Muốn Word sẽ đánh số cho mỗi dòng và số dòng này sẽ hiển thị phía bên tay trái của tài liệu, bạn chọn menu View/Print Layout. Sau đó dùng chuột đánh dấu chọn những vùng cần đánh số dòng rồi chọn menu File/Page Setup, chọn tab Layout, bấm nút Line Numbers. Trong hộp thoại xuất hiện, bấm chọn mục Add line numbering. Bên dưới có các mục Start at bạn nhập số bắt đầu đếm cho dòng dầu tiên, mục From text bạn nhập khoảng cách sẽ từ số dòng đến lề trái, mặc định là Auto, mục Count by bạn nhập vào số dòng cách nhau khi đánh dấu. Bên dưới mục Numbering bạn chọn mục Restart each page nếu muốn sau mỗi trang số dòng sẽ đếm lại từ đầu, chọn mục Restart each section nếu muốn số dòng sẽ đếm lại sau mỗi section và mục Continuos sẽ đến liên lục từ đầu đến cuối. Khi chọn xong nhấn OK để Word đếm dòng và chèn số dòng vào tài liệu.

Khi tài liệu của bạn được tổ chức thành nhiều chương, và bạn muốn cứ qua chương mới thì số trang tương ứng sẽ bắt đầu đếm lại là 1. Để làm được như vậy, bạn cần phải chia mỗi chương của bạn thành một section trong tài liệu bằng cách sau mỗi chương bạn chọn menu Insert /Break để ngắt thành nhiều section. Sau khi chia thành nhiều section, tại trang đầu tiên của section, chính là trang đầu tiên của mỗi chương bạn chọn menu Insert/ Page Numbers, bấm nút Format rồi bạn nhập số khởi đầu lại cho trang đầu tiên của section là 1 ( hay số khác tùy bạn ) trong mục Start at và nhấn OK để đóng các hộp thoại.

Khi bạn đánh số trang cho tài liệu và bạn muốn trên trang đầu tiên không xuất hiện số trang thì chọn menu Insert/Page Numbers rồi bỏ dấu chọn mục Show number on first page. Nếu muốn xuất hiện lại thì chọn lại mục trên. Cuối cùng nhấn OK để kết thúc.

Khi bạn dùng chức năng đánh số dòng cho tài liệu và bạn muốn một Paragraph nào đó không cần đánh số dòng thì bạn chọn menu View – Print Layout rồi dùng chuột chọn paragraph không cần đánh số dòng và chọn menu Format – Paragraph, chọn tab Line and Page Breaks, đánh dấu chọn mục Suppress line numbers rồi nhấn OK.