Lưu trữ từng thư mục trong Microsoft Outlook

Trong Microsoft Outlook, các thư điện tử được lưu thành từng thư mục chính như “Inbox”, “Outbox”, Sent Items”... và các thư mục con do người dùng tạo ra để tổ chức các thư nhận vào hay gửi đi một cách có hệ thống hơn. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn để tất cả các thư trong cùng một tập tin dữ liệu .PST, việc nạp liệu khi khởi động chương trình Microsoft Outlook sẽ khá chậm theo thời gian sử dụng. Nguyên nhân là do tập tin dữ liệu PST ngày càng lớn, trong khi quá trình khởi động lại đòi hỏi phải đọc lướt qua tập tin này. Do đó, để lưu trữ riêng lẻ các thư mục, và làm giảm kích thước tập tin PST chính, tăng tốc quá trình khởi động Outlook, bạn có thể làm theo các bước như sau:

1. Trong Microsoft Outlook, chọn menu “File - Archive”.

2. Chọn thư mục cần lưu trữ trong danh sách, rồi bấm nút “OK”. Bạn cũng có thể chọn chỉ lưu trữ những thư điện tử đã nhận trước một ngày nào đó. Đồng thời cũng nên chọn lại thư mục và tập tin sẽ dùng để chứa các thư cũ sẽ được lưu riêng ra. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy xuất hiện thư mục Archive với thư mục con là thư mục bạn chọn lưu trữ.

3. Chọn menu “Tools - Options”, sau đó chọn phần “Other” và bấm vào nút “AutoArchive” để kích hoạt tính năng lưu trữ và thay đổi các thông số cần thiết.

Để kích hoạt tính năng này, trước hết, bạn đánh dấu vào hộp chọn “Run AutoArchive”. Sau đó, hiệu chỉnh thông số mặc định cho quá trình lưu trữ tự động theo số ngày thay cho giá trị mặc định là 14 ngày. Bạn cũng có thể đánh dấu chọn để chương trình thông báo cho bạn biết trước khi bắt đầu tiến hành việc lưu trữ.

4. Đánh dấu chọn các mục “Delete expired items” để xóa những thư tới hạn và đánh dấu mục “Archive or Delete old items” để lưu lại những thư cũ. Đánh dấu mục chọn “Show archive folder in folder list” sẽ hiển thị thông tin về thư mục được lưu phía dưới mục Archive trong Microsoft Outlook.

Đánh dấu mục “Move old items to” và dùng nút “Browse” để chọn tập tin dùng để lưu trữ các thư cũ.

5. Sau khi cài đặt các thông số mặc định, chúng ta quay lại cài đặt thư mục muốn lưu trữ với các thông số riêng. Bấm phải chuột trên tên thư mục muốn thay đổi thông số, và chọn “Properties”.

Trong cửa sổ “Properties”, chọn phần “AutoArchive” và thay đổi các thông số về thời gian xóa thư cũ cũng như tập tin và thư mục chứa thư cũ của riêng phần này.

6. Quay lại mục “Mail” trong cửa sổ chính của “Outlook Express”. Bấm vào dấu “+” trước mục “Archive Folders” và xem đã tồn tại thư mục lưu trữ hay chưa.

Cuối cùng, hiệu chỉnh lại ngày tháng hệ thống và cài đặt tính năng cập nhật ngày giờ tự động theo các máy chủ thời gian trên Internet, để chương trình luôn thực hiện thao tác lưu trữ chính xác.

CHÂU LÂM (TP.HCM)

[Đầu trang]