PCWorld VN 3/99

    Các shortcut menu xuất hiện khi nhấn phím phải chuột có thể tiết kiệm thời gian giúp bạn nhờ hiển thị những lệnh thường dùng cho một tác vụ đặc biệt nào đó. Tuy nhiên, nhiều shortcut menu không đáp ứng được nhu cầu của bạn. Ví dụ, nếu nhấn phím phải vào một từ trong một tài liệu, bạn sẽ không thấy lệnh Thesaurus xuất hiện. Bạn có thể thêm nó vào shortcut menu bằng cách dùng một phương pháp mà không có tài liệu nào đề cập đến.

1. Chọn Tools.Customize rồi nhấn mục Toolbars trong khung hội thoại Customize.

2. Trong danh sách Toolbars, đánh dấu chọn vào khung kế bên chữ Shortcut Menus để hiển thị thanh công cụ Shortcut Menus.

3. Nhấn vào loại lệnh thích hợp trong thanh công cụ Shortcut Menus để hiển thị danh sách các menu của nó rồi chọn menu bạn cần bổ sung.

4. Vào khung hội thoại Customize, nhấn mục Commands. Chọn một lệnh thích hợp từ danh sách Categories. Ví dụ, lệnh Thesaurus thuộc loại Tools tương ứng với vị trí của nó trong menu của Word. Nhấn vào lệnh bạn muốn thêm vào menu rồi kéo-thả nó lên shortcut menu được hiển thị. Lệnh mới này sẽ xuất hiện trên shortcut menu khi bạn nhả phím chuột ra (hình 1). Nhấn Close.

    Lưu ý: Bạn có thể bỏ bất cứ lệnh nào trên shortcut menu bằng cách kéo nó ra khỏi menu này và thả ở đâu đó trong cửa sổ tài liệu.

1. Chọn Tools.Customize rồi nhấn mục Menus trong khung hội thoại Customize.

2. Vào danh sách Change What Menu, tìm và chọn menu bạn muốn tuỳ biến.

3. Bạn sẽ thấy một danh sách các loại lệnh có tên giống như "File" và "Format". Chọn loại lệnh bạn muốn thêm. Nếu không tìm được lệnh đang cần thì chọn All Commands.

4. Trong danh sách Commands, tìm và chọn lệnh bạn muốn thêm. Nếu muốn đặt lệnh đó vào một vị trí đặc biệt nào đó trên shortcut menu, mở danh sách Position on Menu rồi chọn một trong ba tuỳ chọn về vị trí. Nhấn Add rồi nhấn Close.

    Lưu ý: Muốn bỏ bất cứ lệnh nào ra khỏi shortcut menu, chọn lệnh đó từ danh sách Position on Menu rồi nhấn Remove.

    Khi dán nội dung từ một thông điệp e-mail hoặc nạp một file văn bản trong Word, lúc nào bạn cũng thấy xuất hiện những dấu ngắt dòng trông rất buồn cười. Vấn đề ở chỗ Word chèn một dấu ngắt dòng vào cuối mỗi dòng bạn vừa dán vào. (Nhấn vào hình tượng đánh dấu ngắt đoạn trên thanh công cụ chính để xem những dấu ngắt dòng và những ký tự ẩn khác). Mặc dù khi chọn Format.AutoFormat trong Word 97 bạn có thể nhanh chóng xoá sạch những thứ này nhưng có thể sẽ xuất hiện nhiều kiểu tiêu đề vô ích cho những chữ được định dạng này. Muốn chuyển thông điệp e-mail thành dạng văn bản bình thường, bạn cần phải có một macro. Sau đây là những bước tạo macro trong Word 97, Word 6 và Word 7. Hoặc bạn có thể tải nó từ địa chỉ: http://www.fileworld.com/.

1. Chọn Tools.Macro. Macros.

2. Gõ fixmail trong mục "Macro name" của khung hội thoại Macros, nhấn Create.

3. Vào phần soạn thảo macro, cẩn thận gõ vào nội dung macro trong bảng 1 (kể cả những dấu chấm).  Khi gặp ký tự "##" thì nhấn spacebar một lần chứ đừng gõ "##".

4. Chọn File.Save Normal rồi gõ tiếp File.Close và File.Return to Microsoft Word.

Word 6 và 7

1. Chọn Tools.Macro.

2. Gõ fixmail trong mục Macro Name của khung hội thoại Macro rồi nhấn Create.

3. Hãy cẩn thận gõ vào nội dung macro bảng 2 (kể cả những dấu chấm). Lưu ý: Gõ đầy đủ những dòng bắt đầu bằng "EditReplace" và kết thúc bằng ".Wrap=dowhat" rồi mới nhấn <Enter>. Khi gặp ký tự "##" thì nhấn spacebar một lần chứ đừng gõ "##".

4. Chọn File.Close rồi nhấn Yes.

    Với macro này, bạn có thể định dạng lại toàn bộ hoặc một phần của tài liệu. Chọn Tools.Macro.Macros trong Word 97 hoặc Tools.Macro trong Word 6 hoặc 7; Chọn fixmail từ danh sách Macro name và nhấn Run.

Lưu ý: Những macro này làm việc tốt đối với những văn bản có các đoạn cách nhau bởi dấu cách dòng, đây là định dạng dùng cho e-mail. Nếu văn bản của bạn cũng bao gồm nhiều dòng ngắn dạng một danh sách, chỉ chọn những phần có định dạng bình thường và chạy macro này cho từng phần một.

    Muốn xem trước hiệu ứng của những kiểu định dạng khác nhau trong một tài liệu Word, phiên bản Word của bạn cần phải có Style Gallery. Không như định dạng chữ thông thường, Style Gallery cho phép bạn xem trước nhiều cách định dạng khác nhau có thể áp dụng cho thư tín, bản ghi nhớ hoặc sơ yếu lí lịch dựa trên những template sẵn có của Word. Sau đây là cách thực hiện:

1. Mở một tài liệu Word và chọn Format.Style Gallery.

2. Nhấn vào tùy chọn Document và chọn một template từ danh sách Template. Cửa sổ xem trước (preview) sẽ hiển thị tài liệu của bạn dưới dạng template mới chọn này.

3. Khi đã chọn được kiểu ưng ý, nhấn OK để trở về cửa sổ soạn thảo.

    Thủ thuật: Bạn có thể dùng Style Gallery trước khi tạo một tài liệu, chọn tùy chọn Example hay Style Samples để lấy ý tưởng là nên chọn kiểu tài liệu nào. Nhấn OK để tạo một tài liệu dùng template bạn đã chọn.

    Khi dùng tính năng đánh số cho một danh sách trong Word, các chữ số được căn lề trái. Điều này dường như không đúng khi danh sách có hơn 9 khoản (item), vì số 1 của khoản thứ 10 sẽ thẳng hàng với số 9 ở hàng trên. Có cách nào để căn phải những con số này không?

    Nhiều người đã phát cáu vì kiểu căn lề mặc định cho các chữ số trong danh sách. Rất may là cách sau đây có thể giúp bạn căn lề theo ý mình.

1. Trước khi tạo một danh sách sẽ được đánh số đầu dòng hoặc sau khi chọn một danh sách đã được đánh số, chọn Format.Bullets and Numbering.

2. Nếu cần, nhấn vào mục Numbered trong khung hội thoại Bullets and Numbering rồi chọn một trong những tùy chọn có sẵn.

3. Nhấn Customize.

4. Mở danh sách Number position trong khung hội thoại Customize Numbered List và chọn Right (hình 2).

1. Trước khi tạo một danh sách sẽ được đánh số đầu dòng hoặc sau khi chọn một danh sách đã được đánh số, chọn Format.Bullets and Numbering.

2. Nếu cần, nhấn vào mục Numbered trong khung hội thoại Bullets and Numbering rồi chọn một trong những tùy chọn có sẵn.

3. Nhấn Modify.

4. Mở danh sách Alignment of List Text trong mục Number Position của khung hội thoại Modify Numbered List và chọn Right để căn lề cho số theo ý bạn. Nhấn OK là xong việc.

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com