Các phương thức bảo mật tích hợp sẵn trong bộ Office giúp bạn đảm bảo sự riêng tư cho các tài liệu của mình ngay cả khi người tò mò đã vượt qua được hệ thống đăng nhập của Windows hoặc lấy chúng qua Internet từ một lỗ hổng của các hệ thống bảo vệ. Trước hết, bạn mở một tài liệu Word hoặc Excel > chọn menu Tools > Options > chuyển qua thẻ Security, và gõ vào một mật khẩu trong hộp văn bản Password to open > nhấn OK để xác nhận > gõ lại mật khẩu lần nữa trong hộp thoại xác nhận. Từ lúc này, một khi tài liệu được mở, nó yêu cầu cung cấp một mật khẩu xác nhận. Mật khẩu được mã hóa nên bạn có thể yên tâm không ai có thể xem nó bằng cách dùng Notepad để xem dưới dạng mã nguồn. Một khi đã đặt mật khẩu, bất kỳ thao tác nào nhằm đoán mật khẩu bằng cách thao tác trên mã nguồn sẽ khiến tài liệu bị hỏng hoàn toàn và không thể phục hồi.(H.1)

Trong một số trường hợp, bạn muốn người khác xem tài liệu của mình nhưng muốn ngăn cản họ tạo các thay đổi trên tài liệu đó. Để thực hiện, bạn làm tương tự như trên nhưng nhập mật khẩu vào ô Password to modify. Từ lúc này, tuy họ không thể thao tác trên tài liệu của bạn nhưng vẫn có thể lưu lại thành tập tin khác không có bảo vệ hoặc có thể thực hiện các thao tác in ấn như bình thường.

Trong cửa sổ Security, còn có một số tùy chọn hữu ích khác như:

- Gỡ bỏ thông tin cá nhân (là các thông tin được cung cấp từ menu File > Properties) khi tài liệu được lưu: chọn hộp kiểm Remove personal information from file properties on save.

- Muốn người xem tài liệu này khi thay đổi mà thực hiện thao tác lưu, tài liệu sẽ được lưu với tên khác. Thao tác này không yêu cầu nhập một mật khẩu: đánh dấu chọn hộp kiểm Read-only recommended.

- Đảm bảo tài liệu đang mở không bị thay đổi về cấu trúc hay định dạng. Một task pane sẽ được mở phía phải của tài liệu, trong đó qui định các thao tác được thực hiện đối với tài liệu. Chức năng này thường dùng cho chính bạn khi duyệt lại các tài liệu đã ổn định. Để thực hiện thao tác này, bạn nhấn vào nút Protect Document...

Với Excel, bạn có thể tùy biến cho phép hoặc ngăn cấm người khác thực hiện các thao tác được chỉ định trước. Quyền thao tác trên Excel không chỉ có tác dụng trên toàn bộ tập tin Excel mà có thể trên từng trang tính hoặc thậm chí chỉ là một số vùng nào đó, điều này đảm bảo bạn vừa có thể bảo vệ những gì mình muốn mà vẫn có thể đảm bảo sự tế nhị khi đưa tài liệu này cho người khác. Các thao tác bảo vệ bảng tính nằm trong menu Tools > Protection. Tại đây bạn sẽ có 4 tùy chọn, cho phép bạn:

- Bảo vệ trang tính: Protect Sheet... Tại đây sẽ có rất nhiều hộp kiểm cho phép các thao tác của người dùng được thực hiện sau khi trang tính đã được bảo vệ. Thao tác cơ bản duy nhất được bật sẵn là người dùng được quyền đánh dấu các vùng của trang tính.(H.2)

Cho phép người dùng thay đổi vùng chọn trước: Allow Users to Edit Ranges.(H.3)

- Bảo vệ cả bảng tính: Protect Workbook.(H.4)

- Và thao tác cuối cùng (Protect and Share Workbook) chỉ được dùng với các bảng tính được chia sẻ. Ngoài ra, bạn còn có thể dấu hoặc khóa các ô tính chọn trước: chọn vùng cần thao tác > menu Format > Cells > chuyển qua thẻ Protection > đánh dấu chọn hộp kiểm Locked và/hoặc Protection. Để hiện trở lại hay bỏ khóa, bạn bỏ chọn các hộp kiểm tương ứng.(H.5)

LAN HƯƠNG (Tân Bình, TP.HCM)