Làm nhãn dễ dàng mà không phải trộn thư
Xem bai viet bang font ABC

PCWorld VN 1/99

    Giả sử bạn cần chuẩn bị bảng tên cho những người tham dự họp của công ty và không muốn phải "trộn thư tín" (mail merge), công cụ tạo nhãn của Word có thể giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng. Sau đây là cách tạo nhãn trong Word mà không cần phải trộn thư tín. Bắt đầu với một tài liệu trống.

    Với Word từ version 6.0 trở về sau:

1. Mở một tài liệu mới. Chọn Tools.Envelopes and Labels. Nhấn vào mục Labels trong khung hội thoại Envelopes and Labels. Nhấn Options.

2. Trong khung hội thoại Labels Options, chọn kiểu nhãn từ danh sách 'Label products' và 'Product number' rồi nhấn OK (Hình 1).

3. Trở về khung hội thoại Envelopes and Labels, không nhập bất cứ gì trong vùng Address. Nhớ là phải đánh dấu chọn vào mục Full page of the same label option rồi nhấn New Document.

4. Word sẽ mở ngay một tài liệu mới có một bảng được trình bày theo kiểu nhãn. Nếu không thấy đường kẻ ô (gridline), chọn Table.Gridlines (Word 6 và 7) hay chọn Table.Show gridlines (Word 97).

5. Để định dạng nhãn được đơn giản, chọn tất cả các ô trong bảng trước khi nhập nội dung bằng cách nhấn vào ô đầu tiên rồi rê con trỏ chuột xuống ô cuối cùng trong bảng, đừng dùng lệnh (Table.Select Table). Dùng các hình tượng trên thanh công cụ định dạng để chọn font, cỡ chữ cho nhãn.

6. Nhập nội dung của mỗi nhãn vào một ô, thêm những định dạng khác hoặc hình họa vào nếu cần. Lưu ý rằng khoảng cách giữa các nhãn được xem như một ô trong bảng nên đừng nhập nội dung vào những ô này. Khi nhập xong, in nhãn ra như bình thường bạn vẫn in. Nếu nghĩ rằng bạn sẽ cần lại những nhãn này thì hãy lưu nó như file bình thường (Hình 2).

    Việc dùng một macro trong Word 97 để in tất cả các font chữ có trên máy tính đã được đăng trên PC World VN số tháng 9/98 (trang 108). Nhưng ngôn ngữ macro của Word 6 và Word 95 khác rất nhiều so với Visual Basic của Word 97. Macro Word 97 không thực hiện với những version trước. Macro Word Basic sau đây tạo danh sách font mẫu trong Word 6 và Word 95:

1. Chọn Tools.Macro.

2. Nhập FontList trong mục MacroName của khung hội thoại Macro rồi nhấn Create.

3. Nhập nội dung trong bảng 1 vào giữa 2 dòng Sub Main và End Sub và không sửa đổi gì cả.

4. Nhấn Start trên thanh công cụ Macro để kiểm tra macro này. Nếu đúng, nó sẽ mở một tài liệu mới chứa toàn bộ font có sẵn trên máy. Nếu bạn nhận được thông báo lỗi, hãy kiểm tra lại những gì bạn đã nhập vào rồi thử lần nữa.

5. Khi macro đã chạy đúng, chọn File.Close. Nhấn Yes.

6. Bất cứ lúc nào muốn chạy macro này, chỉ cần chọn Tools.Macro, chọn FontList từ hộp liệt kê rồi nhấn Run. Bạn cũng có thể in danh sách này ra để tham khảo.

    Khi làm việc với bảng biểu trong Word từ version 6.x trở đi, có thể bạn sẽ không chọn được một phần của nội dung trong một ô vì Word buộc bạn phải chọn cả ô. Đây là một vấn đề nhất là khi bạn dùng bảng biểu để tạo các cột chữ song song hoặc khi tạo nhiều đoạn văn bản trong một ô. Khi nhấn vào bên trái ký tự đầu tiên của bất kỳ dòng nào, Word sẽ tự động chọn cả ô thay vì chuyển con trỏ đến ký tự đó mà thôi. Muốn tránh điều này, hãy cẩn thận đưa con trỏ đến ngay trên ký tự đầu tiên chứ không phải bên trái, sau đó nhấn và rê chuột đến những chữ bạn cần chọn.

ScreenUpdating 0

FileNew

For numfont = 1 To CountFonts()

CurrFont$ = Font$(numfont)

Font "Arial", 12

Insert CurrFont$ + Chr$(11)

Font CurrFont$, 12

Insert "ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ" + Chr$(11)

Insert "abcdefghijklmnopqrstuvwxyz" + Chr$(11)

Insert "1234567890!@#$%^&*()?{}[]+=<>" + Chr$(11)

InsertPara

Next numfont

StartOfDocument

TableSort .FieldNum = "Paragraphs"

StartOfDocument

    Việc đánh số hoặc đánh dấu đầu một đoạn cho một danh sách được thực hiện dễ dàng với mọi chương trình xử lý văn bản. Tuy nhiên, vấn đề nảy sinh nếu bạn muốn có nhiều đoạn mang cùng một ký hiệu. Vì khi nhấn <Enter> sẽ tạo một số hoặc ký hiệu mới cho đoạn tiếp theo. Muốn chèn thêm một đoạn nhưng không đánh số hoặc đánh ký hiệu cho đoạn này, nhấn <Shift>-<Enter> rồi gõ đoạn kế tiếp. Muốn phục hồi chức năng này, nhấn <Enter>.

    Thủ thuật này thực hiện được trong mọi phiên bản của Word.

    Có người nói Word rất giàu tính năng nhưng cũng có người nói ứng dụng này quản lý chưa hay. Một trong những công cụ bổ sung có sẵn trong mọi version của Word được nhiều người ưa thích là WOPR (đọc là "whopper"). Ví dụ, Word 97 thêm một khung hội thoại File/Open, một công cụ kiểm lỗi chính tả và nhiều công cụ hữu dụng khác (hình 3). Tiện ích shareware này được dùng miễn phí trong 30 ngày. Phí đăng ký là 50 USD. Bạn có thể tải bản sao WOPR từ địa chỉ FileWorld www.fileworld. com/magazine.