Gửi thư mời cho khách hàng

Vừa rồi, tôi được giao nhiệm vụ gửi thư cho khách hàng, mời đến công ty chúng tôi để nhận quà Xuân. Đối với những khách hàng có địa chỉ thư điện tử, sếp yêu cầu gửi thêm “thư mời điện tử” cho... chắc ăn. Nhìn danh sách khách hàng dài dằng dặc trong tập tin XLS tạo bởi chương trình Excel, nghĩ đến chuyện sao chép họ tên, địa chỉ của từng người vào thư mẫu được soạn bằng Word rồi in ra giấy, tôi thấy ớn quá. Mà đã hết đâu, còn phải vào Outlook để “diễn” lại từ đầu nữa chứ! May sao, bạn tôi hướng dẫn cho tôi một cách làm thật nhanh gọn. Hay cực kỳ! Tôi không thể không kể cho bạn nghe về “chiến công cuối năm” này.

Bạn biết không, bên trong Word, mình có thể liên kết thư mẫu với tập tin danh sách của Excel. Danh sách của tôi chẳng qua là cái bảng gồm nhiều hàng: hàng đầu tiên ghi các tên cột, mỗi hàng tiếp theo ghi thông tin về từng khách hàng. Word sẽ tự động lấy thông tin đó đưa vào thư mẫu khi in ra. Chuyện này được thực hiện chỉ nhờ thanh công cụ Mail Merge. (Muốn thấy thanh công cụ này, bạn bấm-phải vào thanh công cụ bất kỳ rồi chọn Mail Merge.)

Để bắt đầu lấy dữ liệu từ danh sách, tôi bấm vào chỗ trống dành để ghi họ tên trong thư mẫu rồi bấm Insert Merge Fields . Trên hộp thoại Insert Merge Field, trong khung Fields, tôi chọn Họ (đây là tên của một cột trong danh sách) rồi bấm Insert. Trong thư mẫu xuất hiện ngay dòng chữ <<Họ>>. Tôi đóng hộp thoại Insert Merge Field, gõ thanh ngang để tạo một khoảng trống rồi lại mở hộp thoại Insert Merge Field, chọn Tên (tên của cột tiếp theo danh sách) và bấm Insert. Trong thư mẫu xuất hiện dòng chữ <<Tên>>. Theo cách tương tự, tôi đưa địa chỉ vào thư mẫu (danh sách của tôi có cột mang tên Địa chỉ).

Khi tôi bấm View Merged Data các dòng chữ <<Họ>> <<Tên>>, <<Địa_chỉ>> lập tức được thay bằng họ tên, địa chỉ của người đầu tiên trong danh sách. Bấm nút Next Record , tôi lại thấy họ tên, địa chỉ người thứ hai. Vậy là “ngon” rồi!

Với các dòng chữ đặc biệt, có thể “chạy dọc theo danh sách” như vậy, tôi vẫn định dạng (chọn phông chữ, cỡ chữ,...) cho chúng một cách bình thường, không sao hết.

Để in ra giấy, tôi bấm Merge to Printer rồi bấm OK. Vẫn hộp thoại Print quen thuộc xuất hiện như mỗi khi in. Tôi chỉ còn việc bấm OK và ngồi chờ... lượm giấy mệt xỉu!

Tiếp theo, tôi chọn riêng những khách hàng có địa chỉ thư điện tử bằng cách bấm Mail Merge Recipients . Trên hộp thoại Mail Merge Recipients, tôi tìm đến cột , bấm nút ở đó. Trên trình đơn vừa xổ xuống, tôi chọn (Nonblanks). Thao tác này giúp tôi có được danh sách những khách hàng mà cột Email không trống.

Tôi bấm OK để đóng hộp thoại rồi bấm Merge to E-mail . Trên hộp thoại Merge to E-mail, trong ô To, tôi chọn tên cột E-mail để Word lấy địa chỉ thư điện tử từ cột E-mail của danh sách. Sau khi gõ tiêu đề thư ở ô Subject line, tôi bấm OK. Bạn thử đoán xem chuyện gì xảy ra? Word tạo ra ồ ạt những thư điện tử với họ tên, địa chỉ cụ thể, đổ vào hộp thư đi (Outbox) của Outlook. Tôi chỉ cần mở Outlook để gửi thư đi là xong. Dễ như ăn bánh xèo!

Ôi chao, lúc đầu tôi cứ nghĩ sếp muốn “đì” tôi thì phải! Tôi nhất định sẽ đãi bạn tôi một chầu... bánh xèo thật đã đời, cầu cho năm mới mọi chuyện đều “dễ ăn” như vậy.

HOÀNG NGỌC GIAO