PCWorld VN 8/99

Macro: con dao hai lưỡi

    Không gì phủ nhận được sức mạnh của macro Visual Basic for Applications trong Word (cũng như trong những ứng dụng khác của bộ MS Office), tuy nhiên đây lại là công cụ lây lan virus macro. Word 97 và 2000 có thể lưu macro trong các tài liệu và cho phép chúng chạy tự động khi mở hoặc đóng tài liệu. Với sự bùng nổ của virus Melissa hồi tháng 4, hãy chú ý đến sức công phá của chúng và quan trọng nhất là tìm cách phòng chống. Sau đây là một số cách:

    Dùng tính năng chống virus macro của Word. Kích hoạt tính năng có sẵn của Word 97 bằng cách chọn Tools.Options rồi nhấn General trong khung hội thoại Options. Đánh dấu chọn mục Macro Virus Protection rồi nhấn OK. Với Word 2000, chọn Tools.Macro.Security, chọn Security Level là High hoặc Medium (hình 1) rồi nhấn OK.

    Đừng để sập bẫy. Khi mở một tài liệu có macro, khung hội thoại như hình 2 xuất hiện. Nếu không chắc đó là một macro an toàn, hãy nhấn Disable Macros hay Do Not Open. Nếu chọn mục Disable Macros, Word 97 sẽ mở tài liệu ở chế độ chỉ đọc (read-only). Muốn lưu tài liệu này sau khi có sửa đổi gì đó, bạn phải nhấn Save As. Word 2000 cho phép bạn lưu tài liệu khi có sửa đổi nhưng lại loại bỏ macro khi lưu. Trong Word 97, đừng bỏ dấu chọn khỏi hộp kiểm tra 'Always ask', vì như thế sẽ vô hiệu hóa tính năng chống virus mặc định cho mọi tài liệu. (Word 2000 không có tính năng này.)

    Đừng mở tài liệu của người lạ. Phải biết rõ nguồn gốc của những tài liệu bạn muốn mở. Chớ mở tài liệu nào không rõ xuất xứ.

    Luôn cập nhật thông tin mới. Thường xuyên vào địa chỉ web Office Update của Microsoft (officeupdate.microsoft.com) để tải những tiện ích và thông tin mới nhất về phòng chống virus macro.

    Đừng mất cảnh giác. Không phải chương trình chống virus nào cũng có thể phát hiện được virus trong Word. Tuy nhiên, Norton Anti-Virus của Symantec xử lý loại virus này khá dễ dàng.

    Nhiều người dùng Word thường tạo bảng để lưu địa chỉ và những dữ liệu khác của họ. Bảng biểu rất tiện lợi, nhất là với những ai chỉ dùng Word. Khi bạn muốn xuất dữ liệu sang các ứng dụng khác như trình quản lý cơ sở dữ liệu hoặc quản lý thông tin nhân sự, Word có thể chuyển bảng thành dạng text một cách nhanh chóng để nhập vào các ứng dụng khác. Thực hiện những bước sau:

1. Kiểm tra xem ô nào trong bảng có dấu phẩy. Trước khi chuyển sang text, thêm dấu ngoặc kép vào đầu và cuối nội dung của những ô có dấu phẩy để tránh lỗi khi nhập dữ liệu vào ứng dụng khác.

2. Đặt con trỏ vào bất kỳ vị trí nào trong bảng, chọn Table.Select Table.

3. Muốn bảng không bị sửa đổi, chép nó vào clipboard (<Ctrl>-C), mở một tài liệu mới(<Ctrl>-N) rồi dán bảng vào (<Ctrl>-V).

4. Chọn toàn bộ bảng lần nữa như ở bước 2.

5. Chọn Table.Convert Table to Text.

6. Trong khung hội thoại Convert Table to Text, chọn tùy chọn Commas rồi nhấn OK.

7. Lưu tài liệu mới này, chọn Text Only trong danh sách ỏSave as typeõ của khung hội thoại Save As.

8. Dùng tính năng nhập (import) của chương trình khác để nhập file text này.

    Đưa dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu (CSDL) vào bảng trong Word là công việc thường gặp ví dụ như nhập sổ địa chỉ từ một PIM (Personal Information Manager) hay CSDL hàng tồn từ một chương trình khác. Sau đây là cách thực hiện:

1. Trong chương trình khác, dùng các công cụ xuất (export) của chúng để xuất dữ liệu dưới dạng dùng dấu phẩy phân cách (comma-delimited).

2. Vào Word, đưa con trỏ vào vị trí muốn bảng xuất hiện.

3. Với Word 6 và 7, chọn Insert.Database. Còn với Word 97 hay 2000, chọn View.Toolbars rồi hiển thị thanh công cụ Database và nhấn vào hình tượng Insert Database.

4. Vào khung hội thoại Database, nhấn Get Data. Sau đó vào khung hội thoại Open Data Source, chọn file bạn vừa tạo rồi nhấn Open.

5. Trở lại khung hội thoại Database, nhấn Insert Data. Nếu muốn, dùng các nút Query Options hay Table AutoFormat để điều chỉnh dữ liệu trước khi nhấn Insert Data.

6. Khi khung hội thoại Insert Data xuất hiện, nhấn OK lần nữa (để nhập tất cả các mẩu tin) hoặc chỉ định số thứ tự của mẩu tin đầu tiên và cuối cùng trước khi nhấn OK. Word sẽ tạo một bảng chứa dữ liệu này.

    Việc làm này tuy dễ nhưng không rõ ràng (hình 3). Muốn thay đổi thông số mặc định của bất cứ thành phần nào trong một tài liệu Word trong đó có Header và Footer, hãy thực hiện như sau (áp dụng với Word 7, 97 và 2000):

1. Chọn Format.Style.

2. Chọn All styles dưới mục List trong khung hội thoại Style.

3. Từ những lựa chọn trong danh sách Styles, chọn Header hay bất cứ gì bạn muốn thay đổi.

4. Nhấn Modify.

5. Trong khung hội thoại Modify Style, chọn Add to template rồi nhấn nút Format và chọn Font từ menu vừa xuất hiện.

6. Thay đổi font trong khung hội thoại Font quen thuộc rồi nhấn OK trong cả hai khung hội thoại Font và Modify Style.

7. Lặp lại từ bước 3 đến bước 6 cho bất kỳ thành phần nào bạn muốn sửa đổi. Nhấn Close trong khung hội thoại Style là xong.

In tài liệu bằng mọi loại máy in

    Hỏi: Tôi tạo một tài liệu khá dài trong Word 97 rồi đưa sang máy tính lớn (mainframe) để in ra bằng máy in dòng (line printer). Có cách nào để giữ lại các thông số phân trang, header, footer và những định dạng khác trong khi vẫn tạo file text ASCII đơn thuần mà mainframe có thể hiểu?

    Đáp: Có và kỹ thuật này áp dụng được với Word, WordPerfect cũng như với hầu hết các chương trình trên Windows. Bạn cần một driver máy in của Windows. Driver này giữ lại các thông số về lề, header, footer và footnote nhưng dùng font mặc định của máy in. Sau đây là cách cài driver và sử dụng nó:

1. Chọn Settings.Printers trên menu Start.

2. Nhấn đúp vào hình tượng Add Printer, nhấn Next, chọn Local hay Network rồi nhấn Next lần nữa nếu bạn đang ở trên mạng.Chọn Generic từ danh sách Manufacturers rồi nhấn Next.

3. Chọn File từ danh sách ỏAvailable portsõ rồi nhấn Next.

4. Trong cửa sổ Add Printer Wizard, để trống mục ỏPrinter nameõ. Nếu không muốn Generic trở thành máy in mặc định, bạn phải chọn nút No. Nhấn Next.

5. Nhấn No khi được hỏi có muốn in thử một trang không rồi nhấn Finish.

6. Đưa đĩa Windows 95/98 vào.

    Khi đã cài xong driver máy in Generic/Text, bạn có thể dùng nó bằng cách:

1. Mở một tài liệu, chọn File.Print. Trong khung hội thoại Print, chọn Generic/Text từ danh sách Name, nhấn Close. Bạn phải đặt tên file có phần mở rộng là .prn. Nhấn Close là tài liệu của bạn sẽ được định dạng lại theo driver mới này.

2. Khi đã soạn xong tài liệu, chọn File.Print lần nữa rồi nhấn OK. Windows sẽ yêu cầu bạn nhập tên file, nhấn OK. File kết quả sẽ là một phiên bản được định dạng lại thích hợp để in trực tiếp ra hầu hết các máy in. Có thể bạn phải thử các thông số của driver để đạt kết quả vừa ý. Muốn thực hiện điều này, chọn Properties trong khung hội thoại Print.

    Muốn in từ một máy tính khác không có các driver máy in của bạn, vào dấu nhắc DOS, gõ Copy filename.txt PRN/b, trong đó filename.txt là tên file muốn in. Tuỳ thuộc vào máy in, có thể bạn phải nhấn nút Form Feedra để đẩy trang in cuối cùng ra.

Khi cần biết tổng số trang của một tài liệu Word 97 hay 2000, chỉ cần nhìn vào thanh trạng thái ở góc dưới bên trái. Nếu muốn biết thêm thông tin về tài liệu như số từ, đoạn, dòng và số ký tự của một tài liệu, chọn Tools.Word Count. Còn một cách nữa rất tiện: bạn sẽ biết được những thông tin tương tự của một phần văn bản được chọn bằng cách điểm sáng phần đó rồi chọn Tools.Word Count.

Diễm Trang
PC World Mỹ 8/1999

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com