Lê Xuân Hoàng

Tối ưu hóa các tập tin của Office 2000 (Microsoft Office 2000 File Optimizer)

    Word là một phần của bộ Office. Khi bạn cài Office 2000 thì nó sẽ tự động cài luôn chức năng tối ưu hóa các tập tin của Office mỗi khi bạn khởi động vào Windows, điều này có thể làm mất thời gian, nếu không cần thiết thì bạn bấm chuột bỏ chọn vào khung Run check in the future.

    Để đánh tiếng Việt trong Word 2000 bạn phải dùng chương trình tiếng Việt 32 bít. Hiện nay để gõ tiếng Việt trong Word 2000 có các chương trình sau: VietKey 4.09, VNITân kỳ 4.0 và GVSBK (General Vietnamese Support) của TS Nguyễn Văn Hiệp.

    Với VietKey khi đánh các chữ hoa có dấu (ví dụ như Đ, Aá, Ơở, à) bạn nên dùng phím CapsLock thay vì bấm phím Shift.

Đặt trang (Page Setup)

    Bạn có thêm lệnh chia 1 tờ thành 2 trang (2 pages per sheet). Về lề để đóng tập (Gutter), trong mục Gutter position, bạn có thể chọn bên trái (Left) hay ở trên (Top)

Định dạng font (Format/Font)

    Phần gạch dưới từ (Underline) có nhiều kiểu (Style) hơn, được minh họa bằng hình ảnh cụ thể thay những chữ tiếng Mỹ khó hiểu (đối với người Việt như chúng ta). Đặc biệt bạn có thể chọn màu cho phần gạch dưới khác với màu của từ không như những phiên bản trước phải cùng màu.

    Khi bạn chèn bảng biểu bằng lệnh Insert Table thì măỳc nhiên Word chèn một bảng chiếm hết bề ngang trang giấy. Với Word 97 bạn đã có công cụ Draw Table để vẽ bảng ở một góc trang giấy, nay với Word 2000 bạn có thể di chuyển bảng theo ý muốn

    Sau khi đã chèn bảng, nếu bạn di chuyển chuột vào góc trên bên trái sẽ xuất hiện một ô vuông có hình mũi tên bốn nhánh. Bạn bấm vào đó và giữ phím chuột để di chuyển bảng. Ơở góc dưới bên phải có một ô vuông nhỏ, bấm vào đó và giữ chuột để phóng to hay thu nhỏ bảng.

    Bạn có thể chèn thêm một bảng khác vào trong một ô của bảng đã có sẵn bằng cách dùng Insert Table.

    Bổ sung thêm một số lệnh về đóng khung, bây giờ bạn có thể gạch đường chéo của ô (Descending diagonal hay Ascending diagonal) hoặc thêm một lằn ngang giữa ô (Horizontal Line).

    Menu Table bây giờ được cải tiến gọn nhưng lại đầy đủ hơn và bổ sung thêm một số chức năng mới.

    Ví dụ như lệnh Delete, bổ sung chức năng Delete Table. Muốn bỏ bảng, bạn không cần phải chọn hết bảng mà chỉ cần để dấu nháy vào một ô bất kỳ trong bảng rồi vào Menu Table/Delete/Table. Tương tự cho hàng (Row) và cột (Column).

    Lệnh Auto Fit/Autofit to Contents tự động thu hay dãn ô vừa vặn với nội dung chứa bên trong ô đó.

    Lệnh Table Properties/Table có mục giúp bạn canh bảng so với bề ngang trang giấy (Alignment) hay sắp đặt bảng chung với văn bản (Text wrapping) trong truờng hợp bảng của bạn không chiếm hết bề ngang trang giấy. Bảng Cell chứa các lệnh canh văn bản trong ô theo chiều dọc đã có trong Word 97.

    Nút lệnh Align trên thanh công cụ Tables and Borders giúp bạn canh văn bản trong ô nhanh chóng hơn thay vì trong Word 97 bạn phải kết hợp vói các nút lệnh canh trên thanh định dạng.

    Khi thêm hàng hay cột bạn không bị bắt buộc phải thêm hàng ở trên hàng đã chọn hoặc cột bên trái cột đã chọn mà bạn có thể thêm hàng ở dưới hoặc cột bên phải cũng được.

    Sau khi đã tạo một bảng dữ liệu, muốn vẽ biểu đồ căn cứ vào dữ liệu của bảng này, bạn chọn bảng rồi vào Menu Insert/Picture/Chart. Word 2000 sẽ tự động vẽ biểu đồ cho bạn căn cứ trên dữ liệu của bảng mà bạn đã chọn. Khác với các phiên bản trước, Word 2000 chấp nhận luôn font của bạn đã dùng trong bảng dữ liệu dù đó không phải là font tiếng Mỹ, đỡ mất công cho bạn phải chỉnh sửa lại font chữ. Ví dụ :

    Bạn có thêm một thư mục My Pictures nằm trong thư mục My Documents để bạn chứa những hình ảnh của riêng bạn mà bạn sưu tầm được hoặc bạn tự tạo lấy. Ví dụ như logo của Công ty bạn, những hình ảnh cá nhân hay của gia đình bạn à

    ở trên thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar) có thêm biểu tượng Insert ClipArt để bạn lấy hình ảnh nhanh hơn.

    Của sổ ClipArt cũng đã được thay đổi.

    Nếu bạn chèn hình bằng Insert/Picture/ From File thì lần này Word 2000 sẽ "khiêm tốn" hơn đưa bạn vào thư mục My Picture là nơi chứa hình của bạn chứ không phải là thư mục ClipArt như những phiên bản trước. Nếu muốn, bạn vào Tools/Option/File Locations, chọn mục Clipart pictures, bấm chuột vào Modify để xác định thư mục Clipart. Thư mục này thường nằm trong C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Clipart.

    Sau khi lấy hình bạn có thể chỉnh sửa hình như các phiên bản trước. Nếu muốn sắp xếp hình chung vói văn bản bạn dùng thanh Picture Toolbar, bấm chọn lệnh Text Wrapping, còn dùng Format/Picture thì bảng Wrapping đã đổi thành Layout. Đặc biệt hai lệnh Behind text và In front of text đã được đưa vào mục này hợp lý hơn, Ngoài ra còn thêm lệnh In line with text, gần giống như lệnh Top and Bottom nhưng hình ảnh sẽ nằm cùng hàng vói văn bản. Nút Advanced dùng để mở hộp thoại Advanced Layout.

 Với WordArt là một thành phần nằm trên thanh công cụ vẽ, bạn đã quen thuộc từ Word 97, nó chỉ thêm một lệnh Text Wrapping nằm trên thanh công cụ WordArt.

 Trong một số trường hợp bạn thao tác lệnh bằng bàn phím nhanh hon là dùng chuột. Muốn biết các tổ hợp phím tắt cho các lệnh, bạn vào Tools/Customize, chọn Keyboardà Trong cửa sổ Customize Keyboard, phần Categories để bạn chọn nhóm lệnh, phần Commands để bạn xác định phím tắt. Những lệnh nào mà Word có sẵn phím tắt thì nó sẽ hiện lên trong phần Current keys. Nếu không có thì bạn có thể tự tạo bằng cách bấm những phím mà bạn muốn tạo, Word sẽ tự điền những phím đó vào Press new shorcut key rồi bạn bấm Assign để Word ghi nhớ và luu cất. (Phần này đã có từ Word 97).

    Một cách khác nữa để biết toàn bộ các phím tắt của Word, ta vào Menu Tools/Macro/ Macrosà Trong cửa sổ Macros, khung Macros in ta chọn Word commands. Sau đó chọn ListCommands trong Macro name rồi nhấn nút Run. Khi hộp thoại ListCommands xuất hiện, bạn chọn Current Menu and Keyboard Setting hoặc All Word Commands (chọn All Word Commands thì đầy đủ hơn) đều được rồi nhấn nút OK.

    Word sẽ tự động tạo ra tập tin chứa toàn bộ danh sách các lịnh và các phím tắt tương ứng. Nếu cần bạn có thể in ra để làm tài liệu tham khảo.

 Word 2000 ẩn lịnh Master Document trong menu View (vào Customize sẽ có), thêm vào Web Layout. Đổi Page Layout thành Print Layout.

    Các thành phần của màn hình như thanh trạng thái (Status bar), thanh thước dọc (Vertical ruler), thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) và thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar) vẫn nằm trong Tools/Options/View, nhưng không tập trung trong phần Window nữa như Word 97 mà đưa vào phần Show và phần Print and Web Layout options.

- Xác định được vị trí của con nháy trên trang giấy tài liệu của bạn. Vị trí con nháy cách rìa trang giấy phía trên (At), đang ở dòng thứ mấy (Ln) và cột nào (Col)

- Xác định được bạn đang ở trang (Page) nào, Đoạn (Sec) nào, và tổng số trang trong tài liệu của bạn.

- Khởi động lịnh Go To ,Find và Replace bằng cách kích đúp chuột vào thanh trạng thái ở phần trang và dòng.

- Bật tắt các chế độ thâu Macro (REC), dùng Track Change (TRK), chế độ chọn mở rộng (EXT) bằng cách dùng phím mũi tên, chế độ viết chèn hay viết đè (OVR) và sự trợ giúp đối với những người quen dùng Word Perfect (WPH) bằng cách kích đúp chuột vào những chữ tương ứng.

    Trong Word 2000 để chèn các đường kẽ ngang một cách nhanh chóng, bạn đánh ba lần các dấu sau đây rồi nhấn Enter, bạn sẽ được các đường sau :

Ba dấu ~:

Ba dấu - :

Ba dấu # :

Ba dấu * :

Ba dấu = :

    Muốn đọc lại một tài liệu dài được soạn bằng Word mà không mất công nhấn nút PageDown hay phải nhấp chuột vào thanh cuộn liên tục thì bạn vào Menu Tools/Macro/ Macros. Trong cửa sổ Macros, khung Macros in bạn chọn Word commands, khung Macro name bạn chọn AutoScroll rồi bấm Run, tài liệu của bạn sẽ được tự động cuộn dần để bạn đọc.

    Bạn có thể tạo nút AutoScroll trên thanh Toolbar bằng cách mở menu Tools/Customize/ Commands. Trong khung Categories, bạn chọn All Commands. Trong khung Commands, bạn dùng mouse kéo lịnh AutoScroll bỏ lên Toolbar để tạo thành 1 nút lịnh mới có tên là AutoScroll (bấm phím trái mouse lên lịnh rồi vừa giử phím vừa di chuyển mouse lên thanh toolbar, khi thấy xuất hiện 1 chử I lớn và đậm trên thanh toolbar thi bỏ phím trái mouse ra, nút mới sẽ được tạo ngay cạnh chử I đó).

    Khi bạn bấm nút lịnh nầy, biểu tượng mouse sẽ di chuyển đến nằm trên thanh cuộn dọc đồng thời thanh cuộn dọc cũng thay đổi hình dạng sang chế độ cuộn tự động. Muốn điều khiển tốc độ, bạn lấy điểm giửa của thanh cuộn làm chuẩn, di chuyển mouse lên trên hay xuống dưới điểm chuẩn để thay đổi chiều cuộn (biểu tượng mouse sẽ thay đổi thành mũi tên hướng lên hay hướng xuống). Vị trí mouse càng cách xa điểm giữa thanh cuộn bao nhiêu thì tốc độ cuộn càng nhanh bấy nhiêu. Muốn tạm thời ngưng cuộn văn bản đưa con trỏ lên giữa thanh cuộn, muốn tự động dừng việc cuộn văn bản chỉ cần bấm nút trái chuột.

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com