Hãy để Word tóm tắt nội dung văn bản giúp bạn!

NGUYỄN HỒNG PHÚC (Q. Bình Tân, TP.HCM)

Bạn có một văn bản tiếng nước ngoài khá dài, để đọc và tóm lược nội dung chính của nó thật tốn thời gian và công sức. Với chức năng AutoSummarize của Word, bạn sẽ có được một bản tóm tắt nội dung chính (summary) từ tài liệu của mình chỉ trong nháy mắt. Chức năng này hoạt động tốt đối với các văn bản viết bằng tiếng Anh, Pháp, Đức, Ý, Nhật, Hàn Quốc, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Trung Quốc.

Bạn mở tài liệu cần tóm tắt lên, vào menu Tools > AutoSummarize.

Hộp thoại AutoSummarize xuất hiện. Tại mục Type of summary, bạn hãy chọn kiểu hiển thị nội dung tóm tắt:

- Highlight key points: Tô sáng những dòng nội dung chính trong tài liệu.

- Create a new document and put the summary there: Hiển thị nội dung tóm tắt trong tài liệu mới.

- Insert an executive summary or abstract at the top of the document: Chèn nội dung tóm tắt lên đầu tài liệu.

- Hide everything but the summary...: Chỉ hiển thị nội dung tóm tắt, những phần còn lại sẽ được che đi.

Tại mục Percent of original, bạn chọn mức độ chi tiết của bản tóm tắt. Chọn mức độ càng lớn thì bản tóm tắt sẽ càng chi tiết.

Nếu bạn muốn chương trình Word cập nhật các từ khóa và nội dung chính của văn bản vào trong bảng thuộc tính của văn bản đó, bạn đánh dấu chọn mục “Update document statistics” (Bạn có thể xem/sửa thuộc tính của văn bản hiện thời bằng cách vào menu File > Properties).

Cuối cùng bạn bấm OK và chương trình sẽ tạo ra một bản tóm tắt chỉ trong chớp mắt.

Mở nhanh một văn bản đã lưu trong Microsoft Word

TRẦN QUÝ PHI (Quảng Nam)

Nhiều người biết trong Word có thể mở nhanh một văn bản đã được mở gần đây bằng cách chọn menu (trình đơn) File và bấm chọn vào danh sách ở cuối trình đơn (A). Số lượng văn bản tối đa này có thể đặt trong Tools/ Options/ General/ Recently used file list (tối đa là 9).

Nhưng cách này có cái bất tiện là chỉ mở được những văn bản mới mở gần đây nhất mà thôi. Điều này có nghĩa là danh sách sẽ thay đổi liên tục (cái mới nhất thay thế cái cũ nhất nếu danh sách đã đạt số lượng tối đa). Để có thể có một danh sách cố định các văn bản, đặc biệt là các mẫu văn bản hay dùng, bất chấp bạn đã làm việc với chúng khi nào, trong Word, bạn có thể sử dụng trình đơn Work như sau.

Trước hết, bạn cho xuất hiện trình đơn Work bằng cách: Bấm nút phải vào trình đơn đã có. Chọn Customize -> thẻ Commands (B) -> chọn Built-in menus trong danh sách Categories -> bấm chuột vào dòng Work trong danh sách Commands bên phải và kéo nó lên trên trình đơn, hay thanh công cụ đã có.

Kể từ đây trở đi, khi làm việc với một văn bản (đã lưu), bạn chỉ cần bấm chuột vào trình đơn Work và vào Add to Work menu (thêm vào trình đơn Work) (C). Tên văn bản đó sẽ được lưu vĩnh viễn trong trình đơn Work. Sau này muốn mở chỉ cần bấm chuột vào nó là được.