|
Hãy cùng
chào đón và làm quen người bạn mới
 |
|
Cho dù bạn đã từng sử dụng qua bộ Microsoft
Office 2003 hay các phiên bản trước đây thì khi tiếp xúc
với phiên bản Microsoft Office 2007 mới nhất này, bạn sẽ
vẫn cứ “lúng ta lúng túng” như người mới bắt đầu. Thật
vậy, bộ Office 2007 là một sự “lột xác” cả về hình thức
lẫn nội dung mà chắc chắn bạn sẽ phải tốn khá nhiều thời
gian tìm hiểu về nó. Tuy nhiên khi đã làm chủ được bộ
phần mềm này rồi thì bạn sẽ cảm thấy công việc văn phòng
của mình trở nên nhẹ nhàng hơn trước nhiều vì bố cục
chương trình được sắp xếp lại hợp lý, các công cụ hỗ trợ
tự động sẵn sàng giúp đỡ bạn, những tính năng mới đáp
ứng tốt hơn nhu cầu của bạn... |
|
Loạt chuyên đề trên e-CHÍP thứ 3 “Đọc xong
vọc liền” và e-CHÍP thứ 6 “Tin học trong tầm tay” sẽ
giúp bạn từng bước làm quen với Windows Vista và Office
2007 – hệ điều hành và bộ phần mềm văn phòng thế hệ mới
của Microsoft. |
|
Bài viết này xin bắt đầu với Microsoft
Office Word 2007, phần mềm soạn thảo văn bản nhiều tính
năng hiện đại. |
|
Làm quen với giao diện
mới: |
|
Trong Word 2007, bạn sẽ không còn
thấy các menu lệnh như phiên bản trước mà thay vào
đó là hệ thống “ribbon” với 3 thành phần chính: thẻ
(Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Command
button). Các nút lệnh có liên quan đến nhau được gom
vào một nhóm, ví dụ như các nút chọn font, cỡ chữ,
in đậm, nghiêng, gạch chân... được gom vào nhóm
Font. Nhiều nhóm có chung một tác vụ lại được gom
vào trong một thẻ. |
|
 |
Bạn hãy để ý, ở góc trên bên tay trái có
một nút hình tròn
 ,
nó có tên là Microsoft Office Button. Nhấn nút này sẽ
xuất hiện một bảng lệnh tương tự như menu File của phiên
bản Word trước, bao gồm các lệnh: New, Open, Save,
Print... |
|
 |
Quick Access Toolbar
là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button,
giúp truy cập nhanh đến những nút lệnh thường dùng. Bạn
có thể nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh và bổ
sung thêm những nút lệnh bạn hay dùng khác vào thanh
công cụ này bằng cách đánh dấu chọn vào nó. |
|
 |
|
Sử dụng phím tắt để mở
các thẻ, nút lệnh: |
|
Ngoài phương pháp nhấn chuột, bạn có thể sử
dụng phím tắt để truy cập đến các thẻ, nút lệnh một cách
nhanh chóng. Rất đơn giản, hãy giữ phím Alt trong 2
giây, lập tức xuất hiện các chữ cái trên các thẻ, bạn
nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào mình muốn mở, thẻ đó sẽ
được kích hoạt. Bây giờ trên các nút lệnh lại xuất hiện
một loạt chữ cái để bạn kích hoạt nó với cách tương tự. |
|
 |
|
Tạo một tài liệu mới: |
|
Tương tự như Word 2003, phím tắt để tạo một
tài liệu mới trong Word 2007 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn
chuột vào Microsoft Office Button
,
chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document. |
|
Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn:
Nhấn Microsoft Office Button , chọn New. Nhấn
Installed Templates, sau đó chọn một mẫu đã cài vào
máy hay chọn một mẫu từ Microsoft Office Online (yêu
cầu có kết nối Internet để tải về). Nhấn nút Create
để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn. |
|
Mở tài liệu có sẵn trên
máy: |
|
Tương tự như Word 2003, phím tắt mở tài
liệu có sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào Microsoft
Office Button
,
chọn Open. |
|
Lưu tài liệu: |
Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống
Word 2003). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button
,
chọn Save.
Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào,
bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu. |
|
Để lưu tài liệu với tên khác (hay
định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button
,
chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2003). |
|
Mặc định lưu tài
liệu dạng Word 2003 trở về trước: |
|
Mặc định, tài liệu của Word 2007 được lưu
với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn đã quen
thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được
trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển
đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài
thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với
định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của
hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document). |
|
Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng
của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button
,
chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong
khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this
format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK. |
|
 |
|
Trong Word 2003 cũng có tính năng mặc định
lưu theo một định dạng nào đó (dĩ nhiên không có định
dạng của Word 2007). Để truy cập tính năng tương ứng
trên Word 2003, bạn vào menu Tools > Options > thẻ Save
> chọn định dạng trong mục Save Word files as > OK. |
|
Giảm thiểu khả năng mất
dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ |
|
Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện
làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu tự động
theo chu kỳ. Cũng trong hộp thoại Word Options, chọn mục
Save ở bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover
information every, sau đó nhập số phút tự động lưu vào ô
bên cạnh. Nhấn OK. |
|
Lưu tài liệu với định
dạng PDF/XPS |
|
Một tính năng mới có trong Word 2007 là khả
năng lưu tài liệu với dạng file *.PDF và *.XPS. Có lẽ
bạn đã khá quen thuộc với định dạng PDF. Còn XPS? Tương
tự PDF, XPS (XML Paper Specification) là loại file điện
tử có bố cục cố định, đảm bảo khi file được xem trên
mạng hay đem in nó vẫn giữ lại chính xác các phần định
dạng bạn cần, dữ liệu trong file không dễ thay đổi. |
|
Để lưu hoặc xuất sang định dạng PDF/XPS,
trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft
Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập
vào
http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS
hay
http://tinyurl.com/y32j78 và làm theo hướng dẫn
trong đó để cài đặt. |
|
Cài xong bạn có thể lưu tài liệu lại với
dạng PDF/XPS bằng cách nhấn Microsoft Office Button
,
chọn Save As, chọn PDF or XPS. |
|
(Còn tiếp) |
|
NGUYỄN HỒNG PHÚC |
|
[Đầu trang] |