Ngoài việc phải có một bộ Office được cài đặt sẵn, bạn còn cần thêm công cụ Microsoft Office Resource Kit (thường được biết dưới cái tên ORK), bạn có thể tải ORK miễn phí từ trang Web download.microsoft.com (dung lượng 7,13MB).

Sở hữu một mạng máy tính có từ hàng chục đến hàng trăm máy trạm, bạn không thể trang bị các ổ cứng có dung lượng lớn cũng như gắn ổ CD cho từng máy và bạn cũng biết bộ Office là một trong những phần mềm ngốn dung lượng đĩa lớn nhất ngày nay. Giải pháp là cài đặt bộ Office ở chế độ Administrative Setup. Tùy chọn này cho phép bạn tạo một phiên bản cài đặt đặc biệt trên đĩa cứng của máy chủ và từ đó bạn có thể cài đặt Office cho các máy trạm trong mạng. Administrative Setup cho phép bạn:

- Tiết kiệm dung lượng đĩa cứng cho các máy trạm vì dùng chung các tập tin trên máy chủ.

- Quản lý các tùy chọn trong bộ cài đặt đến từng thành viên hay nhóm thành viên.

- Dễ dàng thực hiện việc cập nhật các bản vá lỗi đến tất cả các máy vì chỉ cần cập nhật bản vá cho máy chủ.

Tạo một Administrative Installation Point (AIP)

AIP là thư mục chứa các tập tin cài đặt chương trình Office đã được chia sẻ trên máy chủ, thư mục này phải được cấp quyền sử dụng trên 700MB để đủ chứa tất cả file của bộ cài đặt. Bạn có thể thực hiện việc cài đặt này từ bất kỳ máy trạm nào trên mạng, chỉ cần có quyền ghi trên thư mục AIP. Trước tiên, bạn xác định thư mục chứa tập tin Setup.exe trong đĩa CD cài đặt Office. Để trình cài đặt chạy chính xác, bạn nên dùng bộ cài đặt 5 CD thay vì bộ 1 CD dạng tất cả trong 1. Sau khi đã xác định nơi chứa tập tin setup.exe, bạn chạy tập tin này từ dòng lệnh với tham số /a: mở menu Start/ Run > gõ vào cmd > Enter để mở cửa sổ gõ lệnh > giả sử ổ CD là ổ K và tập tin setup.exe nằm trong thư mục Office, bạn gõ vào k:\office\setup /a.

Bộ cài đặt Office được khởi động, tại đây bạn cần thiết lập một vài thông số cho nó:

- Organization: tên tổ chức, tên công ty...

- Install Location: thư mục trên máy chủ đã được chia sẻ.

- Product Key: mặc dù cài đặt và chạy qua mạng nhưng bạn vẫn cần bản quyền trên từng máy trạm. Do đó, bản cài đặt này cần phải dùng số đăng ký đặc biệt gọi là Volume Key, được cung cấp khi công ty hoặc tổ chức của bạn mua Office với số lượng lớn. Các số đăng ký cho phiên bản bán lẻ không thể dùng cho bộ cài đặt này.

Các thông tin này chỉ nhập một lần duy nhất, sau này khi cài đặt trên các máy trạm, bạn không cần phải nhập lại. Sau khi nhấn Accept để đồng ý với các thỏa thuận bản quyền, bộ cài đặt sẽ chép toàn bộ tập tin trên CD cài đặt xuống AIP, đồng thời xả nén tất cả tập tin .CAB.

Cấu hình các tính năng và shortcut

Khi chọn cài đặt từ AIP, bạn có thể chỉ định các ứng dụng và tính năng nào sẽ được cài trên các máy tính của các thành viên. Bạn cũng có thể chỉ định các shortcut sẽ được tạo cùng với các tập tin của riêng bạn sẽ nhúng vào bộ cài đặt.

Khi chạy bộ cài đặt từ AIP, các thao tác cũng tương tự như cài đặt trên máy đơn. Tuy nhiên, khi tùy biến chọn lựa các thành phần được cài đặt, bạn sẽ có thêm nhiều lựa chọn khác, bao gồm:

- Run from My Computer: bộ cài đặt sẽ chép các tập tin của thành phần đã chọn về ổ cứng của máy tính thành viên.

- Run all from My Computer: thành phần chính và tất cả các thành phần con được chọn cũng sẽ được chép về máy tính thành viên.

- Run from Network: chỉ định các thành phần này sẽ được chạy thông qua mạng tại AIP mà không cần chép về máy tính thành viên.

- Run all from Network: thành phần chính và tất cả các thành phần con được chọn cũng sẽ chạy qua mạng tại AIP. Tuy nhiên, có một số thành phần con nếu bị chỉ định cấm chạy qua mạng sẽ được chép về máy tính thành viên.

- Installed on First Use: tất cả các tập tin cần dùng cho thành phần được chọn sẽ được tải về máy tính thành viên khi tính năng đó được sử dụng đến lần đầu tiên.

- Not Available: thành phần này không có trong bộ cài đặt nằm tại AIP, bạn có thể bổ sung nó vào AIP sau này khi chạy lại setup /a hoặc thông qua chế độ bảo trì (có trong bộ ORK).

- Not Available, Hidden, Locked: các thành phần này bị đặt dưới chế độ bảo vệ tại máy chủ thông qua chức năng Custom Installation Wizard có trong bộ ORK.

Sử dụng ORK để tùy biến bộ cài đặt

Sau khi cài đặt bộ ORK, bạn chạy trình Custom Installation Wizard (CIW) để tùy biến bộ cài đặt tại AIP: vào menu Start/ All Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Office 2003 Resource Kit > Custom Installation Wizard. CIW cho phép bạn tùy biến các thành phần sau của bộ cài đặt, thông qua một trình thuật sĩ (gồm 24 bước):

- Chọn lựa nơi Office sẽ được cài trên máy tính thành viên.

- Chỉ định việc tháo cài đặt các phiên bản cũ hơn.

- Bật, tắt, hiệu chỉnh trạng thái của các ứng dụng hay tính năng sẽ được cài đặt.

- Tạo các thiết lập mẫu.

- Thêm vào các thư mục hay tập tin khác, cũng như bổ sung các mục registry và các shortcut.

- Chỉ định các shortcut được tạo.

- Chỉ định các thiết lập bảo mật (chạy các macro, ActiveX, ...).

- Tạo các hồ sơ mẫu về các tài khoản và thiết lập cho Outlook.

- Và một số thiết lập khác...

NHẬT ANH (Q.3, TP.HCM)