Hai cách khắc phục lỗi tập tin Word bằng tiện ích sẵn có

Là người làm công việc văn phòng, có lẽ bạn cũng đôi lần “toát mồ hôi hột” khi gặp thông báo lỗi “Can’t open the specified file” lúc mở tập tin văn bản Word mà bạn đã phải dày công xây dựng. Có rất nhiều nguyên nhân gây ra sự cố này nhưng còn cách giải quyết thì sao? Chắc bạn sẽ nghĩ ngay đến giải pháp dùng chương trình của hãng thứ ba để khắc phục. Có thể được, nhưng chi phí bản quyền mà bạn phải chi trả để sử dụng phần mềm đó là không ít.
Tuy nhiên, bạn cũng đừng nên quá lo vì tài liệu của bạn vẫn có thể “hồi sinh” được mà chẳng phải tốn một xu nào, sử dụng một trong hai chức năng sẵn có sau đây là xong ngay thôi!

CHỨC NĂNG OPEN AND REPAIR:

Nếu bạn đang sử dụng MS Word phiên bản XP/2003/2007 thì chức năng sửa lỗi này đã được tích hợp sẵn, nhưng lại cất giấu ở một nơi khá kín đáo mà đa số người dùng không để ý đến. Bạn hãy kích hoạt bằng cách:

1. Khởi động MS Word > vào menu File, chọn lệnh Open (Ctrl+O).
2. Trong hộp thoại Open, bạn hãy chỉ đến vị trí lưu trữ tập tin Word cần sửa lỗi.
3. Tiếp đến, bạn khoan vội nhấn đúp chuột lên tập tin đã định (cũng như đừng nhấn ngay chuột vào nút Open) mà hãy nhấn vào nút mũi tên hướng xuống bên cạnh nút Open để chọn lệnh Open and Repair. Thời gian phục hồi nhanh hay chậm tùy thuộc vào cấu trúc của tập tin Word.
4. Khi tập tin bị lỗi được mở ra thành công, bạn hãy sử dụng chức năng Save as (hoặc cho chắc ăn, bạn hãy sử dụng cách Copy - Paste sang trang mới) để sao lưu lại nội dung.

Lưu ý: Nếu tập tin bảng tính Excel của bạn bị lỗi tương tự, bạn cũng thực hiện theo cách này đối với MS Excel từ phiên bản XP (2002) trở lên.

CHỨC NĂNG RECOVER TEXT FROM ANY FILE:

Nếu bạn đã áp dụng cách trên nhưng tập tin bị lỗi vẫn không mở được (trường hợp này khá hiếm), bạn hãy sử dụng “tuyệt chiêu” sau (hỗ trợ cho mọi phiên bản MS Word).

Vẫn trong hộp thoại Open và bạn đã chỉ đến tập tin cần xử lý, hãy nhấn vào nút combo-box của khung Files of type và chọn lệnh Recover Text from Any File, sau đó nhấn nút Open.

Chức năng này có tác dụng phục hồi lại văn bản ở trạng thái chưa định dạng (unformatted). Nếu trong tập tin có chứa hình ảnh thì chúng sẽ bị mất đi. Để đảm bảo cho tính năng hoạt động tốt, bạn hãy khởi động MS Word và mở một văn bản bất kỳ (hoặc một văn bản mới), sau đó vào menu Tools, chọn lệnh Options > chọn thẻ General > đánh dấu chọn ở mục Confirm conversion at Open rồi nhấn OK để xác lập có hiệu lực.

NGUYỄN THÁI VŨ (Huế)

[Đầu trang]