Giam kich thuoc file DOC

Giảm kích thước file .DOC

Trần Trung

Các file tài liệu MS Word sử dụng định dạng .DOC, với định dạng này người ta có thể nhúng vào đó rất nhiều thứ như hình ảnh, âm thanh, data... do đó các file .DOC thường có kích thước rất lớn, từ vài chục KB đến vài trăm KB là chuyện thường. Nhưng điều tôi muốn nói là tài liệu của bạn soạn thảo trên Word thường phải mất khá nhiều thời gian, và có rất nhiều định dạng, sửa đổi... chính trong quá trình này kích thước file .DOC của bạn bắt đầu phình ra lớn hơn mức cần thiết, và điều đó làm cho quá trình mở file của Word lâu hơn, khi copy vào đĩa mềm cũng tốn đĩa hơn... Bài viết này sẽ mách bạn một mẹo nhỏ để giảm kích thước file .DOC xuống mức tối thiểu.

Bây giờ bạn thử mở 1 file Word có sẵn (phải là một file khá lớn, và đã được Save nhiều lần) và bấm Ctrl-A để chọn tất cả văn bản, sau đó bấm chuột phải, chọn Copy, rồi bạn bấm Ctrl-N để mở một tài liệu mới và lại bấm chuột phải, chọn Paste, như vậy bạn sẽ có một bản sao y chang chác với bản gốc, bây giờ bạn Save tài liệu mới này với một tên khác so với bản gốc, rồi mở Explorer ra mà so sánh kích thước 2 file này xem sao, bạn sẽ thấy kích thước file mới nhỏ hơn file gốc khá nhiều đấy, và thế là bạn có thể Delete file gốc đi để tiết kiệm đĩa, tuy nhiên việc này chỉ đúng với những văn bản khá lớn, được soạn thảo trong nhiều ngày và được sửa, định dạng, ghi lại nhiều lần. Mà hình như điều này còn đúng cả với những định dạng khác của Office thì phải, bạn thử tự tìm hiểu với Excel, PowerPoint, FrontPage xem sao nhé, nhưng lưu ý là với FrontPage, việc Copy vào Clipboard và Paste vào trang khác có thể không thành công với một số thứ chẳng hạn như màu nền của trang Web.

Có lần tôi gõ quyển nhật ký của mình (bố viết cho tôi từ khi -1 tuổi đến khi 12 tuổi) chỉ có 50 trang màn hình nhưng phải mất cả tuần mới xong, trong thời gian đó tôi gõ thì ít mà chỉnh lề, chia cột, phân trang, chỉnh cỡ chữ, font chữ, rồi màu mè lung tung, thậm chí còn chèn cả ảnh vào rồi lại xoá đi... Kết quả tôi có file Nhật_Ký.doc với kích thước 130 KB, vậy mà khi thực hiện như trên, tôi có file Nhật_Ký.doc mới với kích thước chỉ có 96 KB mà mọi định dạng vẫn y nguyên. Mẹo nhỏ này thật sự có lợi khi phải copy nhiều file tương tự vào đĩa mềm (nếu bạn Zip nó lại thì càng nhỏ nữa). Vì vậy tôi muốn chia sẻ kinh nghiệm này với mọi người.

Chúc bạn thành công !

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com