Xóa các thông tin cá nhân lưu trữ trong tập tin MS Office

Khi một tài liệu dạng MS Word, Excel hay PowerPoint được lưu thành tập tin trên đĩa, các thông tin thuộc tính của nó có thể “thổ lộ” rất nhiều bí mật riêng tư của bạn bao gồm: tên người soạn thảo văn bản, tên công ty, thời điểm hiệu chỉnh lần cuối... và còn rất nhiều thông tin khác nữa. Tất cả những thông tin này có thể gây hại cho công ty hay chính bản thân bạn khi chúng lọt vào tay đối thủ cạnh tranh không lành mạnh. Đừng lo, từ bây giờ, Document Trace Remover sẽ giúp bạn phát hiện, sửa chữa những thông tin đó trong tài liệu, hoặc xóa chúng đi nếu như bạn muốn.

Khởi động chương trình sau khi tiến hành cài đặt, bạn hãy chọn lựa thư mục chứa các tập tin Office mà bạn muốn kiểm tra các thông tin cá nhân. Chọn loại định dạng tập tin là *.doc, *.xls, *.ppt hay chọn *.* cho cả ba loại định dạng này.

Kế tiếp, bạn nhấn vào nút Analyze ở phía dưới cùng cửa sổ chương trình. Trường hợp chỉ muốn kiểm tra và xử lý một tập tin duy nhất, bạn đánh dấu mục chọn File, sau đó chọn tập tin cần từ trong cây thư mục trên đĩa cứng. Đơn giản hơn là bạn dùng phương cách “kéo” tập tin từ Windows Explorer và “thả” vào giữa cửa sổ chương trình.

Trường hợp bạn cố tình kéo thả một tập tin không thuộc ba định dạng được hỗ trợ, chương trình sẽ đưa ra thông báo lỗi và không đưa vào danh sách cần xử lý.

Quá trình dò tìm các thông tin riêng tư trong toàn bộ thư mục sẽ ngay lập tức được thực hiện và đưa ra bảng kết quả. Bạn có thể lưu chúng lại trước khi sửa chữa hoặc bỏ qua bằng nút Close. Đừng quên rằng, chương trình cũng sử dụng các tính năng của bộ Office để dò tìm thông tin, nên tùy thuộc vào loại tập tin cần xử lý là Word, Excel hay PowerPoint mà bạn sẽ cần đóng các chương trình tương ứng lại để tránh gây ra lỗi.

Kế tiếp là việc bắt đầu thay đổi thông tin mới bằng cách nhập chúng vào các ô Username, User Initial, User Company hoặc xóa các thông tin nhạy cảm bằng cách để trống các ô đó. Để áp những thay đổi vào các tập tin đã chọn, bạn bấm vào nút Secure document và chọn Yes để bắt đầu.

Tùy thuộc vào số lượng, kích cỡ cũng như định dạng tập tin mà quá trình sửa đổi thông tin sẽ diễn ra nhanh hay chậm và bạn có thể dừng quá trình bất kỳ lúc nào bằng nút Stop.

Tuy nhiên, giải pháp này chỉ nên dùng với các tập tin Office đã soạn thảo trước đây, hay khi bạn nhận được chúng từ một người khác. Còn với các tập tin mới, tốt nhất là bạn nên sửa đổi các thông tin mặc định cho phù hợp bằng mục Tools – Options – User Information. Những thông tin mặc định này sẽ được lưu tự động vào các tập tin mới tạo lập và bạn sẽ không còn phải mất thời gian để xóa chúng đi nữa.

Trường hợp muốn Word 2003 xóa các thông tin này mỗi khi lưu trữ tập tin, bạn chọn trong cửa sổ Options phần Security, sau đó đánh dấu vào hộp chọn Remove personal information from file properties on save là xong.

Tải chương trình tại địa chỉ:  http://www.zshare.net/download/doctrrar. html.

QUẾ LÂM (TP.HCM)

[Đầu trang]