Các công cụ trợ giúp đắc dụng
Xem bai viet bang font ABC
PCWorld 6/99
Bất kể bạn quen dùng chuột hay dùng bàn phím thì những thủ thuật và tiện ích sau đây cũng sẽ làm cho công việc của bạn trôi chảy hơn.
Việc dọn dẹp màn hình Windows thường chỉ dừng lại ở mức độ làm sao cho giao diện Win95 dễ nhìn hơn. Có 2 thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tình trạng này thì lại hay bị bỏ qua, đó là chuột và bàn phím.
Hãy nghĩ mà xem. Một ngày bạn phải nhấn phím chuột bao nhiêu lần? Bao nhiêu lần bạn phải di chuyển tay giữa chuột và bàn phím? Gõ bao nhiêu ký tự thừa? Rồi bao nhiêu lần bạn dùng chuột để mở thanh menu thay vì nhấn những tổ hợp phím tương đương?
Nếu chỉ một vài lần nhấn phím hay thao tác chuột một cách không cần thiết thì không có gì đáng nói, nhưng nhiều lần cộng lại sẽ làm giảm năng suất, tăng số lỗi, và tay bạn phải hoạt động nhiều một cách vô ích.
Các tiện ích cho chuột và bàn phím không phải là thứ được các công ty đổ xô vào khai thác kinh doanh. Nhưng bất cứ khi nào người dùng Windows có nhu cầu thì lập tức một lập trình viên dám nghĩ dám làm nào đó sẽ có ngay giải pháp. Các công ty phần mềm nhỏ thường phát triển rất nhiều những cải tiến dành cho chuột và bàn phím. Trên thực tế họ đã sản xuất những tiện ích thông minh và có ích nhất mà chúng ta đang sử dụng ngày nay.
Nhưng trước khi bàn về các tiện ích, bạn cần xác định xem mình đã tận dụng tối đa cấu hình hiện thời của chuột và bàn phím hay chưa.
Những động tác thừa với bàn phím
Windows được thiết kế là để dùng chuột, có nghĩa đây là sự thiết kế không hiệu quả. Nhiều người thực hiện những việc thông thường bằng chuột không phải vì đây là cách nhanh nhất hay tốt nhất mà là cách "lười biếng" nhất. Vì nếu không dùng chuột bạn sẽ phải học và nhớ các phím tắt (shortcut) - và chẳng ai có thời gian để làm điều này.
Có thể dễ dàng chỉ ra nhiều ví dụ chứng tỏ việc dùng tổ hợp phím tiết kiệm được thời gian nhiều hơn. Chẳng hạn bạn muốn xem đặc tính của một file trong Explorer. Nếu dùng chuột bạn phải chuyển con trỏ tới tên file, nhấn phím phải rồi chọn Properties từ menu. Còn nếu dùng bàn phím, bạn chỉ việc nhấn tổ hợp phím Alt+Enter. Khi người dùng chuột muốn thay đổi đặc tính của file thành dạng "chỉ-đọc" (read-only), họ phải nhấn vào mục Read-Only rồi nhấn OK, người dùng bàn phím chỉ việc nhấn Alt+R và Enter là xong.
Nói chung chương trình nào cũng có các shortcut, bất kể đó là Word hay Netscape Navigator. Tất nhiên Windows chấp nhận cả hai giải pháp dùng chuột và dùng bàn phím, bạn dùng giải pháp nào tiện nhất. Ví dụ nếu tay bạn đang để sẵn trên chuột thì rõ ràng khi đó thao tác bằng chuột sẽ nhanh hơn. Còn khi đang nhập liệu hay soạn thảo văn bản thì việc rời tay khỏi bàn phím để dò dẫm bằng chuột thật mất thời gian và không cần thiết.
Một điều không thể phủ nhận là chuột rất cần thiết trong nhiều việc. Đơn cử là xử lý hình ảnh trong bất kỳ chương trình đồ họa nào cũng đòi hỏi phải có chuột. Nhiều tác vụ Explorer cũng dễ dàng hơn nếu bạn thực hiện bằng chuột. Và mặc dù có thể di chuyển file bằng bàn phím nhưng thao tác kéo và thả vẫn được ưa chuộng hơn.
Phần "Các tổ hợp phím quan trọng" cung cấp một danh sách các tổ hợp phím trong Win95/98 và các chương trình chạy trên Windows. Phần còn lại của bài này hướng dẫn bạn sử dụng một số shortcut thông dụng nhất.
Cắt và dán trong các chương trình Windows
Nhấn Ctrl+X để cắt một đoạn văn bản hay đối tượng
Nhấn Ctrl+C để sao chép một đoạn văn bản hay đối tượng
Nhấn Ctrl+V để dán một đoạn văn bản hay đối tượng
Trong đa số trường hợp, khi đang soạn thảo văn bản, dùng các tổ hợp phím để cắt, sao chép và dán hiệu quả hơn dùng chuột. Ngay cả khi bạn đã chuột để chọn một đoạn văn bản thì nhấn Ctrl+C để copy nó vẫn nhanh hơn là nhấn vào nút Copy trên thanh công cụ. Vì các phím X, C, và V ở bên trái bạn trong khi chuột lại ở bên phải nên trong trường hợp này bạn có thể sử dụng phối hợp cả hai phương pháp. Chẳng hạn, sau khi nhấn Ctrl+C để chép một đoạn văn bản, bạn có thể dùng chuột cuộn đến một phần khác của văn bản và nhấn Ctrl+V để dán.
Nếu bạn chỉ muốn học thuộc 3 tổ hợp phím thôi thì những tổ hợp này đáng chọn nhất để thao tác với máy tính dễ dàng hơn.
Di chuyển trong Windows
Nhấn Alt+Tab để di chuyển giữa các cửa sổ đang mở
Nhấn Ctrl+Esc để mở menu Start
Khi nhấn Alt+Tab, Win95 sẽ xuất hiện một hộp thoại chứa các biểu tượng đại diện cho tất cả cửa sổ đang mở. Giữ phím Alt, rồi nhấn Tab để di chuyển đến từng biểu tượng. Thả cả hai phím ra khi chọn được cửa sổ mong muốn. Nếu đổi ý, bạn có thể nhấn bất kỳ phím nào để hủy thao tác trên.
Alt+Tab phát huy tác dụng nhất khi bạn chỉ có một vài cửa sổ đang mở và tay bạn đang thao tác trên bàn phím. Nếu có nhiều cửa sổ đang mở thì có lẽ dùng chuột là tốt hơn cả.
Ctrl+Esc đưa bạn tới menu Start, từ đó bạn có thể dùng phím mũi tên để di chuyển giữa các mục. Cũng có thể nhấn vào chữ cái đầu của một mục để chọn mục đó, ví dụ, nhấn P để chọn mục Programs. Bạn có thể truy cập tới Taskbar bằng cách nhấn Ctrl+Esc, Esc, Tab rồi dùng phím mũi tên để di chuyển giữa các mục trên thanh tác vụ. Nhưng nếu bàn phím của bạn có các phím Win95 (nằm giữa phím Ctrl và Alt) thì cách nhanh hơn là nhấn Winkey+Tab sau đó dùng các phím mũi tên.
Di chuyển trong Explorer
Nhấn Tab để di chuyển giữa các cửa sổ Folder, Contents, và hộp liệt kê thanh công cụ (cũng có thể dùng phím F6).
Nhấn phím mũi tên lên và xuống để di chuyển lên xuống trong folder hay danh sách file.
Nhấn phím mũi tên phải và trái để mở rộng hoặc thu hẹp một cây thư mục trong cửa sổ Folder.
Nhấn phím Home hay End để tới đầu hoặc cuối một danh sách.
Đối với hầu hết các tác vụ quản lý file, kể cả di chuyển và sao chép, thì giải pháp dùng chuột nói chung là nhanh và thuận tiện hơn. Mặc dù bạn có thể thực hiện các thao tác này bằng bàn phím theo phần hướng dẫn ở trên nhưng khá rắc rối.
Tuy nhiên nếu bạn chỉ chăm chú vào các folder thì bàn phím lại tỏ ra thuận tiện hơn. Cũng nên nhớ là việc nhấn chữ cái đầu của tên folder hay tên file sẽ di chuyển con trỏ của bạn tới folder hay file đó.
Quản lý file trong Explorer và My Computer
Nhấn Ctrl+Z để hoàn tác (undo) một thao tác.
Nhấn phím Del để xóa file.
Nhấn phím F2 để đổi tên file.
Nhấn Shift+Phím-mũi-tên-lên hoặc Shift+Phím-mũi-tên-xuống để chọn nhiều file nằm cạnh nhau.
Có lẽ trong các thủ thuật kể trên thì đáng giá nhất là Ctrl+Z. Đây là thao tác nhanh nhất và thuận tiện nhất để phục hồi Explorer hoặc một file khi bạn đã xóa, sao chép, di chuyển, hay đổi tên. Muốn biết mình sẽ undo cái gì, nhấn Alt+E để mở menu Edit, thay đổi mà bạn sẽ thực hiện nằm ngay dòng trên cùng của menu (ví dụ Undo Rename).
Nhấn phím Del sẽ chuyển một file vào Recycle Bin. Tuy nhiên bạn cũng có thể xóa vĩnh viễn file này mà không thông qua Recycle Bin bằng cách nhấn Shift+Del. Phím F2 có tác dụng như nhấn chuột để chọn tên file, sau đó ngừng và nhấn lại lần thứ hai. Khi đó tên file sẽ được đóng khung và bạn có thể dùng bàn phím để đổi tên file.
Dùng tổ hợp phím Shift với các phím mũi tên cho phép bạn chọn nhiều tên file như khi nhấn Shift và chọn các file bằng chuột. Ngoài ra có thể nhấn Shift+Home để chọn tất cả các file từ file đang được chọn trở lên đầu danh sách; Shift+End để chọn tất cả các file kể từ file đang được chọn xuống hết danh sách. Việc chọn nhiều file không đứng cạnh nhau thì khó và kém trực quan hơn.
Với chuột, giữ phím Ctrl rồi dùng chuột để chọn từng file. Với bàn phím, bạn cũng nhấn giữ phím Ctrl trong khi dùng phím mũi tên di chuyển, tới file muốn chọn rồi nhấn phím spacebar.
Mở, lưu và in file
Nhấn Ctrl+O để mở file
Nhấn Ctrl+S để lưu file
Nhấn Ctrl+P để in file
Một lần nữa, nếu tay bạn đang ở trên bàn phím thì việc thực hiện các thao tác mở, lưu hay in file bằng các tổ hợp phím sẽ nhanh và thuận tiện hơn nhiều so với dùng chuột để nhấn vào các nút trên thanh công cụ. Đặc biệt, Ctrl+S là tổ hợp phím mà bạn nên dùng thường xuyên để lưu văn bản đang soạn thảo. Một số chương trình như Word, Excel và Network Navigator còn cho phép nhấn Ctrl+N để mở một tài liệu mới. Nhấn Ctrl+P tương tự như chọn Print từ menu File, tức là mở hộp thoại Print. Riêng việc nhấn vào biểu tượng Print trên thanh công cụ để gửi thẳng file ra máy in là không có shortcut tương ứng.
Truy cập các tài nguyên của Windows
Nhấn F1 để mở Help trong Windows cũng như trong hầu hết các chương trình
Nhấn F3 để mở Windows Find trong Windows
Nhấn Alt+Enter để mở hộp thoại các đặc tính của folder hay file đã chọn từ Explorer hoặc My Computer
Nhấn Winkey+Pause để mở hộp thoại System Properties
Các hộp thoại trong nhiều chương trình, cũng như hộp thoại và cửa sổ trong Windows đều không có nút Help. Vì vậy, thủ thuật duy nhất là nhấn F1. Tùy vào từng chương trình cụ thể mà nhấn F1 có thể là hiển thị cửa sổ Help chính của chương trình hay chỉ đưa ra phần trợ giúp của tình huống bạn đang đối phó. Chẳng hạn như trong hình 1, nhấn F1 trong hộp thoại Open của FileMaker Pro chỉ hiện ra phần chỉ dẫn liên quan đến khung văn bản File Name.
Hình 1: Nhấn F1 trong hộp thoại Open của FileMaker Pro để làm xuất hiện phần trợ giúp cảm ngữ cảnh.
Lưu ý là nhấn phím F3 để mở Find không áp dụng được trong đa số các chương trình, tùy từng chương trình mà phím này được giao những nhiệm vụ khác nhau. Ví dụ, F3 trong Word làm mở rộng trường Autotext.
Như đã nói từ trước, tổ hợp Alt+Enter để truy cập phần đặc tính nhanh hơn nhiều so với cả thao tác nhấn phím phải chuột hay chọn từ menu File. Nhiều người dùng máy tính không biết là họ có thể mở hộp thoại Properties cho nhiều file hoặc folder. Chọn các file và folder này rồi nhấn Alt+Enter. Nếu bạn đã chọn các folder, hộp thoại Properties sẽ cho biết số file và folder trong những folder đã chọn, cùng với lượng đĩa mà chúng chiếm. Lợi ích lớn nhất mà kỹ thuật này mang lại là nó cho bạn biết số byte thực tế mà những file này chiếm, chứ không phải con số làm tròn như trong Explorer hay My Computer.
Lưu ý là bạn không thể chọn nhiều folder trong khung Folder của Explorer.
Dùng bàn phím thay thế cho chuột
Bạn có thể dùng bàn phím để thực hiện những việc mà tưởng chừng chỉ có chuột mới làm được. Tổ hợp phím quan trọng nhất là Shift+F10 cho phép mở menu shortcut của một mục đã được điểm sáng. Shortcut này làm việc trong Explorer, My Computer và một số chương trình Windows khác. Nhấn phím Windows trên bàn phím cũng cho kết quả tương tự.
Hình 2: Nhấn Shift+F10 để hiển thị cùng menu ngữ cảnh như khi nhấn phím phải chuột lên một mục.
Shortcut cực kỳ hữu dụng trong các chương trình có menu ngữ cảnh đặc biệt cho những tác vụ đặc biệt. Ví dụ trong Microsoft Word, bạn có thể thiết đặt trình sửa lỗi chính tả để nó gạch dưới những từ không có trong từ điển; nhấn phím phải vào các từ này để hiển thị các lựa chọn thay thế. Đó là thao tác với chuột, còn nếu bạn đang làm việc trên bàn phím thì nhấn Shift+F10 nhanh và tiện hơn nhiều.
Có một thủ thuật mà rất nhiều người dùng không biết, đó là khả năng thiết lập Win95 để bàn phím có thể kiểm soát được chuột. Tính năng này gọi là MouseKeys. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để di chuyển chuột, còn những phím khác để nhấn, nhấn kép và thả chuột. Kích hoạt MouseKeys bằng cách chọn Accessibility Options từ Control Panel và nhấn vào mục Mouse trong hộp thoại Accessibility Properties.
|
DesiScroll 1.1 (shareware 19,95 USD)
Keyboard Express 95 (shareware, 24,95 USD)
MouseTool 2.06 (shareware, 19,95 USD)
PowerToys [XMouse] (Free)
ToggleMouse 4.3.7 (shareware, 19,95 USD)
|
Tuy nhiên MouseKeys không phải là tính năng thuận tiện, nó làm cho các ngón tay của bạn bị rối lên và bạn sẽ cảm thấy dùng các tổ hợp phím dễ hơn nhiều. Thế nhưng MouseKeys lại có thể phát huy tác dụng trong những trường hợp khẩn cấp (chẳng hạn ai đó lỡ làm rớt chuột của bạn xuống sàn rồi lại vô tình đạp lên nó).
Điều chỉnh bàn phím
Windows có một vài lựa chọn để điều chỉnh bàn phím của bạn. Những lựa chọn này có trong hộp thoại Keyboard Properties (mở bằng cách nhấn vào Keyboard trong Control Panel). Đó là:
Repeat Delay. Thanh trượt này kiểm soát thời gian mà một ký tự bắt đầu lặp lại khi bạn nhấn giữ phím tương ứng. Nếu thấy trong văn bản đang soạn thảo có nhiều ký tự bị lặp lại một cách không cố ý thì hãy điều chỉnh thanh trượt này về phía Long.
Repeat Rate. Đây là thanh trượt để điều chỉnh tốc độ một ký tự được lặp lại khi bạn nhấn giữ phím tương ứng. Tốc độ lặp lại không ảnh hưởng nhiều lắm tới việc nhập dữ liệu từ bàn phím.
Cursor Blink Rate. Thanh trượt này kiểm soát tốc độ nhấp nháy của con trỏ, muốn nhanh hay chậm tùy thuộc vào sở thích của từng người.
Hình 3: Dùng hộp thoại Keyboard Properties để hiệu chỉnh thời gian bạn phải nhấn giữ phím để ký tự đó lặp lại.
Ma thuật Macro
Macro bàn phím có thể hữu dụng trong việc tự động hóa một số tác vụ phổ biến, như chạy một số chương trình hay yêu cầu chúng tự động nạp những tài liệu đặc biệt nào đó. Nếu đã nâng cấp lên Win98, bạn có thể tận dụng trình ghi macro mới. Còn nếu vẫn đang dùng Win95 thì bạn cần trợ giúp của một tiện ích macro thứ ba. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy những tiện ích như thế này trên Web. Muốn xem danh sách các tiện ích macro, bạn tới trang Macros & Automation tại kho chứa các phần mềm shareware của TUCOWS (http://tucows.cows .net/macros95.html).
Tuy nhiên các macro luôn chứa đầy hiểm họa. Nếu nhấn tổ hợp phím không đúng, chúng có thể làm rối loạn chương trình của bạn. Ví dụ một macro được thiết lập trong Word gồm Alt+T+D để mở hộp thoại Merge Document. Nếu lỡ chạy macro này trong Explorer, nó sẽ mở hộp thoại Disconnect Network Drives. Và các phím tiếp theo có thể gây nguy hại thực sự.
Các chương trình macro nói chung rất dễ sử dụng, có các chức năng giống như trình ghi macro của Win3.x. Bạn tạo một macro mới, sau khi ghi xong chuỗi ký tự thì lưu macro này lại. Nhưng có thể bạn vẫn không hài lòng với các chương trình macro này vì gặp phải hai vấn đề. Thứ nhất, đa phần các chương trình macro đều không thâu tóm hết được các tổ hợp phím. Thứ hai là chúng thường không hoạt động trong lần thử đầu tiên. Bạn sẽ phải ghi đi ghi lại chương trình cho đến khi nào được thì thôi, hoặc là phải sửa lại macro bằng cách dùng ngôn ngữ kịch bản.
Trước khi sử dụng một chương trình macro, bạn cần tự làm quen với bản thân chương trình cũng như cách nó hoạt động. Hãy bắt đầu với những chương trình nhỏ, đơn giản để nếu có sai sót cũng không ảnh hưởng gì nhiều đến hệ thống.
Keyboard Express của Insight Software Solutions là một chương trình macro điển hình. Để sử dụng nó, bạn nhấn vào nút Add Hot Key trong cửa sổ chính, chọn một tổ hợp phím, nhấn nút Capture Keystrokes. Nhập chuỗi các phím mà bạn muốn tự động hóa, sau đó nhấn một tổ hợp phím để kết thúc quá trình ghi. Hoặc có thể thực hiện bằng cách nhập thủ công chuỗi ký tự từ hộp thoại Modify Hot Key (xem hình 4). Bạn cũng có thể sửa đổi một macro bằng cách dùng hộp thoại này.
Hình 4: Các chương trình macro thường sử dụng ngôn ngữ kịch bản mà bạn phải học trước khi có thể tự viết hay sửa đổi các macro.
Như minh họa trong hình 4, việc viết hay sửa một macro tương tự với việc lập trình. Nhiều phím được đại diện bằng các thẻ, giống như khi bạn viết một đoạn HTML. Ví dụ chuỗi *.TMP phải được viết là <Shift>8.TMP.
Các chương trình macro đòi hỏi bạn phải bỏ ra rất nhiều công sức trong khi hiệu quả thu được lại chẳng đáng là bao. Vì vậy nếu những gì bạn muốn chỉ là yêu cầu một số chương trình chạy vào những thời điểm nhất định thì tốt hơn hết là sử dụng một trình lập lịch. Những chương trình có đầy đủ tính năng như Word hay Excel đều có các chức năng macro riêng của chúng để dễ dàng hơn cho người sử dụng.
Mouse cường tráng
Nói chung chúng ta thường thích thú hơn với những cải tiến của chuột. Hiện nay có rất nhiều tiện ích thông minh để có thể sử dụng chuột một cách đơn giản và thuận tiện hơn.
Đáng lưu ý nhất là MouseTool, chương trình có thể nhấn chuột giùm cho bạn. Các menu, nút bấm hay thanh công cụ, thanh tác vụ, thanh cuộn - bất cứ khi nào cần kích hoạt một tác vụ, bạn sẽ không cần phải nhấn chuột nữa. Bạn chỉ cần đưa con trỏ chuột qua đối tượng, phần việc còn lại là của MouseTool. Thoạt nghe chắc bạn còn chưa tin: Làm sao MouseTool có thể biết khi nào thì bạn muốn nhấn chuột và khi nào là con trỏ chuột chỉ tình cờ đi ngang qua đối tượng?
Giải pháp của MouseTool rất đơn giản: nó sẽ không thực hiện thao tác nhấn chuột chừng nào con trỏ còn chưa dừng lại. Và bạn có thể đưa ra thời gian MouseTool phải chờ kể từ khi bạn ngưng di chuyển chuột cho tới khi nó nhấn.
Bạn cũng có thể kích hoạt tính năng nhấn-và-thả. Khi trỏ vào một đối tượng - chẳng hạn là tên file - MouseTool sẽ nhấn xuống, ngừng lại một lúc, rồi thả ra và trong quá trình ngưng lại đó bạn di chuyển đối tượng đã chọn.
Tuy nhiên cũng có một vài vấn đề nhỏ đối với MouseTool, ví dụ như khi dùng nó trong Microsoft Word: khi chọn một đoạn văn bản bằng chuột, có khi chỉ một chuyển động rất nhỏ là có thể làm mất đi đoạn văn bản này. Nhưng có chức năng Context Monitoring cho phép bạn vô hiệu hóa MouseTool trong một số cửa sổ đã chọn.
MouseTool buộc bạn phải thay đổi thói quen sử dụng máy tính một chút. Chẳng hạn bạn không thể lơ là với chuột khi đang soạn thảo một văn bản; MouseTool sẽ di chuyển con trỏ của bạn bất cứ khi nào bạn ngưng dùng chuột. Và tất nhiên là bạn có thể nhấn nút sai nếu không chú tâm khi làm việc.
Một công cụ định hướng hữu dụng khác là XMouse trong phần mềm PowerToys của Microsoft. XMouse cho phép chọn một cửa sổ mới mà không yêu cầu phải nhấn vào cửa sổ đó bằng chuột. Giả sử có 2 bản Explorer cùng mở thì bạn có thể chuyển từ cửa sổ thứ nhất sang cửa sổ thứ hai bằng cách đưa con trỏ chuột chạm vào cửa sổ thứ hai. Tiện ích thứ ba là DesiScroll cho phép cuộn một cửa sổ mà không cần dùng thanh cuộn. Chỉ cần nhấn phím phải vào bất cứ đâu trong cửa sổ và giữ phím chuột đồng thời di chuyển chuột lên xuống. Theo cách này bạn sẽ không còn phải liên tục di chuyển chuột trên thanh cuộn nữa (và bạn có thể giấu thanh cuộn này đi để màn hình được rộng thêm ra). Tuy nhiên DesiScroll lại không có tác dụng với thanh cuộn ngang.
Cuối cùng là ToggleMouse, một tiện ích đa mục đích cho phép bạn kiểm soát chuột trong mọi trường hợp.
Kim Nhung
Practical Windows 5/1999
PcLeHoan
1996 - 2002
Mirror :
http://www.pclehoan.com
Mirror :
http://www.lehoanpc.net
Mirror :
http://www.ktlehoan.com