Nguyễn Phương Thảo fthaoabc@yahoo.com
Số 525 - Đường Điện Biên - TX. Yên Bái

Bạn có thể rất thành thạo Winword như đánh văn bản, kẻ bảng biểu, vẽ sơ đồ, trộn thư, xử lý đồ hoạ, đồ thị, âm thanh... nhưng có thể bạn chưa để ý đến các trường Word. Ý đồ của Microsoft rất lớn, mà chúng ta chẳng khai thác được bao nhiêu.

Bây giờ, bạn vào Winword, chọn thực đơn Insert/Field ta sẽ thấy bảng sau đây hiện ra:

Ta nhận thấy có tới 72 trường trong Winword, mỗi trường có một chức năng riêng, và được Winword phân ra làm 9 mục. Bìa viết này xin giới thiệu ứng dụng cho một số trường trong trường hợp cụ thể. Hi vọng những bài sau, tôi sẽ viết cho hết các trường khác.

Ứng dụng thứ nhất: Tạo các hộp thoại điền tự động.

Ví dụ: Bạn đi làm cho một công ty phải điền vào văn bản tiếng nước ngoài mà bạn không rõ lắm như: Bạn thạo tiếng Anh, nhưng tệp khuôn mẫu của bạn lại là tiếng Trung Quốc hoặc tiếng Ả Rập... Bạn phải gọi phiên dịch đến để hỏi, chỗ này điền gì vào đây, chỗ kia điền gì vào v..v... Có thể nay bạn hỏi thì nhớ, nhưng nhiều mẫu nhập quá, bạn sẽ quên mất, dẫn tới điền sai.

Để thuận lợi cho những trường hợp đại loại như vậy, bạn sẽ sử dụng các trường như trên và một biến để đặt điều kiện. Biến này gọi là BookMark. Để chèn Book Mark, bạn đặt trỏ tại vị trí cần chèn, rồi gõ Ctrl+F9 để hiện ra dấu móc như sau:

Bạn đánh vào vùng xám dòng {ref BookMarkName}

Ví dụ bạn đánh {ref HotenGiamdocBenA}

Trong đó BookMarkName là tên biến BookMark. Tên biến này bạn đừng đánh bằng chữ Việt và đừng có dấu cách.

Sau khi chèn các trường Ref trên, có thể có trường Ref bạn chèn nhiều lần, thì nhấn Ctrl + Home để về đầu văn bản.

Bạn nhấn Ctrl+F9 để hiện ra dấu móc như trên:

Đánh vào trong vùng xám của dấu móc các trường Ask theo quy định sau:

{ask BookMarkName "Lời nhắc"}

Ví dụ: {ask HotenGiamdocBenA "Xin nhập vào chủ bên A:"}

Xin lưu ý, bạn đã chèn bao nhiêu loại BookMark bằng Ref thì phải có bấy nhiêu Ask cho từng loại. Nếu không, bạn có thể thêm một đoạn làm BookMark bằng cách bôi đen lựa chọn, rồi chọn thực đơn Insert/BookMark , đặt tên để Add vào.

Sau khi làm xong phần trên, bạn có thể yên tâm cất vào đĩa.

Khi nào mở tệp mẫu trên, bạn chỉ việc chọn toàn bộ văn bản, rồi nhấn F9. Các hộp thoại mà bạn đã Ask sẽ hiện ra:

Bạn chỉ việc điền giá trị và OK. Lần lượt các hộp thoại khác sẽ hiện ra để điền vào. Khi điền xong, Word sẽ chèn đúng vị trí mà trước đây ta đã Ref.

Bạn có thể tạo một Macro để tự động công việc trên.

Danh sách và công dụng của từng trường, xin viết ở bài viết sau.