Những thủ thuật trong OFFICE

Nguyễn Phương Thảo fthaoabc@yahoo.com
525 - Đường Điện Biên - Thị xã Yên Bái

    Khi sử dụng OFFICE, tôi nhận thấy có rất nhiều điều chúng ta cần trao đổi để tăng hiệu quả công việc. Bài viết này tôi xin đề cập tới những điều đơn giản nhất.

I. Xoay giấy nhanh.

Bạn thường làm công tác văn phòng trong Winword, bạn chỉ dùng một loại máy in chỉ một loại cỡ giấy A4, thì tại sao lại không tạo một chức năng nhanh để đảo trạng thái giấy ngang hay giấy dọc được nhỉ?

Ví dụ Nếu tôi tạo một nút lệnh để khi click vào nếu giấy đang dọc, sẽ chuyển thành giấy ngang và ngược lại. Ngang hay dọc sẽ tác động đến toàn bộ văn bản.

Sub XoayGiay()
Dim x As Integer
x = Windows.Count
If x = 0 Then
Exit Sub
End If
With ActiveDocument.PageSetup ' Chỉnh cho toàn bộ văn bản (*)
If .Orientation = wdOrientLandscape Then
.LineNumbering.Active = False
.Orientation = wdOrientPortrait
.TopMargin = CentimetersToPoints(1.8)
.BottomMargin = CentimetersToPoints(1.8)
.LeftMargin = CentimetersToPoints(4)
.RightMargin = CentimetersToPoints(1.8)
.Gutter = CentimetersToPoints(0)
.HeaderDistance = CentimetersToPoints(0.5)
.FooterDistance = CentimetersToPoints(0.5)
.PageWidth = CentimetersToPoints(21.59)
.PageHeight = CentimetersToPoints(27.94)
.FirstPageTray = wdPrinterDefaultBin
.OtherPagesTray = wdPrinterDefaultBin
.SectionStart = wdSectionNewPage
.OddAndEvenPagesHeaderFooter = False
.DifferentFirstPageHeaderFooter = False
.VerticalAlignment = wdAlignVerticalTop
.SuppressEndnotes = False
.MirrorMargins = False
Else
.LineNumbering.Active = False
.Orientation = wdOrientLandscape
.TopMargin = CentimetersToPoints(2)
.BottomMargin = CentimetersToPoints(2)
.LeftMargin = CentimetersToPoints(2)
.RightMargin = CentimetersToPoints(1.8)
.Gutter = CentimetersToPoints(0)
.HeaderDistance = CentimetersToPoints(0.5)
.FooterDistance = CentimetersToPoints(0.5)
.PageWidth = CentimetersToPoints(27.94)
.PageHeight = CentimetersToPoints(21.59)
.FirstPageTray = wdPrinterDefaultBin
.OtherPagesTray = wdPrinterDefaultBin
.SectionStart = wdSectionNewPage
.OddAndEvenPagesHeaderFooter = False
.DifferentFirstPageHeaderFooter = False
.VerticalAlignment = wdAlignVerticalTop
.SuppressEndnotes = False
.MirrorMargins = False
End If
End With
End Sub

    Tuy nhiên bạn có thể tạo nút chỉ xoay chiều với 1 phần văn bản đã lựa chọn (Bôi đen), hoặc xoay chiều từ con trỏ về cuối văn bản. Khi đó ta thay dòng With bên trên thành dòng:

With Selection.PageSetup ' xoay chiều giấy riêng phần chọn (Bôi đen)
With ActiveDocument.Range(Start:=Selection.Start, End:=ActiveDocument. _
Content.End).PageSetup 'Xoay chiều giấy từ con trỏ tới cuối văn bản

    Đương nhiên, nếu bạn muốn cho hiện hộp thoại để người sử dụng chọn phương án, thì thôi không phải lập trình như trên nữa. Thà vào PageSetup để thiết lập còn nhanh hơn.

II. Tìm và thay thế trong WINWORD

    Ta thường hỏi, bạn tận dụng được gì qua dịch vụ tìm và thay thế trong WINWORD, có lẽ bạn chỉ tìm một đoạn văn bản và thay thế bình thường bằng một đoạn văn bản. WINWORD cho ta một khả năng lớn hơn thế rất nhiều.

    Winword cung cấp một bảng mã, nếu bạn biết tiếng Anh, bạn đọc hiểu nhưng sẽ ít để ý những chức năng và sức mạnh của nó mà Microsoft mang đến cho bạn. Đầu tiên tôi viết sơ bộ một số tên mã mà có ứng dụng thiết thực cho người Việt. Ta sẽ xét ví dụ để hiểu thật chi tiết về vấn đề này. Các ví dụ này tôi sử dụng ví dụ theo kiểu của người Việt.

Lưu ý, ký hiệu của mã đều sử dụng chữ thường.

    Thực hiện tìm và thay thế bằng nhiều cách, thông thường ví dụ vào thực đơn Edit/Replace hoặc nhấn Ctrl+H.

Hộp Find What: Đánh vào những gì cần tìm.

Hộp Replace: Đám vào những gì cần thay thế.

    Vấn đề tìm và thay thế thông thường, xin xem trong các giáo trình phổ cập.

Ta xét những ví dụ sau để sử dụng bảng mã:

Ví dụ 1: Thay toàn bộ một lần nhấn Enter bằng 2 lần nhấn Enter.
Tìm gì: ^p Thay bằng: ^p^p

Ví dụ 2: Tìm các chữ "Nợ TK" ở đầu dòng cho thụt vào 2 tab. (Tất cả chữ này sẽ thụt đều)
Tìm gì: ^pNợ TK Thay bằng: ^p^t^tNợ TK

    Ta thấy sử dụng với mã ^c mang lại một sức mạnh khó tưởng tượng:

Ví dụ 3: Tìm tất cả m2 thay bằng m2 Ta phải copy m2 vào Clipboard.
Tìm gì: m2 Thay bằng ^c

Ví dụ 4: Tìm tất cả chữ F& thay bằng ký hiệu symbol F, ta copy F vào Clipboard
Tìm gì: F& Thay bằng ^c

Ví dụ 5: Tìm tất cả @ thay bằng một đồ hoạ hoặc một đoạn văn bản, copy phần này vào Clipboard.
Tìm gì: @ Thay bằng ^c

    * Nếu bạn đang sử dụng Font ABC thì còn có thể sử dụng để sửa chữ hoa tự động.

    Sau dấu chấm, dấu xuống dòng, dấu hai chấm, dấu chấm phảy, dấu chấm than ta phải viết hoa. Nếu đặt ở chế độ AutoCrrect thì nó cũng sẽ tự sửa cho bạn một số trường hợp. Tuy nhiên những chữ Việt có dấu đặc thù (như Đ, Á, Ê....) không thực hiện được.

    Thực hiện tìm và thay thế với các mã ^? - Ký tự bất kỳ và ^& - Những gì tìm thấy.
Ví dụ: Tìm những ký tự sau dấu chấm phải viết hoa. Ta tìm (. ^?) (Dấu chấm, dấu cách, mã ^?)

    Rồi thay bằng ^& nhưng trước khi thực hiện thay thế, ta chọn nút Format, và chọn Font.

    Ta chọn Font chữ hoa (Font .VnTimeH chẳng hạn). Sau đó chọn nút thay thế toàn bộ (Replace All). Bạn sẽ thấy tất cả chữ thường đầu câu đều đổi thành chữ hoa do ta đổi Font chữ!!!

    Tương tự ta chọn tìm và thay thế với các mã khác cho các dấu câu cần viết hoa ví dụ ^p^? thay bằng ^& với định dạng trên.

    Một chức năng chỉ dùng cho tiếng Anh đó là: Find All Word Form. Tìm và đồng bộ hoá.

Ví dụ: Ta có câu tiếng Anh sau:
I loved her. But now, I don't love her any more. (Tôi đã yêu cô ấy, nhưng bây giờ tôi không còn yêu cô ấy nữa)

    Nếu ta thực hiện thay một động từ ví dụ love (yêu) bằng động từ khác ví dụ understand (hiểu):

Tìm gì: love Thay bằng understand thì câu trên sẽ tự thành:
I understood her. But now, I don't understand her any more.

    Ta nhận thấy cả động từ hiện tại và quá khứ đều được thay và chia theo. Đối với chúng ta, ý nghĩa này chẳng quan trọng lắm, nhưng nếu bạn là nhà báo, hoặc phiên dịch cho lãnh tụ, cơ quan.... thì đó là một công cụ hết sức lợi hại, nó giúp cho điều chỉnh một cách hợp lý các văn bản với tốc độ nhanh nhất.

    Tương tự bạn có thể sử dụng các mã khác. Điều này do chính bạn quyết định.

Nguyễn Phương Thảo

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com