PCWorld VN 10/99

    Khi nói đến siêu liên kết, chắc bạn sẽ hình dung ra những trang Web? Nhưng nếu đang dùng Word 97 hay 2000 thì cũng hãy nghĩ như vậy. Các trợ giúp định hướng tương tác mà bạn dùng để dạo chơi trong không gian điều khiển (cyberspace) có thể trở nên rất hữu dụng khi bạn thiết kế một tài liệu với mục đích chỉ để đọc trên màn hình. Bạn có thể giúp đồng nghiệp và người đọc "nhảy" nhanh đến một chỗ nào đó trong tài liệu có bảng biểu, sơ đồ hoặc hình họa. Việc tạo những tài liệu tương tác như thế chỉ cần qua hai bước: trước hết, tạo bookmark cho chữ hoặc hình họa bạn muốn tạo liên kết, sau đó thiết lập sao cho các siêu liên kết nhảy đến những bookmark này. Bạn có thể tạo bookmark cho mọi thứ trong tài liệu rồi tạo liên kết đến nó. Sau đây là cách thực hiện.

    Chọn chữ (ví dụ, tên một chương) hoặc một đối tượng bạn muốn tạo bookmark (đánh dấu). Nếu là hình họa, nhấn vào nó; nếu là bảng, nhấn vào ô trên cùng bên trái, chọn Insert.Bookmark hoặc nhấn <Ctrl>-<F5>, đặt tên cho bookmark (như "Figure1", "Table1" hay "Chapter1") vào trường Bookmark name trong khung hội thoại Bookmark rối nhấn Add. Lưu ý: Tên bookmark không có khoảng trắng và tối đa là 255 ký tự.

    Muốn tạo siêu liên kết đến một bookmark, gõ tên cho liên kết như "See Figure 1". Sau đó, chọn tên này rồi chọn Insert.Hyperlink hay nhấn <Ctrl>-K. Trong khung hội thoại Insert Hyperlink, nhấn Browse (Word 97) hay Bookmark (Word 2000). Chọn một bookmark từ danh sách rồi nhấn OK hai lần để trở về tài liệu.

Lưu ý: Word 2000 có cách khác để nhảy đến đầu tài liệu hay các tiêu đề (heading).

Sau đây là cách dùng siêu liên kết trong Word:

* Muốn nhảy đến một bookmark đã được tạo siêu liên kết, nhấn vào tham chiếu đến liên kết (ví dụ, "See Chapter 3").

* Muốn trở về vị trí trước đây của con trỏ, nhấn mũi tên "back" trên thanh công cụ Web.

* Nếu thanh công cụ Web chưa xuất hiện, nhấn phím phải vào vị trí bất kỳ trên nó rồi chọn Web.

    Giả sử bạn thường quên gõ chữ "r" của từ "your" nhưng trình kiểm lỗi không phát hiện lỗi này vì nó tưởng đó là chữ you. Có cách nào để tự động đánh dấu chữ này khi gõ vào để bạn có thể sửa tài liệu trước khi in không?

    Loại lỗi này thường xuất hiện giữa các chữ "its" với "it's"; "to" với "too" và "two"; "their" với "there" và "they're". Bạn có thể thiết lập sao cho Word 7, 97 và 2000 tự động đánh dấu những từ bạn thường gõ sai.

    Nhấn File.New để mở một tài liệu mới. Gõ một đoạn ngắn có từ bạn muốn đánh dấu. Nhấn đúp vào từ muốn chọn rồi vào Format.Font. Trong khung hội thoại Font, chọn một màu từ danh sách Color hay Font color, nhấn OK. Sau đó, chọn Tools.AutoCorrect. Nhấn mục AutoCorrect nếu nó chưa được kích hoạt. Nhớ đánh dấu chọn mục Replace text as you type. Gõ từ này vào trường Replace trong khung hội thoại AutoCorrect, chọn tùy chọn Formatted Text rồi nhấn Add và sau đó nhấn OK (hình 1).

    Bây giờ, bất cứ lúc nào gõ sai từ này, nó sẽ bị đổi màu khi bạn nhấn phím spacebar hoặc dấu chấm câu. Khi đọc lại, hãy sửa những lỗi này nếu cần rồi nhấn đúp vào từng từ và nhấn <Ctrl>-<Space> để bỏ định dạng màu. Nếu chọn chữ đỏ, khi in bằng máy in trắng đen, chữ sẽ thành màu đen, điều này có nghĩa là bạn có thể bỏ qua bước bỏ định dạng màu.

    Mặc dù không nhìn thấy trên màn hình, Word 97 và 2000 có đưa hệ thống đường kẻ ô vào tài liệu. Tất cả các đối tượng đồ họa tự động căn theo những đường kẻ này nên việc định lại vị trí cho chúng theo ý bạn có phần khó khăn. Nếu giữ phím <Alt> trong khi nhấn và kéo một đối tượng và không quan tâm gì đến cách thiết lập những đường kẻ này thì bạn có thể đặt đối tượng ở bất cứ vị trí nào. Bạn cũng có thể thay đổi hệ thống đường kẻ theo chiều dọc hoặc ngang. Muốn thực hiện điều này, hiển thị thanh công cụ Drawing bằng cách nhấn phím phải vào vị trí bất kỳ trên thanh công cụ rồi chọn Drawing. Nhấn nút Draw trên thanh công cụ rồi chọn Grid từ menu thả xuống. Khung hội thoại Snap to Grid (Word 97) hoặc Drawing Grid (Word 2000) xuất hiện (hình 2). Với khung hội thoại này, bạn có thể thay đổi khoảng cách các đường kẻ theo chiều dọc và chiều ngang cũng như thay đổi gốc tọa độ. Trong Word 2000, có thể hiển thị các đường kẻ trên màn hình để điều chỉnh vị trí các đối tượng đồ họa dễ dàng hơn nhưng chúng sẽ không xuất hiện khi in tài liệu.

Các kiểu xem tài liệu

    Word có nhiều cách để xem tài liệu. Ví dụ, ở chế độ Print Layout View, tài liệu được hiển thị gần giống như khi in ra. Chế độ Outline View cho phép sắp xếp lại và tham khảo tài liệu nhanh chóng. Chế độ Normal View hiển thị tài liệu nhưng không có các chức năng trình bày và trang trí nên tốc độ xử lý văn bản nhanh hơn. Master Document View kết hợp chế độ Outline với các liên kết đến tài liệu con được lưu trong các file riêng để dễ quản lý những tài liệu phức tạp. Dùng các phím tắt (hình 3) của Word rất tiện lợi trong việc chuyển đổi từ chế độ này sang chế độ kia.

    Nếu muốn xem tài liệu ở một chế độ đặc biệt nào đó trong lúc soạn thảo, bạn sẽ thấy rằng điều này không thể thực hiện được khi Word khởi động với một tài liệu mới ở chế độ xem khác. Bạn có thể mở một tài liệu mới ở chế độ bạn muốn bằng cách tạo macro cho lệnh File.New. Chọn Tools.Macro.Record New macro. Gõ AutoNew trong trường Macro name trong khung hội thoại Record Macro rồi nhấn OK. Chọn View rồi chọn chế độ xem tài liệu từ menu. Nhấn hình tượng Stop Recording trên thanh công cụ Stop Recording. Bây giờ, khi tạo một tài liệu mới, Word sẽ tự động chuyển sang chế độ xem bạn đã chọn bất kể những thiết lập trước đây của nó.

Tính năng AutoComplete của Word gợi ý nhiều từ trước khi bạn gõ chúng hoàn chỉnh. Với Word 97 và 2000 có thể cần thiết với nhiều người nhưng nếu xét về mặt tốc độ thì nó có thể phiền lòng những tay đánh máy chuyên nghiệp. Cũng may là bạn có thể tắt tính năng này nếu không muốn dùng nó. Chọn Insert.Auto Text.Autotext. Trong khung hội thoại AutoCorrect, vào mục AutoText, chọn Show AutoComplete tip for AutoText and dates rồi bỏ chọn khung này. Nhấn OK.

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com