THỦ THUẬT TRONG OFFICE
(Kỳ 11)

Ngưyễn Phương Thảo - Trung tâm Dạy nghề và Phổ cập Tin học Miền núi  525&527 Đường Điện Biên - Thị xã Yên Bái

Đánh chung văn bản trên mạng

Câu hỏi:
Từ from Nguyen Ngoc Quang [quanghn_vn@yahoo.com]
Khi ta có 2 máy tính được nối mạng, thì có cách nào cả hai máy có thể nhập chung dữ liệu cho 1 tệp Excel hay Word không?

Trả lời:
Word và Excel là các dạng dữ liệu không được thiết kế để làm công việc như vậy. Thông thường người ta sử dụng các chương trình mạnh chuyên để làm việc này như Oracle, hoặc chương trình chuyên giải pháp mạng của Microsoft ... Tuy nhiên, để làm việc này cho Word bạn phải sử dụng một mẹo nhỏ để máy A đánh 1 phân đoạn, máy B đánh 1 phân đoạn, chứ không thể cả 2 máy cùng soạn chung trong 1 paragraph (Phân đoạn).

Khi 1 nối mạng, một tệp văn bản đã được máy A mở, nếu máy B mở tiếp văn bản này thì máy B sẽ ở trạng thái Read Only (Chỉ có xem, không sửa chữa và cất được). Chính vì vậy tôi xin đề xuất 1 giải pháp:

Bạn soạn bằng máy A phần văn bản cất thành tệp, ví dụ MAYA.DOC.
Bạn soạn bằng máy B phần văn bản cất thành tệp, ví dụ MAYB.DOC.
Bạn tạo một văn bản để chứa 2 văn bản trên ví dụ CHUNG.DOC.

Từ văn bản MAYA.DOC bạn thực hiện chọn toàn bộ văn bản rồi chọn COPY.

Chuyển sang văn bản CHUNG.DOC, bạn chọn Edit/Paste Special. Hộp thoại hiện ra, bạn chọn Paste Link. Tại mục As (Như là) bạn có thể dùng chức năng Picture (hình ảnh - Nếu không cho sửa chữa ở văn bản CHUNG.DOC) hay một dạng phù hợp với yêu cầu của bạn. Rồi OK.

Tương tự đối với các văn bản MAYB.DOC, MAYC.DOC.... bạn đều làm như vậy. Khi đó các máy trên mạng đánh vào các tệp riêng, nhưng tệp CHUNG.DOC sẽ tự cập nhật. Thủ trưởng của bạn dùng máy khác mở tệp này sẽ thấy các phần sẽ tự hiện ra như bạn gõ vậy.

Nếu tại tệp CHUNG.DOC bạn gõ Alt +F9 sẽ thấy dòng tương tự sau hiện ra: {LINK Word.Document.8 "C:\\Website\\BaiViet\\MAYA.doc" "OLE_LINK2" \a \r}
Đó là phần báo cho sự liên kết dữ liệu của bạn.

Tương tự đối với EXCEL, bạn phải phân từng vùng cho từng máy sẽ đánh rồi nối kết từ tệp khác vào tệp CHUNG.XLS như ví dụ trên, hay bạn có thể cho mỗi máy đánh và liên kết với 1 sheet riêng.

Bạn có thể dùng Macro để ghi lại quá trình cho máy thực hiện tự động.
Chúc thành công.

PcLeHoan 1996 - 2002
Mirror : http://www.pclehoan.com
Mirror : http://www.lehoanpc.net
Mirror : http://www.ktlehoan.com