In danh sách trong Excel

In tài liệu trên máy tính ra giấy dường như chỉ là chuyện nhỏ: bấm một phát vào nút Print trên thanh công cụ là nó in “cái rẹt”. Tuy nhiên, trong “chuyện nhỏ” này vẫn có nhiều cái “rột rẹt” mà tôi phải chú ý tìm hiểu. Chẳng hạn như trong việc in danh sách ở dạng bảng tính Excel, khi thì sếp của tôi yêu cầu tôi in danh sách phía đối tác gồm họ tên và địa chỉ, khi thì bảo chỉ cần họ tên và số điện thoại thôi. Điều này nghĩa là với danh sách gồm nhiều cột (họ, tên, ngày sinh, giới tính, cơ quan, địa chỉ cơ quan, fax, địa chỉ nhà, điện thoại nhà, điện thoại di động, thư điện tử,...), tôi thường chỉ chọn vài cột để in ngoài hai cột Họ và Tên ở bên trái không thể thiếu.

Nếu bạn cũng “đụng” chuyện này thì trước hết bạn mở trình đơn File, chọn Page Setup. Chọn thẻ Sheet trên hộp thoại Page Setup, bạn chú ý phần Print titles. Chỗ đó quy định các hàng luôn được in ở đầu trang và các cột luôn được in ở bên trái trang. Bạn hãy bấm nút ở ô Rows to repeat at top, bấm vào hàng chứa các tiêu đề cột của danh sách (ô nào cũng được) rồi bấm nút để trở lại với hộp thoại Page Setup. Tương tự, bạn bấm nút ở ô Columns to repeat at left, giữ phím trái chuột và kéo ngang qua hai cột Ho và Tên (ở hàng nào cũng được) rồi lại bấm . Điều này nghĩa là ở đầu trang in luôn có tiêu đề cột và hai cột Họ và Tên luôn có ở bên trái trang in.

Bạn bấm OK để đóng hộp thoại Page Setup, chọn các ô ở cột cần in (hoặc chọn nguyên cột), cột Điện thoại chẳng hạn, chọn Print trên trình đơn File. Trên hộp thoại Print, bạn nhớ chọn Selection để Excel hiểu rằng chỉ in các ô đã chọn ở cột Điện thoại ngoài hai cột “bắt buộc” Họ và Tên. Xong, bạn bấm OK để bắt đầu in. Tôi in nhiều lần như vậy rồi, sếp tôi hài lòng lắm!

HOÀNG NGỌC GIAO

[Đầu trang]