So sánh nội dung hai bảng tính Excel với Exceldiff 2.1 build 62

Trước đây trên e-CHÍP đã giới thiệu chương trình Diff Doc Pro - so sánh sự khác nhau giữa hai văn bản Word. Nay xin giới thiệu với bạn một chương trình so sánh hai bảng tính Excel, đó là CS-ExcelDiff. Phiên bản 2.1 của chương trình có dung lượng 1,15MB, tương thích với Windows 9x/NT/Me/2000/XP/Vista cũng như tất cả tập tin XLS được tạo ra từ MS Excel 97 đến 2007.

Bạn có thể xem thông tin và tải bản dùng thử đầy đủ các chức năng tại www.ComponentSoftware. com/Products/ExcelDiff hoặc tìm mua đĩa CD phần mềm bán tại các cửa hàng dịch vụ tin học. Sau khi cài đặt thành công và khởi động chương trình, vì là bản dùng thử nên bạn chọn mục Continue with Evaluation Copy trong hộp thoại vừa hiển thị và nhấn OK trong hộp thoại kế tiếp để sử dụng chương trình. Giao diện làm việc khá đơn giản, gồm 2 vùng làm việc chính:

- Base revision: Tập tin Excel nguồn.
- Compared revision: Tập tin Excel cần so sánh (đã có sửa đổi so với tập tin nguồn).

Mặc định chương trình sẽ lấy 2 tập tin mẫu (Base.xls và Newfile.xls) trong thư mục cài đặt (C:\Program Files\ ComponentSoftware\ExcelDiff\ để trình diễn cho bạn xem.

Bạn có thể nhấn vào biểu tượng để thực hiện so sánh trên hai tập tin XLS mà mình muốn và bạn nên đánh dấu chọn hai mục:

- Use older file as base revision: Kiểm tra thời gian sửa đổi bảng tính để chuyển đổi qua lại giữa hai tập tin cho phù hợp.
- Analyze multiple worksheet: Hiển thị danh sách các sheet của 2 bảng tính để bạn tùy chọn.

Khi thiết lập xong, bạn nhấn OK để chương trình bắt đầu tiến hành so sánh. Thời gian so sánh diễn ra khá nhanh và kết quả sẽ hiển thị ngay cho bạn xem để bạn thấy được tập tin cần so sánh đã được thêm, xóa, sửa đổi như thế nào. Một chức năng rất độc đáo so với các chương trình cùng loại là chương trình không yêu cầu máy của bạn phải cài MS Excel.

* LƯU Ý:

- Phần nội dung không có thay đổi sẽ được giữ nguyên như ở tập tin nguồn.

- Gạch đỏ dài ở giữa phần nội dung cho biết bảng tính trong tập tin cần so sánh đã bị xóa mất.

- Gạch đỏ ngắn cho biết dữ liệu đã được thay đổi và dữ liệu mới được biểu thị với nền màu vàng.

- Theo mặc định, chương trình so sánh tập tin nguồn với tập tin cần so sánh theo kiểu By Letter. Bạn nên đổi lại bằng cách vào menu Edit, chọn lệnh Preferences, trong phần Text resolution của hộp thoại CS-ExcelDiff- Preferences, bạn chọn mục By Word rồi nhấn OK để thiết lập có hiệu lực. Ngay lập tức, chương trình sẽ điều chỉnh lại định dạng cho bảng so sánh (nếu không, bạn nhấn phím F5). Bạn cũng có thể lưu kết quả thành tập tin HTML để dễ dàng chia sẻ cho người khác.

- Chương trình chỉ hỗ trợ font Unicode.

- Nếu có sự thay đổi về nội dung của một trong hai (hoặc cả hai) tập tin nguồn và tập tin cần so sánh, bạn hãy vào menu View, chọn Recalculate (Ctrl+F5) để chương trình thực hiện lại việc so sánh. Để so sánh 2 tập tin Excel khác, bạn hãy vào menu File rồi chọn New window.

- Nếu trên máy tính có cài MS Excel, bạn có thể mở tập tin nguồn/tập tin cần so sánh thông qua menu View > Base revision/Compared revision.

- Theo mặc định, chương trình so sánh tập tin nguồn với tập tin cần so sánh. Để đảo lại, bạn vào menu View > Exchange files, phần nội dung và định dạng cũng sẽ thay đổi theo.

- Nếu 2 sheet của 2 workbook giống nhau hoàn toàn về nội dung, chương trình sẽ đưa ra thông báo “Cannot compare !!! Reason: Files are identical”.

NGUYỄN THÁI VŨ (Huế)

[Đầu trang]