Khám phá thêm những công cụ tiện ích trong Microsoft Word

THÁI THANH LIÊM (Q.10, TPHCM)

Sử dụng thanh công cụ Word Count

Khi muốn thống kê xem văn bản của mình đã dài bao nhiêu ký tự, nếu nhờ vả thanh công cụ Word Count, bạn sẽ mất ít thời gian hơn thay vì phải ngồi đếm từng chữ. Để mở nó, bạn vào menu View -> Toolbars -> Word Count hoặc vào menu Tools -> Word Count -> nhấn nút Show Toolbar

Bạn chỉ việc nhấn nút Recount là mọi thông tin mong muốn sẽ hiện ra. Trong trường hợp muốn thống kê thông tin của đoạn văn bản thì trước khi nhấn Recount, bạn cần đánh dấu đoạn văn bản đó trước.

Change Case (chuyển đổi chữ HOA - thường) nhanh hơn

Khi muốn chuyển một đoạn văn bản từ chữ hoa sang thường hoặc ngược lại, thông thường bạn sẽ phải vào menu Format ->Change Case -> chọn kiểu mà mình muốn định dạng. Nhưng có một cách nhanh hơn để làm việc này. Đó là chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3 cho đến khi nhận được đoạn văn bản vừa ý.

Không cần thì không làm

Đôi khi bạn gặp những rắc rối khi soạn thảo văn bản vì Microsoft Word luôn “lanh chanh” tự ý ra tay trước bạn trong một số trường hợp không mong muốn. Để kiểm soát được việc này, bạn hãy vào menu Tool -> AutoCorrect Option -> bây giờ bạn có thể kiểm soát theo ý mình bằng những tùy chọn trong các thẻ (tab) rồi đó.

Tìm kiếm nhanh hơn bằng phím nóng

Bạn không cần phải dùng hộp thoại Find and Replace (vào menu Edit -> Find) khi muốn tìm lại một từ mà mình đã kiếm trong lần gần nhất. Thay cho việc đó, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Shift + F4 là xong.

Tạo bảng nhanh

Microsoft Word có một tính năng mà ít người biết đến là khả năng tạo bảng chỉ dùng phím, tức là chỉ dùng những dấu cộng và khoảng trắng. Cách làm như sau, bạn gõ “+” và vài khoảng trắng, rồi tiếp là “+” và cứ thế tiếp tục, cuối cùng nhấn phím Enter (nhớ nhìn xem điều gì xảy ra), bạn sẽ thật sự ngạc nhiên. Độ dài của từng ô trong bảng tùy theo số khoảng trắng bạn nhập vào đấy nhé. Để thêm dòng, bạn chỉ việc di chuyển con trỏ (dấu nháy văn bản) đến ô cuối của bảng và nhấn phím Tab.

Thực hiện tính toán trên bảng

Microsoft Word không phải là một bảng tính điện tử, nhưng cho phép chúng ta có thể thực hiện những phép tính đơn giản trên bảng. Để cộng các số trên một dòng, sau khi nhập hết các ô của bảng, ta di chuyển đến ô cần tính tổng, vào menu Table -> Formula -> nhập công thức vào ô Formula -> OK là xong. Tương tự, bạn cũng có thể thực hiện các công thức khác nếu muốn, hãy tham khảo danh sách các hàm được hỗ trợ trong Word tại ô Paste function.

Tạo mẫu văn bản (Template) có thể xem trước (Preview) được

Trước hết hãy bắt đầu bằng một văn bản trống, sửa soạn và chỉnh trang cho thật tuyệt theo ý bạn (thêm hình ảnh, vài câu gì gì đó...) để làm mẫu mà. Khi lưu lại template này, bạn sẽ chẳng thể nào thấy trước được (preview) hình thù của nó khi lần sau chọn lại. Để có thể xem trước (preview) được, bạn làm như sau: vào menu File -> Properties -> trong thẻ Summary, đánh dấu mục chọn Save Preview Picture -> OK -> menu File -> Save As -> trong danh sách thả xuống Save as type, chọn Document Templace (*.dot) -> đặt tên cho mẫu văn bản vào ô File name -> nhấn nút Save. Như vậy, khi bạn mở lại các mẫu có sẵn thì trong ô Preview sẽ xuất hiện ảnh cho bạn xem trước mẫu mà mình sẽ tạo.

Thay đổi thư mục mặc định để lưu văn bản

Không phải ai cũng dùng thư mục My Document để lưu văn bản đâu (điển hình là tui nè), hay khi thư mục trở nên quá ư lộn xộn thì bạn sẽ chẳng muốn mỗi lần Save (lưu) nó lại xuất hiện. Giải quyết việc này khá dễ. Bạn vào menu Tool -> Option - > chọn thẻ File Location -> sau đó chọn Document trong khung File types -> nhấn nút Modify -> việc còn lại là chọn lại đường dẫn đến thư mục khác mà bạn muốn chọn để lưu. Thế là xong!