Nếu cần lưu trữ e-mail cũ để sử dụng khi cần, bạn có thể dùng chức năng AutoArchive trong Outlook. AutoArchive sẽ tự động sao lưu hộp thư theo lịch đã định hoặc khi có yêu cầu. Tất cả những thư cũ không thường xuyên sử dụng AutoArchive sẽ tự động lọc ra và di chuyển đến một nơi khác để cất giữ . Khi hộp thư được dọn trống, Outlook sẽ chạy nhanh hơn.

Cách thiết lập lịch trình cho AutoArchive : Vào menu Tools /Options, chọn tab Other rồi bấm nút AutoArchive. Trong mục Run AutoArchive every days bạn sẽ ấn định thời gian là bao nhiêu ngày sẽ chạy AutoArchive một lần. Sau đó nhấn OK và thoát ra.

Sử dụng AutoArchive cho từng Folder : Khi bạn muốn sử dụng chức năng AutoArchive cho một Folder nào đó thì trong Folder list bạn chọn Folder cần sử dụng rồi bấm chuột phải và chọn Properties. Chọn tab AutoArchive rồi chọn chức năng sử dụng AutoArchive trong hộp thoại, cuối cùng nhấn OK.

Xem lại nội dung trong Archive: Khi bạn sử dụng chức năng AutoArchive tất cả những thư cũ sẽ nằm vào trong Archive Folder ở Folder list. Bạn chỉ cần chọn Folder này để xem như xem thư bình thường.

Bạn có thể sử dụng Mailbox Cleanup để xem kích thước của hộp thư, tìm kiếm, xóa, lưu trữ e-mail nằm trong hộp thư của bạn. Bạn chọn menu Tools/Mailbox Cleanup. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn có thể xem kích thước của hộp thư bằng cách bấm nút Click here to see the size of your mailbox. Nếu muốn tìm kiếm thư, bạn có thể chọn chế độ tìm theo ngày nhận thư hay tìm theo dung lượng thư. Bạn chọn mục Find items older than... days rồi nhập số ngày vào để tìm những thư có số ngày cách đây bằng số ngày bạn nhập vào, còn bạn chọn mục Find items larger than... kilobytes để tìm thư có kích thước lớn hơn kích thước bạn nhập vào. Bạn nhấn nút Find để tìm kiếm, khi hộp thoại Advanced find xuất hiện bạn có thể tùy ý tìm kiếm theo ý bạn.

Chức năng AutoArchive bạn cũng có thể cho thực hiện từ cửa sổ này bằng cách nhấn nút Autoarchive còn nếu bạn muốn dọn dẹp hết những thư đã xóa nằm trong mục Delete Items thì bấm nút Empty, còn muốn xem kích thước của mục này thì bấm nút Click here to see the size of your Delete items folder.

Khi bạn muốn tìm một thư nào đó có một từ khóa hay cụm từ nào đó liên quan đến nội dung của bạn muốn tìm. Bạn bấm nút Find trên thanh công cụ để xuất hiện chức năng tìm kiếm. Khi những chức năng tìm kiếm xuất hiện, bạn nhập nội dung cần tìm trong mục Look in, chọn nơi tìm kiếm là trong mục Search in. Nếu bạn muốn tìm thư bạn đã nhận về thì chọn mục Mail I Received, nếu bạn muốn tìm thư bạn gởi đi thì chọn mục Mail I Sent và cần tìm tất cả thì chọn mục All Mail Folders. Nếu bạn muốn tìm trong một Folder nào đó thì bấm chọn mục Choose Folders. Bấm nút Find now để bắt đầu tìm kiếm, để dừng tìm kiếm thì bấm nút Stop, và muốn xóa kết quả tìm kiếm thì bấm nút Clear.

Nếu điều kiện tìm kiếm của bạn phức tạp hơn như tìm theo ngày tháng, hay từ cần tìm là từ nằm trên Subject của email hoặc bạn tìm một số thông tin khác về Contact, Calendar ... thì chọn menu Tools/Advanced Find để tìm kiếm.

Khi bạn muốn một số message của bạn xuất hiện với một màu khác trong danh sách các message, ví dụ như bạn muốn email của người bạn thân nhất của bạn sẽ xuất hiện màu đỏ thì bạn làm như sau : chọn email đó trong danh sách rồi bấm nút Organize rồi bấm mục Using Colors, bạn chỉ cần chọn màu nằm trong danh sách sau mục in rồi bấm nút Apply Color. Nếu không muốn sử dụng nữa thì làm tương tự như trên nhưng khi chọn màu thì chọn mục Auto.

Nếu bạn sử dụng nhiều account email thì bạn có thể sử dụng chức năng màu sắc này để phân biệt được thư gởi đến cho account chính của bạn. Bấm nút Organize trên thanh công cụ rồi chọn mục Using Color, chọn màu cần sử dụng trong mục Show messages sent only to me in rồi bấm nút Turn on. Để tắt chức năng này thì bấm nút Turn Off