Trong các văn bản dài, ta có thể chia ra thành các section (Phần). Mỗi phần ta có thể đặt các Header và Footer riêng cho từng phần. Có nghĩa là ta có thể đánh số trang của section 1 từ 1 đến hết trang trong section đó. Sang section thứ 2, thay vì đánh số trang tiếp tục, ta có thể đánh lại số trang từ đầu từ số 1 của section 2 đến hết số trang trong section.

Nếu đọc Help, ta sẽ thấy Microsoft có hướng dẫn tạo một văn bản Master Document. Mỗi phần phải đánh thành văn bản riêng để "nhét" vào văn bản Master. Điều này thật khó chịu, nếu như chúng ta có văn bản không dài lắm mà ta lại không thạo những chỉ dẫn lằng nhằng của Microsoft. Theo ý tôi, ta có thể dùng mẹo để ngắt các section ra, rồi tiến hành điều chỉnh từng phần. Bạn sẽ thấy nó đơn giản như ta thò tay vào túi mà lấy ra vậy.

Để đơn giản, bạn hãy đánh tất cả các phần (Section) vào chỉ một văn bản. Đặt trỏ thanh (Trỏ của bàn phím) tại vị trí cần ngắt section, ta chọn thực đơn Insert Break để hiện bảng sau:

Từ đây ta nhìn xuống thanh trạng thái sẽ thấy dòng tương tự sau::

Nghĩa là bạn đã có 2 phần: sec 1 và sec 2. Tất nhiên bạn có thể chèn như trên để chia ra các phần (section) khác theo ý muốn.

Bây giờ bạn chọn View/Header and Footer để đánh đầu và chân trang in. Bạn hãy chọn tắt bỏ nút Same as Previous (Giống như phần trước) để đánh đầu và chân trang in của sec hiện tại khác với các sec khác.

Việc đánh đầu và chân trang in thì quá dễ do chúng ta đã phổ cập. Tôi muốn bổ sung thêm cho bạn một số chức năng khác thông qua các trường của Word. Ta đánh Ctrl+F9 để hiện ra dấu {|} màu xám để đánh trường Word.

• Muốn chèn số Section ta đánh vào trong để thành {SECTION}
• Muốn chèn tổng số trang của một Section ta đánh vào {SECTIONPAGES}
• Số trang của Sec hiện tại có thể đánh tiếp tục theo số của sec trước đó. Hoặc có thể đánh lại bắt đầu từ số khác, bằng cách chọn Format Pages Number. Ở đây có 2 lựa chọn:
  • Chọn Continue From Previous Section: (Đánh tiếp theo Section trước)
  • Chọn StartAt: Để đánh số trang không kế thừa sec trước đó. Đánh từ số mới
• Muốn chèn số trang của toàn văn bản chọn nút Number of Pages đánh vào {NUMPAGES}
• Đương nhiên, bạn có thể chèn số trang hiện tại bằng chọn nút Page trên thanh công cụ, hoặc đánh vào {PAGE}
  • Ta nhận thấy do các trường Word trả về các số nên có thể cộng trừ nhân chia các trường này vô tư. Tôi lấy ví dụ về phép tính để sau để lấy giá trị là phép tính tổng số trang cộng 4 và trừ số của trang hiện tại (Từng hoàn cảnh, bạn sáng tạo theo kiểu của của mình để đạt hiệu quả mong muốn):

{={NUMPAGES} +4 -{PAGE}}