Tự động xếp e-mail

From: hongphuc@hongphuc.org

Chương trình thư điện tử Outlook Express (OE) không dừng lại ở phương thức đọc viết thông điệp, nó còn cho phép bạn tạo thư mục và di chuyển thông điệp từ thư mục này sang thư mục khác một cách tự động. Tuy bạn có thể để tất cả các thư trong Inbox, nhưng dễ tìm hơn cả là sắp xếp chọn theo người gửi hay chủ đề.

Các thao tác dưới đây được thực hiện với OE 4.0.

Tạo thư mục mới trong OE

- Chọn File\Folder\New. Cửa sổ Create Folder mở ra.

- Gõ tên thư mục vào dòng Polder name.

- ở phần dưới, bạn chọn thư mục muốn đặt thư mục mới vào.

- Nhắp 0K

Xoá thư mục

- Chọn tên thư mục trong danh sách thư mục

- Vào File\Folder\Delele

- Tại đây bạn cũng có thể đổi tên thư mục bằng cách chọn Rename.

- Nhắp vào OK để kết thúc việc đổi tên hay xoá thư mục.

Xác định các yêu cầu để xử lý e-mail tự động

OE cung cấp trình tiện ích Inbox Assisstant để xử lý các công việc như sắp xếp, chuyển tiếp, gửi hồi âm. Các yêu cầu cho việc sắp xếp cần được thiết đặt thông qua Tools\Inbox Assistant. Hộp thoại Inbox Assistant mở ra. Mục Discription liệt kê các "tiêu chuẩn lọc" (ở đây là các tiêu chọn để yêu cầu OE xử lý tự động). Inbox Assistant cho phép bạn tạo tiêu chuẩn lọc để qui định OE tự động xử lý e-mail nào và thực hiện công việc nào. Những tiêu chuẩn hiệu lực có dấu kiểm còn vô hiệu lực thì không có đánh dấu. Lần đầu tiên bạn mở Inbox Assistant, cửa sổ này để trống. Ðể định tiêu chuẩn lọc, bạn nhấp nút Add, mở hộp thoại Inbox Assistant Properties.

Hộp thoại chia làm hai phần: Phần đầu qui định loại thông điệp mà bạn muốn Inbox Assistant xử lý còn phần cuối yêu cầu Inbox Assistant nên làm gì với thông điệp trên. Nếu muốn Inbox Assistant thực hiện cùng một việc cho tất cả thông điệp gửi đến, bạn đánh dấu vào hộp All Messages trong hộp thoại trên và bỏ qua các tiêu chuẩn khác. Ví dụ, bạn muốn tự động hồi âm cho tất cả thông điệp bằng dòng chữ: cảm ơn đã viết thư cho tôi. Hiện nay tôi đang đi công tác tới tháng 10 mới về". Còn nếu muốn Inbox Assistant thực hiện công việc riêng biệt cho thông điệp, bạn cần dùng 6 tiêu chuẩn lọc để mô tả những không điệp này. Có 3 loại tiêu chuẩn: thông tin phần đầu, tài khoản và độ dài.

Lọc dựa trên thông tin phần đầu: Các dòng To, Cc, From và Subject tương ứng với các dòng trong phần đầu thông điệp. Bất cứ chuỗi ký tự nào gõ vào một trong các dòng này đều lọc ra thông điệp không chứa ký tự đó trên dòng đầu đề tương ứng. Ví dụ, khi gõ chữ "Tin tức" vào dòng Subject sẽ lọc ra tất cả thông điệp có chữ "tin tức" ở dòng chủ đề. Muốn nhập địa chỉ từ Address Book trên các dòng To: Cc, From, bạn nhắp vào biểu tượng ở ngay bên cạnh dòng tương ứng.

Lọc dựa trên tài khoản: Giả sử bạn có vài tài khoản thư điện tử, bạn có thể định tiêu chuẩn lọc áp dụng cho một tài khoản trong số đó bằng cách đánh dấu vào hộp kiểm Account rồi chọn ra một tài khoản từ danh sách xổ xuống. Nếu hộp Account không được chọn, tiêu chuẩn lọc sẽ áp dụng cho tất cả tài khoản thư điện tử.

Lọc dựa trên độ dài: Nếu chỉ muốn chọn thông điệp lớn hơn độ dài dã chọn (đơn vị ban đầu là KB), bạn chọn Larger Than rồi gõ con số vào hộp bên cạnh.

Sắp xếp e-mail bằng Inbox Assistant

Trong hộp thoại Inbox Assistant Properties, các khoản trong mục Perform The Following Action yêu cầu Inbox Assistant làm gì với thông điệp được mô tả trong hộp When A Message Arrives With The Following Criteria. Tại đây bạn tùy thích xác định bao nhiêu thao tác đi với một tiêu chuẩn lọc

Di chuyển e-mail vào thư mục

Bạn có thể di chuyển e-mail vào thư mục đã chọn thay vì để trong Inbox bằng cách:

- Ðánh dấu kiểm vào hộp Move To

- Nhắp nút Folder bên cạnh hộp Move To để chọn thư mục muốn di chuyển thông điệp vào

- Nhắp chọn OK.

Chuyển tiếp đến địa chỉ e-mail khác

- Nhắp hộp Forward To

- Gõ địa chỉ e-mail vào dòng bên phải hộp Forward To hay nhắp vào biểu tượng ở bên cạnh để chọn địa chỉ từ Address Book.

Tự động phát hồi âm

- Tạo thông điệp muốn dùng làm hồi âm.

- Lưu thông điệp có phần mở rộng là .eml với File\Save As, đặt tên và nhớ thư mục lưu.

- Chọn Tools\ Inbox Assistant. Hộp thoại Inbox Assistant hiện ra.

- Lấy các tiêu chuẩn lọc ở trên đầu hộp thoại Properties để định thông điệp nào sẽ nhận hồi âm tự động.

- Nhắp chọn Reply With.

- Nhắp nút Browse bên cạnh hộp Reply With. Hộp thoại Open mở ra.

- Trong hộp thoại Open , bạn tìm tên tệp tin đã lưu ở trên. Nhắp vào tên và nhắp vào Open.

- Nhắp OK hai lần để kết thúc.

(Internet)

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com