Thủ thuật Office

WORD

In nội dung của Autotext
Muốn xem tất cả những nội dung Autotext in ra trên giấy thì có thể in ra, bạn chỉ cần chọn menu File/ Print, trong hộp thoại Print, chọn mục AutoText Entries trong danh sách Print What.

Kéo nội dung ra Desktop Windows
Mở tài liệu Word ra, định lại kích thước cửa sổ Word sao cho có thể nhìn thấy được Desktop rồi bạn chọn một đoạn text cần kéo ra màn hình và bấm chuột kéo nó ra Desktop rồi thả chuột. Khi đó trên Desktop sẽ tạo cho bạn một tập tin có tên là Document Scrap.

Tắt và mở ScreenTip
Khi bạn đưa chuột di chuyển trên các nút của thanh cụ, ngay bên cạnh con trỏ chuột sẽ xuất hiện cho bạn một khung màu vàng có chữ thể hiện cho tên của nút đó hoặc là chức năng của nút lệnh gọi là ScreenTip (xem ảnh). Ðể muốn tắt hoặc mở ScreenTip bạn bấm chuột phải vào thanh công cụ chọn Customize, chọn tab Options. Nếu mở chế độ hiển thị bạn chọn mục Show ScreenTips on ToolBars và nếu muốn hiển thị luôn phím tắt để sử dụng chức năng của nút lệnh trên thanh công cụ thì chọn mục Show Shortcut keys in ScreenTips. Tắt chế độ hiển thị ScreenTip thì bạn gở bỏ dấu chọn cho các mục trên.

Phím tắt chèn ngày và giờ
Ðể chèn ngày hiện hành vào nội dung văn bản bạn nhấn Alt Shift D và chèn giờ hiện hành vào nội dung văn bản bạn nhấn Alt Shift T.

Hiển thị đầy đủ tất cả các mục trên menu của Office 2000
Trong Office 2000 bạn sẽ thấy một sự cải tiến về menu là những chức năng bạn thường sử dụng chương trình sẽ hiện ra và những chức năng ít sử dụng nó sẽ ẩn đi và khi hiện ra sẽ chìm xuống so với những chức năng thường xuyên sử dụng. Ðể tắt chức năng này bạn bấm chuột phải vào thanh công cụ, chọn mục Customize, chọn tab Options, bỏ chọn mục Menus show recently use commands first.

EXCEL

Tạo Macro để hiển thị tên tập tin trên Header và Footer
Khởi động Excel, chọn workbook cần in ra chọn menu Tools, Macro, Nhập tên Macro và mục MacroName là NameinFooter rồi nhấn nút Create. Cửa sổ VBA mở ra, bên trong đó sẽ có sẵn cho bạn 2 dòng lệnh là :

Sub NameinFooter()
End sub

Bạn nhập tiếp dòng lệnh sau vào giữa 2 dòng lệnh trên :

ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName

Bạn đóng cửa sổ VBA lại rồi lưu workbook lại. Chọn menu Tools, Macro, bấm chọn macro NameinFooter rồi bấm nút Run. Khi này bạn chọn menu File / Print Preview sẽ thấy tên tập tin hiển thị ở góc trái bên dưới trang in. Bạn có thể thay thuộc tính LeftFooter trên câu lệnh bằng những thuộc tính sau để hiển thị ở những nơi khác nhau :

( CenterFooter : hiển thị ở giữa phía dưới trang in
( RightFooter : hiển thị ở góc phải bên dưới trang in
( LeftHeader : hiển thị góc trái trên đầu trang in
( CenterHeader : hiển thị ở giữa trên đầu trang in
( RightHeader : hiển thị góc phải trên đầu trang in.

Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm
Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt Shift Mũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng.

Sao chép thiết lập trang in
Trong Workbook khi bạn muốn ấn định những sheet khác có cùng chung một thiết lập trang in mà bạn đã thiết lập trên một sheet nào đó rồi, để sao chép nó qua những sheet chưa thiết lập trang in bạn chọn sheet đã thiết lập trang in, sau đó nhấn giữ phím Shift hoặc phím Crtl rồi dùng chuột bấm chọn lên trên các sheet khác muốn sao chép qua, tiếp theo chọn menu File, Page Setup, hộp thoại xuất hiện bạn nhấn OK.

Hiển thị dấu $ cho nội dung tiền tệ
Khi một cột tính toán nào đó mang giá trị tiền tệ bạn có thề sử dụng hàm Dollar ( ) để hiển thị dấu $ trước kết quả tính được trong cell. Ví dụ bạn có cột Giá Thành ( cột A ), cột Số Lượng ( cột B ) và cột Thành Tiền ( cột C ) các số liệu lần lượt được nhập vào các cell từ hàng 2 trở đi, bạn chọn cell trong cột Thành Tiền ( cell C2 ) rồi nhập vào hàm tính toán như sau : = DOLLAR ( A2 * B2 ). Khi đó giá trị tính trong C2 sẽ có dấu $ trước số liệu tính được.

OUTLOOK EXPRESS

Gửi Voice Mail
Bạn có thể gửi một Voice Mail thông qua Outlook Express bằng cách dùng chương trình Sound Recorder của Windows ( Start / Programs/Accessories/ Entertainment/ Sound Recorder ) để thu lại đoạn message của bạn rồi lưu lại trên đĩa cứng máy tính. Sau đó dùng Outlook Express attach tập tin âm thanh .WAV vừa tạo ra và gửi đi. Bên người nhận mở file attach ra để nghe cũng bằng tiện ích Windows Media Player hay các chương trình Multimedia khác.

PHẠM HOÀNG VIỆT ( hoangviet@tlnet.com.vn )

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com