Đánh số trang cho tài liệu chia hai cột trong MS Word

LEDO

Ở các số báo trước, có hướng dẫn cách đánh số trang trong tài liệu Word. Nay, tôi xin trình bày cách đánh số trang với tài liệu được chia thành hai cột. Nếu bạn dùng Word chế bản một cuốn sách khổ 14,5 x 20.5cm (khổ phổ biến nhất), để tiết kiệm giấy, tài liệu phải được in ngang và mỗi trang phải được chia thành hai cột. Word không hiểu mỗi cột là một trang nên không có cách đánh số trang chuẩn cho trường hợp này. Để thực hiện được điều đó, bạn phải dùng chức năng Field Codes (mã trường).

Bạn bắt đầu công việc với các bước sau đây:

- Khởi động Word và vào menu File -> New để mở một tài liệu mới - > tiếp tục vào menu File -> Page Setup, hộp thoại Page Setup xuất hiện. (Xin lưu ý, trong minh họa của bài này, Windows được thiết đặt mặc định dùng dấu chấm để tách phần lẻ của số. Nếu máy của bạn dùng dấu phẩy để phân cách thì nhập các đơn vị với dấu phẩy cho tương ứng, như 11,5cm.)

- Trong hộp thoại Page Setup, bấm vào thẻ Paper rồi chọn khổ giấy A4 (21 x 29.7cm) trong khung Paper size. Tiếp theo, bấm vào thẻ Margins, rồi chọn kiểu in ngang bằng cách bấm vào khung Landscape ở phần Orientation. Sau đó gõ vào 2cm cho các mục Top, Bottom, Left, Right. Ở các phần khác, nên để nguyên dạng mặc định. Cuối cùng nhấp OK.

Vào menu Format -> Columns - > trong hộp thoại Columns, bạn bấm vào khung Two hoặc gõ số 2 vào dòng Number of columns để thiết lập tài liệu thành hai cột, tiếp theo gõ 11.5cm vào khung Width để thiết lập độ rộng cột -> bấm chuột vào khung Spacing, khoảng cách giữa hai cột sẽ tự động được đặt là 2.7cm. Cuối cùng nhấp OK để các thiết lập này có hiệu lực.

- Tiếp theo, vào menu View -> Header and Footer -> thanh Header and Footer xuất hiện, bấm chọn nút Switch Between Header and Footer để chuyển đến khung Footer.

- Bạn xác định vị trí đánh số trang bằng cách vào menu Format - > Tabs, trong hộp thoại Tabs, nhấp thẻ Clear All để xóa tất cả các giá trị tab dừng (Tab stop) sẵn có, sau đó gõ 11.5cm vào khung Tab stop position, chọn Right trong Alignment, nhấn nút Set để tab này được thiết lập. Tương tự, bạn gõ 14.2cm rồi chọn Left trong Alignment và nhấp Set. cuối cùng nhấp OK.

- Trong khung Footer, nhấn phím Tab trên bàn phím, con trỏ nhảy đến vị trí 11.5cm đã được gán ở bước trên. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9 để chèn các ký hiệu mã trường bạn nhập vào tại vị trí con trỏ công thức sau: { ={ page }*2-1 }

- Sau khi hoàn thành công thức, bạn đưa con trỏ về cuối công thức rồi nhấn phím Tab trên bàn phím, con trỏ nhảy đến vị trí 14.2cm. Tiếp tục nhập vào công thức { ={ page }*2 }. Sau cùng, nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để hiển thị số trang.

Với các bước đã trình bày ở trên, các bạn có thể áp dụng để đánh số trang cho tài liệu có nhiều hơn hai cột. Chúc các bạn thành công.