Internet Mail và Internet News đã được nhập chung vào Outlook Express của Windows 98. Đây là 1 thành phần của bộ Internet Explorer 4.0 và không phức tạp như Outlook của Office 97.
Chương trình hổ trợ các chuẩn: POP3, IMAP4, LDAP và cho phép định dạng thông điệp theo chuẩn HTML.
Chú ý:
* POP3 là chuẩn thông dụng nhất. Nó hoạt động theo kiểu OffLine, các thông điệp trên máy Server sẽ được tải hết về máy Client mỗi khi kết nối và sau khi tải xuống xong các thông điệp nầy sẽ bị xoá khỏi máy Server.
* IMAP4 cho phép quản lý thông điệp theo kiểu Offline giống POP3 nhưng cũng cho phép theo kiểu Online tức là các thông điệp sẽ được lưu trữ trên máy Server chớ không phải trên máy Client. Điều nầy giúp bạn có thể truy cập hộp thư riêng bằng nhiều máy tính khác nhau.
* LDAP Là một chuẩn mới, cho phép lưu thư mục các địa chỉ Email theo dạng thức chuẩn mà các chương trình Mail thường dùng.
A/ Các Menu:
1- Menu File:
Save Attachments: Tách file gởi kèm (attachment) trong thông điệp ra thành 1 file riêng để sử dụng. Lịnh nầy chì có hiệu lực khi trong thông điệp có kèm file. Trong trường hợp thông điệp kèm nhiều file, lịnh nầy sẽ có thêm menu con liệt kê file.
Save As Stationery...: Tách các xác lập về hình nền, font chử, chử ký...trong thông điệp ra thành 1 file riêng. Chú ý: Các xác lập nầy theo chuẩn HTML.
Folder: Có các lịnh cho cửa sổ Folder như: Tạo mới, xoá, di chuyển, đổi tên, rút gọn...
Import: Nhập danh sách địa chỉ từ các chương trình khác qua: Address Book, Messages, Mail account settings.
Export: Xuất danh sách điạ chỉ qua các chương trình khác như Microsoft Outlook hay Microsoft Exchange.
Connect: Kết nối vào mạng.
Hang Up: Ngắt kết nối.
Work Offline: Làm việc ngoại tuyến. Cho phép xem lại các thông tin trong bộ đệm trong khi không nối mạng.
2- Menu Edit:
Copy: Sao chép nội dung đang chọn trong thông điệp vào bộ đệm.
Select All: Chọn tất cả thông điệp (nếu con trỏ đang ở cửa sổ liệt kê) hay tất cả nội dung trong thông điệp (nếu con trỏ đang ở cửa sổ nội dung).
Delete/Move/Copy: Các lịnh để xữ lý thông điệp trong cửa sổ liệt kê.
Mark as Read/ All as Read/ as Unread: Làm dấu các thông điệp đã xem hay chưa xem.
Find People: Tìm người trong danh sách địa chỉ.
Find Text: Tìm Text trong thông điệp đang mở.
Find Message: Tìm thông điệp trong các folder lưu trử.
3- Menu View:
Current View: Chọn cho hiển thị các thông điệp chưa đọc hay hiển thị tất cả thông điệp.
Next: Cho hiển thị thông điệp kế tiếp (có thể là thông điệp chưa đọc hay tất cả thông điệp).
Columns: Chọn hiển thị các đề mục trong cửa sổ liệt kê. Thí dụ: File gởi kèm, người nhận, chủ đề, người gởi.v..v...
Sort By: Sắp xếp thông điệp theo loại đề mục.
Font: Chọn nhanh kích cở font
Language: Chọn nhanh kiểu bảng mã ngôn ngữ.
Toolbar/Status bar: Cho hiển thi thanh công cụ, thanh trạng thái hay không.
Layout: Xác lập cho việc hiển thị trong các cửa sổ chương trình. Đây là các xác lập mặc nhiên mỗi khi khởi động Outlook Express.
* Basic: chỉ định các thành phần hiển thị.
* Toolbar: Chỉ định vị trí và hình thức của Toolbar. Bạn có thể thay đổi Toolbar bằng nút Customize Toolbar.
* Preview Pane: Chỉ định cho hiển thị cửa sổ nội dung để xem nhanh thông điệp.
Refresh: Cập nhật lại màn hình.
4- Menu Tool:
Send: Tiến hành gởi thư đang chọn trong cửa sổ liệt kê.
Send and Receive: Kiểm tra lại 2 hộp thư InBox, OutBox và tiến hành gởi hay nhận nếu có thư mới. Bạn có thể chỉ định kiểm tra từng Accounts cụ thể nếu có nhiều Accounts khác nhau qua menu con của lịnh nầy.
Download All: Tải tất cả thông điệp hiện có trên máy Server về máy cá nhân.
Address Book: Sổ lưu trữ địa chỉ và các thông tin cần thiết về từng cá nhân và nhóm người.
Accounts: Tạo các tài khoản kết nối mạng khác nhau cho Mail và News.
Stationery: Xác lập cho Mail và News.
Font Settings: Chỉ định Font mặc nhiên cho Mail và News mổi khi khởi động để soạn thảo thông điệp mới.
My compose font: Dùng font chỉ định trong các thông điệp mới.
This Stationery/Select: Sử dụng mẫu nền cho các thông điệp mới.
Chú ý: Khi bạn chọn mục nầy, thông điệp của bạn sẽ được định dạng theo kiểu HTML và bạn có thể dùng FrontPage Express để sửa chữa mẩu nền bằng nút Edit của hộp thoại Select Stationery.
Signature: Chèn "chử ký" vào cuối thông điệp.
* Add this signature to all outgoing messages: Nếu chọn là chỉ định cho chèn vào mổi thông điệp mới một cách tự động.
Text: Chèn Text.
File: Chèn file.
* Don't add signature to Replies and Froward: Nếu chọn là không cho chèn vào các thông điệp trả lời (Replies) hay gởi tiếp (Frowards).
* Personal Business Card: Chèn các thông tin được xác lập trong Personal Business Card vào thông điệp.
Option: Xác lập thông số chính yếu cho chương trình.
Bạn nên để mặc nhiên (đừng thay đổi nếu không cần thiết) cho các bảng trong hộp thoại nầy.
Đặc biệt chú ý các mục sau:
* Bảng General:
Empty messages from the "Deleted Item" folder on exit: Chọn mục nầy nếu muốn xoá các thông điệp lưu trử trong thư mục Deleted Items mổi khi thoát chương trình cho đở tốn đĩa. Nếu bạn muốn lưu để có thể phục hồi sau nầy thì đừng chọn.
When Starting, go directly to my "Inbox" folder: Khi chọn là chỉ định chương trình tiến hành tải các thông điệp nếu có trên máy Server mổi khi kết nối. Bạn không nên chọn nếu bạn có nhiều tài khoản khác nhau để đở mất thời gian rà tìm toàn bộ tài khoản khi khởi động chương trình nầy.
* Bảng Send:
Mail/News sending format: Chọn kiểu định dạng cho Mail và News là Text thuần tuý hay theo chuẩn HTML
Save copy of sent messages in the "Sent Items" folder: Tự động lưu bản sao của các thông điệp đã được gởi đi trong thư mục Sent Items. Bạn nên chọn mục nầy để có thể tham khảo, sửa chữa hay gởi tiếp sau nầy.
* Bảng Read:
Font settings: Chỉ định font mặc nhiên dùng để đọc mọi thông điệp.
Chú ý: Khi bạn chọn Diển đàn công cộng (News), menu Tool sẽ thay đổi lịnh cho tương ứng như sau:
Download: Tải các thông điệp trong diển đàn về máy cá nhân.
Mark for Retrieval: Đánh dấu các thông điệp đã được sao chép về máy cá nhân.
Newgroup: Mở hộp thoại liệt kê các diển đàn trong mạng.
Unsubscribe from this newsgroup: Ngừng kết nối với diển đàn đang chọn.
Newsgroup Filter: Lọc, lựa giửa các diển đàn.
5- Menu Composer:
Menu nầy gồm các lịnh dùng soạn thảo thông điệp.
New Message: Mở cửa sổ soạn thảo thông điệp mới theo dạng Text.
New Message using: Giống như trên nhưng có kèm mẫu nền theo dạng thức HTML.
Reply to Author: Hồi âm cho tác giả thông điệp.
Reply to All: Hồi âm và gởi đến tất cả người có tham gia vào thông điệp.
Forward: Gởi tiếp thông điệp đang chọn cho người khác
Forward as Attachment: Gởi tiếp thông điệp đang chọn dưới dạng là 1 file gởi kèm theo thông điệp mới.
Chú ý: Khi chọn Diển đàn công cộng, menu Composer sẽ thay đổi lịnh cho tương ứng. Sẽ có 2 lịnh mới là:
Reply to Newsgroup: Hồi âm thông điệp đang chọn nhưng chỉ gởi lên diển đàn.
Reply to Newsgroup and Author: Hồi âm và đồng gởi cho tác gỉa cùng với diển đàn.
B/ Sử dụng:
1- Tạo tài khoản kết nối:
Để sử dụng Mail và News, đầu tiên chúng ta phải tạo tài khoản kết nối (Account) với máy Server. Khi bạn khởi động chương trình lần đầu tiên, bạn sẽ được yêu cầu tạo tài khoản cho Mail và News giống như Internet Mail , Internet News cuả Windows 95, 97.
Sau đó, mổi khi cần sửa chữa hay tạo tài khoản mới. Các bạn dùng lịnh Account trong Menu Tool hay nút lịnh trong Toolbar.
Add: Tạo tài khoản mới
Remove: Xoá tài khoản đang chọn.
Properties: Mở hộp thoại đặc tính tài khoản đang chọn để sửa chữa.
Set Order: Chỉ định thứ tự ưu tiên, chỉ dùng cho dịch vụ thư mục (Directory service).
a. Tạo tài khoản mới:
Chúng tôi dùng mạng Andi để minh hoạ
Khi bạn bấm nút Add, sẽ có menu con cho bạn chọn Mail, New, Directory Service. Trong thí dụ nầy ta chọn Mail (nếu chọn News, ta cũng khai báo tương tự). Bạn sẽ lần lượt được hướng dẫn qua các bước sau:
Your Name: Khai báo tên họ đầy đủ. Đây là tên chính thức sẽ được gởi kèm theo tất cả thông điệp. Thí dụ: Le Hoan
Internet E-Mail Address: Địa chỉ theo chuẩn Internet. Bạn cần liên hệ với Ban quản trị mạng của bạn để biết điạ chỉ nầy. Thường phần trước dấu @ là tên đăng ký vào mạng của bạn, phần sau chính là tên cuả mạng bạn đã đăng ký. Thí dụ: lehoan@andi-server.andi.com.vn
E-Mail Server Names: Tên mạng làm dịch vụ E-Mail mà bạn đã đăng ký. Đây là phần sau dấu @ trong địa chỉ E-Mail của bạn. Thí dụ: andi-server.andi.com.vn
Chú ý: Bạn có thể khai báo điạ chỉ IP của máy Server thay cho tên. Thí dụ: Đối với mạng Vinet, bạn khai báo là 203.160.0.206 thay vì khai tên mạng là vinethcm.com.vn
Internet Mail Logon: Khai báo tên đăng ký tài khoản Mail, News và mật khẩu để kết nối với hộp thư và Diển đàn công cộng.
Chú ý: Tên nầy có thể khác với tên đăng nhập mạng. Thí dụ: Trong mạng Andi. Bạn đăng nhập mạng với tên guest và mật khẩu andi, nhưng bạn lại truy cập hộp thư Mail và Diển đàn News với tên và mật khẩu riêng được cấp khi đăng ký hộp thư trên Andi-Net.
Friendly Name: Chọn tên cho biểu tượng tài khoản nầy để có thể phân biệt với các tài khoản khác.
Chú ý: Bạn nên đặt tên cho tài khoản Mail khác với tài khoản News dù cho cùng 1 mạng.
Khi tạo tài khoản News, bạn cũng khai báo qua các bước tương tự như Mail ở trên.
b. Thay đổi đặc tính tài khoản:
Bấm Properties để mở hộp thoại đặc tính tài khoản. Bạn có thể thêm, bớt, thay đổi từng mục thông tin.
Các thông tin về tài khoản giống như phần tạo mới.
Riêng bảng Connection dùng để chọn phương tiện kết nối:
Conect using my local area network: Nối đến mạng nội bộ qua card mạng. Nên chọn mục nầy
Connect using my phone line: Nối mạng qua đường điện thoại. Khi chọn mục nầy mổi lần khởi động, chương trình sẽ tự goị Dialup Network và tiến hành kết nối vào mạng chỉ định trong mục Modem.
Connect using Internet Explorer's or a 3rd party dialer: Nối mạng qua Internet Explorer hay các phần mềm của hảng khác.
Modem: Dùng chỉ định biểu tượng kết nối trong Dialup Network cho tài khoản nầy hay tạo một biểu tương kết nối mới.
2- Truy cập hộp thư:
Mổi lần muốn truy cập hộp thư, bạn chọn lịnh Send and Receive trong menu Tool hay nút lịnh cùng tên trên thanh Toolbar. Nếu có nhiều Tài khoản cho nhiều mạng, bạn nên chọn lịnh và chỉ định tài khoản để chương trình khỏi rà soát toàn bộ các tài khoản.
3- Truy cập Diển đàn công cộng:
Khi bạn truy cập diển đàn lần đầu tiên bằng cách bấm vào biều tượng diển đàn trong cửa sổ folder bên trái. Chương trình sẽ tìm tất cả các diển đàn hiện có trong mạng, liệt kê ra để bạn đăng ký gia nhập.
Bạn có thể bấm kép vào tên diển đàn hay chọn tên rồi bấm nút Subscribe để đăng ký. Chỉ những diển đàn có đăng ký mới hiền thị trong cửa sổ folder.
Unsubscribe: Gở bỏ đăng ký để ngừng truy cập diển đàn.
Reset list: Rà lại danh sách diển đàn để cập nhật theo máy Server.
Sau khi đăng ký, bạn sẽ thấy chúng trong cửa sổ folder. Bạn chú ý con số bên cạnh tên diển đàn nhằm báo cho bạn biết có bao nhiêu tin chưa đọc.
4- Đọc thông điệp (Mail và News):
Bạn chọn thông điệp cần xem, nội dung sẽ hiển thị trong cửa sổ bên dưới. Nếu muốn mở thông điệp trong 1 cửa sổ mới, bấm kép vào thông điệp.
Chú ý: Mail sẽ được tải toàn bộ về máy bạn mổi khi truy cập vào hộp thư dù bạn đọc hay không đọc. Chúng không được lưu trên đĩa cứng máy chủ vì đa số Mail Server hiện nay theo chuẩn POP3.
News sẽ được lưu trên máy chủ và chỉ tải về máy cá nhân khi bạn ra lịnh. News đã đọc và chưa đọc sẽ hiển thị khác nhau để bạn dể phân biệt.
5- Soạn thảo Mail:
Bạn chọn lịnh New Message trong menu Composer hay nút lịnh Composer Message trong thanh Toolbar
To: Điạ chỉ Email của người nhận.
Cc (Carbon copy): Điạ chỉ đồng gởi, bạn có thể nhập nhiều điạ chỉ phân cách nhau bằng dấu " ; ". Địa chỉ đồng gởi nầy sẽ được liệt kê cho mọi người cùng biết và khi có người chọn Reply to All thì hồi âm sẽ được gởi cho tất cả.
Bcc (blind carbon copy): Địa chỉ đồng gởi bí mật, Bạn cũng có thể nhập nhiều địa chỉ. Các địa chỉ nầy được giử bí mật với mọi người ngoại trừ tác gỉa.
Chú ý: Nếu bạn có sổ địa chỉ, bạn có thể dùng lịnh Select Recipients trong menu Tool để chèn dử liệu vào các ô điạ chỉ.
Subject: Chủ đề của thư. Bạn nên chọn 1 chủ đề ngắn, súc tích và tránh đành tiếng Việt để ngừa trường hợp người đọc không có font tương ứng.
Trong khi soạn thảo, bạn có thể chỉ định Font chử, màu chử, canh lề, định dạng...hay chọn mẫu nền theo dạng HTML.
Bạn có thể dùng các lịnh trong menu Insert để chèn:
File Attachment: Gởi file bất kỳ đính kèm theo thư. File nầy độc lập không nằm trong nội dung thư nhưng là 1 thành phần của thư và hiển thị bằng 1 biểu tượng kèm theo thư. Biểu tượng ghi rỏ tên file và kích thườc. Người nhận có thể chọn biểu tượng File đính kèm vá chọn lịnh Save As để tách rời file khỏi thư gốc.
Text From File: Chèn nội dung file Text hay HTML vào thư.
Các lịnh chỉ hiệu lực trong dạng HTML là Horizontal Line: Chèn đường gạch ngang. Picture: Chèn hình ảnh.
Chú ý: Menu Format chỉ hiệu lực trong dạng HTML
a. Gởi thư:
Trong cửa sổ soạn thảo thư, bạn chọn lịnh trong menu File:
Send Message Using: Chỉ định máy Server để gởi.
Send Later Using: Nếu bạn không muốn gởi liền, bạn chọn lịnh nầy để bỏ thư vào folder OutBox chờ gởi sau. Bạn cũng chỉ định mạng để gởi thư nầy.
Nếu muốn gởi nhanh thư đang soạn, bạn bấn nút Send trong thanh Toolbar.
b. Trả lời thư:
Để trả lời thư, bạn chọn thư rồi chọn lịnh trả lời thư trong menu Composer. Trong cửa sổ soạn thư trả lời bạn thao tác giống như hướng dẫn trong phần Gởi thư.
Chú ý: Khi bạn trả lời thư, các địa chỉ cần thiết sẽ tự động điền nhưng bạn cần kiểm tra lại vì có thể dư hay thiếu. Mặc định là thư trả lời sẽ kèm theo nội dung thư gốc. Bạn có thể xoá bỏ nếu muốn hạn chế dung lượng thư trả lời.
6- Soạn thông điệp News:
Bạn chọn tên diển đàn rồi bấm nút Composer trong thanh Toolbar.
Cửa sổ soạn thảo thông điệp để gởi lên diển đàn hơi khác với khi soạn thư.
Newsgroups: Địa chỉ diển đàn.
Cc: Điạ chỉ đồng gởi. Bạn có thể nhập nhiều địa chỉ cách nhau bằng dấu " ; ".
Subject: Chủ đề của thông điệp nầy.
Các lịnh trong menu, cách định dạng thông điệp, chèn nội dung file, đính kèm file giống như soạn thư.
a. Gởi thông điệp News:
Bạn có thể chọn lịnh gởi lập tức hay lưu lại gởi sau trong menu File hay bấm nút Post trong thanh Toolbar (nút nầy giống nút Send trong cửa sổ soạn Mail).
b. Trả lời thông điệp News:
Chọn thông điệp rồi chọn Reply to... Bạn thao tác trong cửa sổ trả lời thông điệp News giống như Mail.
Chú ý: Sau khi bạn gởi đi, bạn phải cập nhật lại hộp thư mới thấy thông điệp của bạn. Nếu chưa có, bạn cần kiểm tra rồi gởi lại.
Các thông điệp có nhiều người tham gia sẽ có dấu " + " trước tên thông điệp. Bạn bấm vào dấu cộng để xem các thông điệp bồ sung.
7- Cách đăng ký 1 hộp thư trong Andi-Net:
Bạn dùng Dialup network truy cập mạng Andi (ĐT: 8213623. Tên: GUEST. Mật khẩu: andi [chữ thường]). Chạy Internet Explorer, gỏ địa chỉ IP: 203.162.162.161 để xem trang chủ.
* Trong trang chủ, bạn chọn mục Đặt trang Web tại ANDI NET.
* Trong trang Web kế tiếp, bạn bấm Mouse vào đoạn text đăng ký một hộp thư điện tử.
* Trong trang Web nầy, bạn chọn mục đăng ký mới để vào trang Web nhập thông tin theo yêu cầu đăng ký.
Sau khi điền đầy đủ, bạn bấm nút SUBMIT để gởi đi.
Khoảng 2, 3 ngày sau đăng ký của bạn có hiệu lực. Bạn vẫn vào mạng với tên guest, mật khẩu andi nhưng bạn xác lập tài khoản Mail với tên và mật khẩu mới đăng ký.
Chú ý: Trước khi dùng tên mới, bạn nên dùng nút List of Users để xem đã có tên bạn trong danh sách chưa vì có khi tên bạn trùng với tên đã có nên phải đăng ký lại.
PcLeHoan
1996 - 2002
Mirror :
http://www.pclehoan.com
Mirror :
http://www.lehoanpc.net
Mirror :
http://www.ktlehoan.com