Thủ thuật trong Word
Xem bai viet bang font ABC

PCWorld VN 1299

    Bạn có thể tự động hóa một vài chức năng của Word. Thật dễ dàng để tạo một macro tự động thực hiện một loạt lệnh hoặc nhập một đoạn văn bản. Nhưng để thực hiện những lệnh thông thường này, chỉ cần dựa vào trình tự thực hiện tự động các macro Word đặc biệt mà chẳng cần bạn phải ra tay gì thêm. Bạn tự tạo macro nhưng phải đặt tên cho chúng tương ứng với danh sách sau đây. Chúng có thể điều khiển Word trong một số tình huống đặc biệt. Nếu biết lập trình ngôn ngữ macro của phiên bản Word bạn đang dùng, bạn có thể tạo macro để nó thực hiện được nhiều hơn thế nữa. Sau đây là các macro tự động của Word từ phiên bản 7 đến 2000 và cách tùy biến chúng.

    AutoExec chạy bất cứ lúc nào bạn khởi động Word. Nó có thể tự động nạp một template chứ không phải lúc nào cũng nạp normal.dot, thiết đặt lề, nạp một tài liệu mà bạn soạn thảo hằng ngày hoặc thực hiện bất kỳ tác vụ nào bạn thường làm khi khởi động Word. Bạn phải lưu macro này trong file normal.dot.

    AutoOpen chạy bất cứ lúc nào bạn mở một tài liệu có sẵn. Bạn có thể dùng macro này để thực hiện một số việc như sao lưu một file trước khi sửa đổi nó, nhảy đến một bookmark hoặc chọn chế độ xem tài liệu đặc biệt. Bạn có thể lưu macro này trong bất cứ template hoặc ngay cả trong một tài liệu nào đó.

    AutoNew khởi động bất cứ lúc nào bạn dùng lệnh File.New để tạo một tài liệu mới. Dùng macro này để tự động thực hiện một số chức năng như chọn chế độ View mode của Word nếu không Word có thể không được thiết đặt ở chế độ đặc biệt.

    AutoClose được thực hiện mỗi khi bạn dùng lệnh File.Close hoặc nhấn nút Close để đóng một tài liệu. Macro này được lưu trong bất cứ template nào, rất tiện để tự động lưu tài liệu khi đóng nó mà không cần Word phải nhắc nhở bằng khung hội thoại "Do you want to save...".

    AutoExit chỉ thực hiện khi thoát Word. Bạn có thể dùng macro này để lưu tài liệu hiện hành hoặc tất cả các tài liệu trước khi thoát khỏi Word.

Lưu ý: Muốn dùng lệnh Save All để lưu tất cả các tài liệu của Word, bạn phải giữ phím <Shift> khi chọn lệnh File.

    Vô hiệu hóa các macro tự động. Cũng có lúc bạn muốn tạm thời vô hiệu hóa một macro tự động nào đó. Muốn thực hiện điều này, giữ phím <Shift> rồi nhấn lệnh thi hành macro, chờ đến khi thực hiện xong mới thả phím <Shift>. Ví dụ, nếu muốn vô hiệu hóa macro AutoExec, giữ phím <Shift> rồi nhấn hình tượng Word trên menu Start.Programs hoặc trên desktop và tiếp tục giữ nó đến khi Word được nạp xong.

    Ghi macro tự động. Nếu muốn lưu một macro trong một template nào đó, chọn File.New rồi chọn template đó để tạo một tài liệu mới. Nhấn đúp chuột vào REC trên thanh trạng thái của Word. Gõ một trong năm macro loại Auto trong trường Macro name trong khung hội thoại Record Macro. Chọn một template hoặc một tài liệu trong danh sách thả xuống "Store macro in". Nếu muốn, gõ mô tả vắn tắt cho macro trong trường Description. Nhấn OK. Thực hiện các tác vụ bạn muốn lưu. Nhấn đúp vào REC trên thanh trạng thái của Word để kết thúc việc ghi và lưu macro.

Sửa lỗi trong tự điển

    Thường thường, khi đang kiểm lỗi chính tả, bạn vô tình nhấn lệnh Add khi gặp một từ sai. Trình xử lý văn bản của bạn thêm từ sai này vào tự điển và từ đó, trình kiểm lỗi lại bỏ qua lỗi này. Sau đây là cách sửa những lỗi như thế trong tự điển:

    Word 7 đến 2000: Chọn Tools.Options, nhấn Spelling hoặc Spelling and Grammar trong khung hội thoại Options. Nhấn nút Dictionaries hoặc Custom Dictionaries. Chọn CUSTOM.DIC từ danh sách Custom Dictionaries rồi nhấn Edit (hình 1). Khi Word mở tự điển, hãy tìm và xóa những từ sai chính tả, sau đó nhấn File.Close và nhấn Yes để lưu file.

Hình 1: Khi nhấn Edit, bạn có thể sửa lỗi trong tự điển dễ dàng.

    Việc tạo dấu gạch nối (-) thích hợp có thể làm tài liệu trông đẹp mắt hơn nhất là những chỗ chữ được căn đều lề (justify) hoặc tràn lề trái hoặc phải, điều này có thể giúp tài liệu bớt khoảng trống thừa. Các trình xử lý văn bản hiện nay đều có sẵn tự điển tạo dấu gạch nối và tạo dấu gạch nối rất đúng đắn, tuy vậy, có lúc bạn cũng cần điều khiển chính xác hơn. Sau đây là một số thủ thuật giúp bạn điều khiển việc tạo dấu gạch nối.

    Word 7 đến 2000: Muốn tạo dấu gạch nối cho một tài liệu một cách thủ công hoặc tự động, trước hết phải bảo đảm rằng không đánh dấu chọn bất kỳ chữ nào, sau đó chọn Tools.Language.Hyphenation (Tools. Hyphenation trong Word 7). Chọn Automatically hyphenate document, nhấn OK (hình 2). Muốn tạo dấu gạch nối cho một đoạn văn bản nào đó, chọn đoạn đó rồi thực hiện những bước sau:

    * Word tạo dấu gạch nối cho các từ theo một khoảng cách xác định tính từ lề phải. Bạn có thể thay đổi khoảng cách này trong khung hội thoại Hyphenation (hình 2). Khoảng cách lớn hơn cho phép dấu gạch nối xa lề hơn, tạo thêm khoảng trống ở cuối dòng. Mặc định của Word thường là bên phải ngoại trừ trường hợp cột hẹp. Khung hội thoại này cho phép bạn điều khiển các dòng liên tiếp nhau được tạo gạch nối.

    * Nếu không muốn tạo dấu gạch nối cho một số đoạn hoặc loại bỏ dấu gạch nối, đánh dấu đoạn đó, chọn Format.Paragraph. Nhấn Line and Page Breaks (Text Flow trong Word 7), chọn Donõt Hyphenate rồi nhấn OK.

    * Muốn tạo dấu gạch nối một cách thủ công, chọn Tools.Language.Hyphenation (Tools.Hyphenation trong Word 7). Nhấn Manual. Khi chương trình đề xuất vị trí tạo dấu gạch nối, nhấn Yes để chấp nhận, nhấn No để bỏ qua vị trí này hoặc dùng các phím mũi tên để chuyển đến vị trí bạn muốn tạo dấu gạch nối và nhấn Yes.

    * Khi đang gõ văn bản, nếu muốn ngắt một từ nào đó, nhấn <Ctrl>-<Hyphen> tại từ đó, ngược lại, nếu không muốn ngắt từ trong lúc đang gõ, nhấn <Ctrl>-<Shift><Hyphen>.

    Khi đánh số thứ tự các dòng trong Word, những dòng trống cũng được đánh số. Không có cách nào để Word đừng đánh số những dòng trống nên bạn phải bỏ những số này bằng tay. Muốn thực hiện điều này, chuyển sang chế độ xem văn bản Page/Print Layout, nhấn ngay bên trái của dòng trống để chọn nó rồi chọn Format.Paragraph. Nhấn mục Line and Page Breaks (Text Flow trong Word 7) trong khung hội thoại Paragraph, chọn Suppress Line Numbers và nhấn OK.

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com