Kiểm soát việc định dạng các đề mục trong văn bản MS Word bằng Style

TRẦN XUÂN THIÊN (Quảng Nam)

Có khi nào bạn phải đánh một văn bản dài khoảng 10 trang trở lên, có các mục lớn được phân thành nhiều cấp đề mục nhỏ hơn như: A, I, 1, 1.1, 1.1.1... chưa? Khi ấy, bạn ắt đau đầu khi phải dò từng đề mục để định dạng: thụt đầu dòng bao nhiêu, phông chữ gì, nghiêng, đậm... sao cho thống nhất trong cả văn bản dài ngoằn đó. Đây là phương thuốc Style, đảm bảo bạn “hết nhức đầu, mà không gây buồn ngủ”:

- Trong tập tin văn bản, quét chọn dòng tiêu đề cấp cao nhất cần định dạng, dùng chuột nắm cái con trỏ thụt đầu dòng (First Line Indent) trên thước ngang của văn bản kéo vào một đoạn (dài ngắn bao nhiêu tùy thuộc vào cấp đề mục - cấp cao nhất không nên thụt dòng).

- Vào menu Format/ Style (đối với MS Word 2000 trở về trước) bấm nút New (trong MS Word 2002 chọn menu Format/ Styles and Formatting, trong khung bên phải của màn hình soạn thảo văn bản, bấm New Style) -> trong hộp Name, gõ vào tên của style (ví dụ: TieuDe1) -> đánh dấu chọn Automatically Update -> bấm nút Format, chọn Font, Paragraph, Border, Numbering sao cho thích hợp -> nhấn nút Shortcut Key để đặt phím tắt cho style (Trong MS Word XP: thành phần Shortcut Key nằm trong nút Format) -> trong hộp Press new shortcut key bấm tổ hợp phím tùy chọn (tôi chọn Ctrl+1), rồi bấm Assign. Windows sẽ thông báo bên dưới hộp Press new shortcut key rằng tổ hợp phím bạn chọn trùng với một tổ hợp phím Windows nào đó có sẵn hoặc tổ hợp này chưa ai đăng ký. Nhớ rằng Windows sẽ ưu tiên tổ hợp phím ấy cho bạn nếu có trùng lặp (hào phóng ghê!) Cuối cùng, ấn OK, rồi Apply. Bây giờ bạn thử di chuyển dấu chèn đến một dòng bất kỳ và ấn tổ hợp phím tắt vừa đặt xem, được đấy chứ hả?

- Tiếp tục như vậy, bạn tạo ra các đề mục cấp thấp hơn với khoảng cách thụt đầu dòng lớn hơn một chút, chữ nhỏ hơn một chút... với các tên và phím tắt lần lượt là TieuDe2 (Ctrl+2), TieuDe3 (Ctrl+3)...

Sau này, khi gặp văn bản có bố cục phức tạp với nhiều cấp đề mục, chọn đề mục cấp thứ nhất bấm Ctrl+1, đề mục cấp thứ hai bấm Ctrl+2... và rồi “hãy đọc kỹ hướng dẫn sử dụng trước khi dùng”, cơn đau đầu sẽ không còn nữa!