Phía sau cổng thông tin điện tử ở Đại học Đà Nẵng

BÁCH HỢP

Có 5 trường thành viên với 1.300 cán bộ và hơn 35.000 sinh viên, ĐH Đà Nẵng là một trong những trường đại học lớn ở Việt Nam. Do quản lý theo cơ chế tập trung nên lượng thông tin cần trao đổi mỗi ngày giữa Ban giám đốc và các cơ sở trực thuộc nằm rải rác trong thành phố Đà Nẵng (cách nhau từ 5km đến 10km), chia sẻ tài liệu giảng dạy sao cho nhanh chóng, hiệu quả trở thành chuyện không đơn giản. Cuối cùng, ĐH Đà Nẵng đã chọn công nghệ Cổng thông tin điện tử như một giải pháp...

Ứng dụng công nghệ phục vụ giáo dục và quản lý giáo dục

Đã có hơn 30 km cáp quang được “rải” để nối tất cả các cơ sở của ĐH Đà Nẵng thành một mạng Intranet. Nhờ tốc độ cao nên đường cáp quang cho phép các ứng dụng multimedia chạy tốt trên hệ thống mạng. Sinh viên và giảng viên có thể xem tất cả thông tin của trường (lịch làm việc, bảng điểm), trao đổi thư tín nội bộ và quan trọng nhất là chia sẻ tài liệu với nhau. Mạng nội bộ của ĐH Đà Nẵng vừa tích hợp với thư viện điện tử đã được xây dựng cách nay hai năm, còn là cơ sở dữ liệu để đào tạo từ xa. Nhờ toàn bộ tài liệu giảng dạy, học tập đã được số hóa, vài trăm sinh viên của các trường thành viên có thể cùng theo dõi một bài giảng. Từ mạng thư viện điện tử của ĐH Đà Nẵng, các giảng viên có thể truy cập vào hệ thống thư viện của 50 trường đại học trên thế giới.

Cổng thông tin này còn giúp giải quyết các nhu cầu về quản lý đào tạo. Chuyện Ban giám đốc có thông báo, nhân viên chuyên trách phải đánh máy rồi xin chữ ký người có thẩm quyền, đóng dấu, sau đó gửi fax hoặc copy và gửi bưu điện hay cử giao liên đưa xuống từng trường, tại các trường thành viên, bộ phận văn thư tiếp tục lưu công văn, phân giao đến các bộ phận, cá nhân có liên quan... đã thành dĩ vãng.

Trước đây, sau khi phát hành một công văn, phải mất hơn một ngày, thậm chí vài ngày mới tới được nơi cần nhận và hàng năm, ĐH Đà Nẵng phải chi một khoản đáng kể cho in ấn, phát hành, quản lý hồ sơ công văn để đạt tốc độ... rùa bò như thế! Bây giờ, ông Dương Mộng Hà - Trưởng ban Quan hệ đối ngoại của ĐH Đà Nẵng, cho biết: “Việc sử dụng giấy không cần thiết nữa. Nó không chỉ gây hao tốn mà còn là gánh nặng cho bộ phận quản lý. Chúng tôi đã có cơ hội chia sẻ thông tin. Các nhân viên có thể tiếp cận với nguồn tài liệu phong phú và hữu ích, từ bài thuyết trình trên PowerPoint đến những quyển sách điện tử trong các thư viện trên khắp thế giới.”

Công nghệ quốc tế - Giải pháp Việt Nam

Công ty Lạc Việt (TPHCM) chính là đơn vị ra tay giải quyết bài toán của ĐH Đà Nẵng. Giải pháp của Lạc Việt dựa trên hệ thống phần mềm của Microsoft. Trong giai đoạn đầu của dự án, từng khoa của tất cả các trường bắt tay xây dựng các trang Microsoft Windows SharePoint Services, tất cả thông tin được tích hợp và chia sẻ qua một cổng thống nhất chạy trên nền SharePoint Portal Server 2003. Với công cụ này, mỗi giảng viên có thể tự làm trang Web riêng, chia sẻ bài giảng, tài liệu và mở forum để mọi người thảo luận. Các công văn của trường nhờ vậy mà “đi” nhanh hơn, việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu cũng dễ dàng hơn.

Nhờ “keo” XML (eXtensible Markup Language) - một ngôn ngữ sử dụng trên Web giúp cho các chương trình có thể chia sẻ thông tin bất kể nguồn gốc xuất xứ của dữ liệu, tất cả các ứng dụng của bộ Office System 2003 được khai thác triệt để nhằm phục vụ cả công tác quản lý lẫn đào tạo và chia sẻ qua cổng thông tin. Sắp tới, những phần mềm giải pháp mà Công ty Lạc Việt phát triển cho dự án cổng thông tin ĐH Đà Nẵng cũng dựa trên công nghệ Microsoft. Ở giai đoạn hai (dự định sẽ hoàn thành trong năm 2004), Lạc Việt sẽ ứng dụng Microsoft.NET Framework để xây dựng hệ thống quản lý học tập, Microsoft Visual Studio.NET để biên dịch mã số một cách chính xác và Microsoft Infopath 2003 để nhập kết quả thi của sinh viên nhanh chóng hơn... Microsoft Live Communication Server cũng được đưa vào ứng dụng để làm hệ thống nhắn tin trực tuyến, hỗ trợ việc liên lạc tức thời giữa các phòng ban, kết nối nhân sự.

Ông Hà Thân - Giám đốc Công ty Lạc Việt, cho biết: “Nguyên tắc quan trọng nhất được đề ra khi xây dựng giải pháp là làm sao để tất cả giảng viên, sinh viên đều có thể tham gia mà không cần phải có nhiều kiến thức về tin học. Sau “khóa huấn luyện” khoảng 5... phút, người sử dụng có thể tự thao tác trên toàn bộ hệ thống mà không phải đụng đến việc lập trình hoặc thông qua trung gian”.

Chi phí trọn gói cho việc xây dựng giải pháp của ĐH Đà Nẵng hơn 200.000 USD (trong đó, riêng chi phí cho hệ thống phần mềm gần 70.000 USD). Một khoản tiền không nhỏ. Tuy nhiên, có đủ cơ sở thực tế để hình dung những lợi ích trong tương lai sẽ rất lớn. Đặc biệt là những lợi ích không thể đo, đếm đối với cả người dạy lẫn người học. Ông Dương Mộng Hà tâm sự: “ĐH Đà Nẵng là trường đầu tiên ở Việt Nam sử dụng cổng điện tử. Chúng tôi đi trước mở đường và hy vọng các trường khác sẽ tiếp bước”.