PCWorld VN 8/99

Nhập tập tin văn bản vào Excel 2000

    Người dùng Excel đã từ lâu ghen tị với khả năng chèn một tập tin văn bản vào bảng tính của Lotus 1-2-3. Ngoại trừ Excel 2000, những phiên bản trước của Excel đều yêu cầu bạn phải mở tập tin văn bản rồi mới sao chép và dán dữ liệu vào bảng tính.

    Excel 2000 thực hiện điều này dễ dàng. Bạn có thể thấy tính năng này trong menu File hay chọn Data.Get External Data.Import Text File.

    Lệnh này sẽ mở một khung hội thoại để bạn chọn tập tin văn bản sau đó thì Text Import Wizard cho phép chỉ định cách Excel nhập dữ liệu. Sau cùng, trong khung hội thoại Import Data bạn chỉ ra vị trí đưa dữ liệu vào (hình 1).

    Excel nhập tập tin văn bản như thao tác truy vấn cơ sở dữ liệu để bạn có thể cập nhật nếu dữ liệu trong tập tin văn bản thay đổi. Muốn nhập file này dưới dạng dữ liệu tĩnh, nhấn Properties trong khung hội thoại Import Data rồi bỏ chọn mục Save query definition.

    Chắc bạn đã biết Excel 2000 có hỗ trợ siêu liên kết tự động. Bất cứ khi nào bạn gõ vài kí tự giống địa chỉ URL hay địa chỉ e-mail, tính năng này sẽ tự động chuyển nội dung thành dạng siêu liên kết.

    Nhưng nếu bạn không muốn tạo một siêu liên kết thì sao?

    Chưa có cách nào để tắt tính năng siêu liên kết tự động của Excel nhưng bạn có thể lờ nó đi. Nếu Excel tạo siêu liên kết từ một ô bạn nhập vào, nhấn nút Undo (hoặc <Ctrl>-Z) để phục hồi nội dung của ô này thành dạng text thông thường.

    Thật ngạc nhiên là Excel không có cách nào để loại bỏ tất cả các siêu liên kết trong một bảng tính mà phải thực hiện điều này cho từng ô một: nhấn phím phải vào ô có chứa siêu liên kết rồi chọn Hyperlink.Remove Hyperlink. Rất tiếc là lệnh này chỉ thực hiện được khi bạn chọn một ô duy nhất. Muốn vô hiệu hóa tất cả các siêu liên kết một cách nhanh chóng, dùng macro sau: nhấn <Alt>-<F11> để mở trình Visual Basic Editor, chọn Insert.Module để đưa một module mới vào rồi nhập đoạn mã sau:

Sub ZapHyperlinks()

Cells.Hyperlinks.Delete

End Sub

    Khi thực thi macro ZapHyperlinks, mọi siêu liên kết trong bảng tính hiện hành sẽ bị xóa hết và được thay bằng text.

Khi gõ ngày tháng vào một ô, Excel có thể hiển thị nó dưới dạng năm có hai chữ số, ví dụ 16/7/99. Nếu muốn hiển thị năm bằng bốn chữ số để chuẩn bị sang năm 2000, bạn phải thay đổi định dạng ngày tháng mặc định. Excel dùng ngày tháng hệ thống làm thông số mặc định của nó. Muốn thay đổi thông số này, chọn Start.Settings.Control Panel.Regional Settings. Nhấn mục Date rồi chọn định dạng năm có bốn chữ số cho mục Short date (hình 2).

Diễm Trang
PC World Mỹ 8/1999

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com