PCWorld VN 6/99

    Thật là khổ khi phải sao chép một phần nội dung từ tài liệu này sang tài liệu khác trong Word 6, 7 và 97. Bạn phải chọn phần nội dung cần sao chép, chép nó vào clipboard rồi chuyển sang các cửa sổ tài liệu khác và dán vào.

    Có một macro có thể giúp bạn thực hiện công việc này một cách tự động. Muốn dùng macro này, chỉ cần mở các tài liệu nguồn và đích, chọn đối tượng đầu tiên cần sao chép rồi chạy macro để thực hiện việc sao chép. Muốn chỉ định vị trí đối tượng sẽ được chép vào tài liệu đích, nhấn vào vị trí bạn muốn rồi chọn đối tượng cần chép trong tài liệu nguồn.

    Lặp lại quá trình này đến khi chép xong hết các đối tượng bạn cần. Muốn thực hiện nhanh hơn, đưa macro lên thanh công cụ. Sau đây là cách thiết đặt macro MoveIt:

1. Chọn Tools.Macro.Macros.

2. Gõ MoveIt vào mục "Macro name" trong khung hội thoại Macros rồi nhấn Create.

3. Cẩn thận gõ nội dung sau vào giữa các dòng Sub MoveIt và End Sub:

4. Chọn File.Save Normal rồi chọn File.Close and Return to Microsoft Word.

1. Chọn Tools.Macro.

2. Gõ MoveIt vào mục "Macro Name" trong khung hội thoại Macro rồi nhấn Create.

3. Cẩn thận gõ nội dung sau vào giữa các dòng Sub Main và End Sub:

4. Chọn File.Close và nhấn Yes.

Sau đây là cách để đưa macro MoveIt vừa tạo lên thanh công cụ:

1. Chọn Tools.Customize.

2. Nhấn mục Commands trong khung hội thoại Customize rồi chọn Macros từ danh sách Categories.

3. Từ danh sách Commands, nhấn và kéo Normal.New Macros.MoveIt rồi thả nó vào một vị trí nào đó trên thanh công cụ.

4. Nếu muốn macro hiển thị trên thanh công cụ bằng một hình tượng (icon) thay vì bằng tên của nó, chọn Modify Selection trong khung hội thoại Customize rồi chọn Default Style. Nhấn Modify Selection lần nữa rồi Change Button Image và chọn một hình tượng. Nhấn Close để hoàn tất.

1. Chọn Tools.Customize.

2. Nhấn mục Toolbars trong khung hội thoại Customize rồi chọn Macros từ danh sách Categories.

3. Nhấn MoveIt trong danh sách Macros rồi kéo và thả nó lên thanh công cụ. Khi khung hội thoại Custom Button xuất hiện, chọn một hình tượng hoặc Text Button. Nhấn Assign và chọn Close để kết thúc.

    Office 2000 có tính năng Collect and Paste giúp người dùng chép nhiều đối tượng cùng lúc vào clipboard rồi dán chúng vào một tài liệu mới (hình 1). Sau đây là cách thực hiện:

1. Mở tài liệu nguồn, nhấn phím phải vào bất kỳ thanh công cụ nào rồi chọn Clipboard từ thực đơn xuất hiện.

2. Kéo thanh công cụ Office Clipboard đến vị trí thuận tiện.

3. Chọn đối tượng bạn muốn chép. Nhấn hình tượng Copy trên thanh công cụ Clipboard. Lặp lại bước này cho những đối tượng khác.

4. Mở và chuyển sang tài liệu đích và đưa con trỏ đến vị trí bạn muốn dán.

5. Muốn dán đối tượng nào từ Clipboard, chỉ cần nhấn vào hình tượng của nó trên thanh công cụ Clipboard.

Mách nhỏ: Lướt con trỏ chuột lên các hình tượng để xem vài ký tự đầu tiên của đối tượng.

6. Muốn dán toàn bộ các đối tượng trong Clipboard theo thứ tự bạn chép chúng vào, nhấn hình tượng Paste All.

7. Muốn "dọn sạch" Clipboard, nhấn hình tượng Delete.

    Menu của Word 2000 khá thú vị. Chúng nhớ lệnh nào bạn vừa dùng và chỉ hiển thị những lệnh bạn thường dùng nhất ngoài các lệnh cơ bản. Những lệnh ít được dùng sẽ không xuất hiện trên màn hình trừ khi bạn nhấn vào thực đơn con dưới cùng trong từng thực đơn. Rất tiếc, nếu mở thực đơn bằng cách nhấn vào tên của nó thì phải mất vài giây để chọn một lệnh bạn muốn dùng, vì Word còn phải hiển thị tất cả các lệnh trên thực đơn.

    Sau đây là cách tắt chế độ tự động này (Hình 2).

1. Chọn Tools.Customize.

2. Nhấn mục Options trong khung hội thoại Customize.

3. Nhấn Show full menus after a short delay để vô hiệu hóa tùy chọn này.

4. Nhấn Close.

    Nếu bạn cần biên soạn tài liệu giảng dạy hoặc chỉ muốn lấy hình ảnh từ một Web site đang hiển thị trình duyệt, thì việc (capturing) màn hình và đưa chúng vào tài liệu Word thật đơn giản. Thủ thuật dưới đây làm việc được với mọi phiên bản Word (từ 6 đến 2000). Lưu ý rằng nó sẽ làm tài liệu của bạn trở nên "nặng" hơn rất nhiều vì dùng kỹ thuật OLE của Windows làm chất liệu kết dính để dán hình ảnh từ clipboard vào tài liệu.

1. Vào Word, chuyển đến ứng dụng có màn hình bạn muốn chụp. Nhấn <Alt>-<Tab> để chuyển qua lại giữa các ứng dụng hoặc nhấn vào các nút của chúng trên thanh tác vụ nếu đang dùng Windows 9x.

2. Muốn chụp toàn màn hình (full-screen image), nhấn <Print Screen>. Nếu chỉ muốn chụp cửa sổ đang kích hoạt, nhấn <Alt>-<Print Screen> (nếu khung hội thoại nào đang được kích hoạt, tổ hợp phím này chỉ chụp khung hội thoại đó mà thôi).

3. Trở lại màn hình Word, đưa con trỏ đến vị trí muốn dán, nhấn <Ctrl>-V hoặc chọn Edit.Paste.

4. Dùng các công cụ của Word để thay đổi kích thước hoặc xén bớt hình vừa dán theo ý bạn.

    Bạn có thể bắt đầu công việc nhanh hơn bằng cách tùy biến cách thức Word khởi động khi nhấn vào shortcut trên desktop hoặc chọn Word từ thực đơn Start. Sau đây là cách dùng các tham số khởi động:

    Nhấn phím phải vào shortcut khởi động Word trên desktop, chọn Properties. Hoặc nhấn phím phải vào thanh tác vụ rồi chọn Properties từ thực đơn xuất hiện. Nhấn mục Start Menu Programs rồi nhấn Advanced. Tìm đến mục Microsoft Word rồi nhấn phím phải vào nó và chọn Properties. Nhấn mục Shortcut trong khung hội thoại Microsoft Word (hình 3).

    Cuối cùng, làm theo hình 4. Gõ một tham số vào sau nội dung có sẵn trong mục Target. Nhớ phải có một khoảng trắng trước tham số (nghĩa là khoảng trắng trước dấu /).

Hình 4: Khởi động Word nhanh hơn bằng cách chỉ định những gì cần nạp lúc khởi động.á

    Một số máy in phun mực thông thường chỉ in được một phần của số trang được chèn vào chân trang bằng lệnh Insert.Page Numbers. Sở dĩ như thế là vì máy in không thể in được những gì cách mép dưới trang giấy chưa tới 1.68cm (0.66 inch). Trong khi đó, theo mặc định, Word in chân trang cách mép dưới giấy từ 1.27cm (0.5 inch).

    Muốn thay đổi giá trị mặc định này trong mọi phiên bản Word, chọn File.Page Setup. Vào mục "From edge" trong khung hội thoại Page Setup, nhấn mũi tên hướng lên để tăng khoảng cách Footer thành "0.7". Nhấn Default rồi chọn Yes.

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com