kỳ nhân vật nào làm Office Assistant của bạn; theo mặc nhiên, Assistant hiện diện trên màn hình, theo dõi công việc của bạn và đưa ra lời khuyên.
Bạn cũng có thể gọi Assistant bằng cách nhập các câu hỏi tiếng Anh thuần tuý. Sau đây là một số ý kiến của những người đã dùng thử Assistant.
- Assistant hữu hiệu nhưng cũng khó chịu; chẳng hạn cùng một ý nhưng
câu hỏi tiếng Anh hơi khác nhau có thể dẫn đến những trả lời hay
hướng dẫn khác nhau.
- Càng làm việc bạn sẽ càng thường xuyên gọi đến Assistant để
được hỗ trợ nhanh.
- Assistant thường đưa ra lời khuyên khá chậm, có khi người dùng
đã tìm được nút thích hợp trước khi nhận được lời khuyên.
Camcorder - bản sao của Screencam
Một trong những công cụ sáng giá nhất của SmartSuite là ScreenCam. Đây là một tiện ích cho phép bạn ghi lại những hình ảnh trên màn hình Windows và chuyển chúng thành những file hình ảnh chuyển động, có thể xem lại trên bất kỳ máy PC nào có chương trình Windows. Các hình ảnh chuyển động của ScreenCam hỗ trợ rất nhiều cho công việc của một nhà kinh doanh, từ việc chuẩn bị sơ đồ trình diễn đến chú giải các tài liệu.
Hình 6.
Giao diện của Camcorder thể hiện các điều khiển dạng VCR.
Microsoft chắc cũng cho rằng ScreenCam rất tốt. Office 97 giới thiệu Camcorder, một tiện ích tương tự có giao diện kiểu VCR. Giống như ScreenCam, Camcorder là một bổ sung có giá trị. Qua sử dụng những phiên bản thử nghiệm của cả Camcorder và ScreenCam 97 cho thấy bản gốc (tức ScreenCam) có nhiều ưu điểm hơn bản mô phỏng, tức Camcorder. Cả hai chương trình đều cho phép bạn dùng một microphone nối vào với Sound Card để ghi âm thanh kèm hình ảnh chuyển động của bạn; nhưng ScreenCam còn có khả năng tạo chú thích trên màn hình.
Với cả hai chương trình bạn đều có thể lưu hình ảnh chuyển động ở dạng AVI (Microsoft Video for Windows) và bạn có thể chia nhỏ chúng trong các ứng dụng soạn thảo video như Adobe Premiere. Tuy nhiên chất lượng các file AVI không cao; ScreenCam đưa ra một dạng riêng khác thay thế cho chất lượng hình ảnh tốt ngay cả trên các PC có cấu hình khiêm tốn.
Hình 1. Web Page Wizard mới của Word giúp soạn thảo HTML, bao gồm các tính năng nâng cao như bảng biểu.
Hình 2. Hãy làm cho bảng tính trông đẹp mắt bằng các công cụ định dạng mới của Excel 97.
Hình 4. Tính năng tham khảo ý kiến của Outlook giúp các nhóm đạt được sự nhất trí, tuy nhiên giao diện cần cải tiến.
Hình 5. Outliner của PowerPoint cho bạn xem trình bày của slide ở dạng thu nhỏ.
PcLeHoan
1996 - 2002
Mirror :
http://www.pclehoan.com
Mirror :
http://www.lehoanpc.net
Mirror :
http://www.ktlehoan.com