Bạn có muốn chèn vào tài liệu một hình ảnh được dùng thường xuyên mà không phải sử dụng đến nhiều menu và khung hội thoại không? Điều này được thực hiện dễ dàng bằng Word từ version 6.0 trở đi.

1. Mở một tài liệu mới trong Word rồi chọn Insert.Picture. Trong khung hội thoại vừa xuất hiện, chọn hình bạn hay dùng (trong Word 97, bạn phải chọn kiểu ảnh từ menu con trước khi thấy danh sách các hình xuất hiện). Nhấn OK hoặc Insert để chèn hình vào tài liệu trống này.

2. Nhấn vào hình vừa chèn để chọn nó.

3. Nếu dùng version 6.0 hay 95, chọn Edit.AutoText. Vào khung hội thoại AutoText, bạn sẽ xem trước được hình (hình 1). Gõ tên vắn tắt ví dụ như Logo trong khung Name rồi nhấn Add.

    Còn với Word 97, chọn Insert.AutoText.New. Gõ tên vắn tắt, ví dụ như Logo trong khung hội thoại Create AutoText rồi nhấn OK.

4. Bất cứ lúc nào bạn muốn chèn hình này vào một tài liệu khác, chỉ cần gõ tên bạn đã đặt ở bước 3 (trong ví dụ này là Logo) rồi nhấn <F3>. Hình sẽ xuất hiện ngay tại vị trí con trỏ.

    Người dùng cần làm việc với một template (khuôn mẫu) đặc biệt trong Word (không phải với template mặc định) thường dùng lệnh File.New ngay sau khi nạp Word để mở một tài liệu mới và chọn một template. Nhưng nếu lúc nào bạn cũng dùng một template đặc biệt, thế tại sao không biến nó thành cái mặc định để tiết kiệm số lần gõ phím.Sau đây là cách thay thế một template thành dạng mặc định normal.dot.

1. Thoát khỏi Word.

2. Dùng File Manager (trong Windows 3.1) hay Explorer (trong Windows 9x) để tìm version của normal.dot tương ứng với version Word. Nếu không tìm được, chọn Tools.Find.Files or Folders hoặc dùng lệnh File.Search của File Manager rồi tìm file normal.dot.

3. Chọn normal.dot từ danh sách file rồi chọn File.Rename và gõ default.dot. Nhấn <Enter>. Vào Explorer, nhấn phím phải vào file đó rồi chọn Rename. Thao tác này sẽ giữ lại file gốc trong trường hợp gặp rủi ro.

4. Tìm đến file bạn muốn dùng như một template mặc định.

5. Chọn File.Rename rồi gõ normal.dot.

    Từ giờ trở đi, Word sẽ tự động nạp template normal.dot ngay từ đầu. Bất cứ khi nào bạn muốn dùng template cũ, chỉ cần chọn File.New rồi chọn template default.dot mà bạn đã tạo trước đây.

    Nếu dùng Word trong môi trường mạng, hãy tham vấn phòng máy tính trước khi muốn thay đổi.

    Chắc bạn cũng như mọi người, có rất nhiều menu Word 97 và tuỳ chọn thanh công cụ mà bạn không bao giờ dùng đến. Để tiện lợi hơn, bạn nên thay đổi giao diện "không cần" này cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Thực hiện như sau:

1. Thoát khỏi Word.

2. Vào menu Start.Find, tìm file normal.dot trên đĩa cứng.

3. Chọn normal.dot rồi chọn tiếp File.Rename. Gõ default.dot và nhấn <Enter>. Làm như thế này nhằm giữ lại file normal.dot để có thể dùng lại giao diện cũ nếu muốn.

4. Khởi động Word 97. Nếu đã đổi tên normal.dot, chương trình sẽ tạo một version mới với tất cả những thông số mặc định của nó.

5. Chọn Tools.Customize. Nhấn mục Toolbars (hình 2).

6. Bỏ đi những thanh công cụ nào bạn không cần dùng bằng cách xóa dấu chọn trong những hình hộp bên trái tên những thanh công cụ này. Đánh dấu vào những thanh công cụ nào bạn muốn nó xuất hiện.

7. Nhấn mục Commands trong khung hội thoại Customize, sau đó, nhấn vào bất kỳ hình tượng nào bạn không bao giờ dùng đến rồi kéo và thả chúng vào cửa sổ tài liệu. Muốn biết rõ chức năng của một hình tượng, nhấn phím phải vào nó.

8. Vẫn mở khung hội thoại Customize, nhấn vào từng menu và xem các menu con. Nếu thấy menu nào không bao giờ dùng, nhấn và kéo nó vào màn hình tài liệu. Một hình tam giác xuất hiện bên phải những menu có menu con. Bỏ những menu con này bằng cách nhấn và kéo chúng ra khỏi thanh công cụ hoặc menu.

9. Muốn những thay đổi của bạn có hiệu lực, nhấn Close. Lưu ý: Bất cứ lúc nào muốn đóng khung hội thoại Customize, bạn có thể nhấn Reset để phục hồi những gì trước khi bạn thay đổi. Một khi đã đóng khung hội thoại này, bạn không thể phục hồi lại những gì đã thay đổi.

10. Nếu muốn, bạn có thể thay đổi những thông số mặc định khác từ khung hội thoại Options (chọn Tools.Options) và từ lệnh Toolbar trong menu View.

11. Thoát Word. Lần sau khi khởi động Word, bạn sẽ thấy một giao diện mặc định mới mà bạn vừa thay đổi. Chương trình phức tạp trước đây giờ đã được tùy biến phù hợp với nhu cầu của bạn.

    Thủ thuật này cũng làm việc tốt nếu bạn muốn giấu không cho nhân viên hoặc những người mới học việc thấy những tính năng phức tạp hoặc không đáng tin tưởng. Nếu muốn tạm thời lấy lại giao diện của Word, chọn File.New rồi chọn template default.dot bạn đã tạo ở bước 3, nhấn OK. Muốn phục hồi lại những thông số mặc định của Word, thoát khỏi Word, xóa file normal.dot rồi đổi tên file default.dot thành normal.dot.

    Lưu ý: Nếu bạn làm rối tung giao diện của Word đến nỗi không thể sửa lại được, hoặc nếu bạn tiếp quản một máy tính có giao diện quá lộn xộn, bạn cần phục hồi lại những thông số mặc định ban đầu bằng cách xóa file normal.dot khi đã thoát khỏi Word. Lần sau khi chạy Word, chương trình sẽ tạo một template mới dùng những thông số mặc định của Word. Mọi version Word đều có thể thực hiện được điều này.

    Lần đầu tiên tôi viết thư bằng cách dùng Letter Wizard của Word 97. Trong mục Other Elements, tôi đánh dấu vào khung References Line và gõ vào một số riêng. Và bây giờ con số này luôn xuất hiện trong menu thả xuống Reference Line. Làm sao có thể xóa nó được?

    Đây là khiếm khuyết của Letter Wizard. Nếu gõ nội dung mới trong bất kỳ danh sách nào xuất hiện ở mục Other Elements, những gì bạn bổ sung vào sẽ trở thành một thành phần cố định của wizard.

    Rất may là bạn có thể dễ dàng xóa những gì không muốn mà có được Word lưu như AutoText. Muốn loại bỏ một thành phần nào đó của wizard, chọn Tools.Auto Correct rồi nhấn mục AutoText (hình 3). Tìm trong danh sách các mục của AutoText cho đến khi tìm thấy mục bạn đã vô tình thêm vào Letter Wizard. Chọn nó, nhấn Delete và nhấn OK. Lần sau khi dùng Letter Wizard, bạn sẽ thấy nó biến mất.

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com