FAX NGAY TỪ TRONG WINDOWS XP:

Cách gửi fax với Send Fax Wizard

PHẠM HỒNG PHƯỚC

Sau khi đã chuẩn bị xong bản fax từ Word bằng trình thuật sĩ Fax Wizard (xem e-CHÍP số 44, ngày 14-11), bạn nhấn nút Send Fax Now (hãy gửi fax ngay bây giờ). Một thông báo xuất hiện cho biết: Trình thuật sĩ Fax Wizard đã hoàn tất việc gửi văn bản của bạn.

Nhấn OK cho nó vừa lòng.

Trình thuật sĩ Send Fax Wizard xuất đầu lộ diện để bắt đầu tiến hành cái chuyện giúp bạn gửi bản fax đi. Trên màn hình chào mừng của nó, bạn nhấn nút Next.

Hộp thoại Recipient Information (thông tin người nhận) xuất hiện:

Bạn điền vào các box các thông tin về người nhận fax. Nếu đã lưu các địa chỉ người nhận vào sổ địa chỉ, bạn chỉ việc nhấn Address Book để chọn. Xin luu ý: số máy fax ở đây chính là cơ sở dữ liệu để modem quay số kết nối. Vì thế, bạn phải điền đầy đủ và chính xác. Nếu gửi ngoài tỉnh thì phải thêm số 0 và mã tỉnh rối tới số máy fax. Còn gửi trong nội hạt thì chỉ cần ghi số máy fax. Trong trường hợp muốn gửi bản fax này tới nhiều người nhận khác nhau, bạn lần lượt điền các thông số của từng người nhận (gồm tên và số máy fax) vào box To và Fax number, xong người nhận nào, nhấn nút Add để nạp vào danh sách bên dưới.

Xong xuôi rồi hén? Xin nhấn nút Next sang phần Preparing the Cover Page (chuẩn bị trang bìa). Các box thông tin của phần này chỉ xuất hiện nếu bạn đánh dấu vào dòng “Select a cover page template with following information” (chọn một mẫu trang bìa với thông tin dưới đây).

Nếu chọn gửi cả trang bìa fax, bạn chọn kiểu trang mẫu có sẵn (Cover page template), điền tên bản fax (Subject line), ghi chú thêm (Note) nếu cần.

Xong xuôi, nhấn nút Next sang phần Schedule (kế hoạch). Bạn có thể chọn ở phần thời gian gửi (When do you want to send this fax ?):

- Now: ngay bây giờ (mặc định)

- When discount rates apply: vào thời gian giảm cước phí (ở xứ mình hiện nay thì bạn quên đi cái mục này)

- Specific time in the next 24 hours: vào một thời điểm được xác định trong vòng 24 giờ tới (click chuột lên hai mũi tên để chọn giờ)

Còn ở phần tính ưu tiên của bản fax (What is the fax priority?), bạn có thể chọn:

- High: cao

- Normal: bình thường (mặc định)

- Low: thấp

Xong thì nhấn nút Next, hoàn tất việc chuẩn bị.

Vốn quá ư cẩn thận, bạn muốn xem trước bản fax ư? Hãy nhấn nút Preview Fax. Rồi thì nhấn nút Finish để modem bắt đầu quay số kết nối với máy fax người nhận.

Màn hình Fax Monitor xuất hiện cho bạn theo dõi quá trình fax. Nhấn nút More để bung màn hình ra. Lúc ấy ở trong khay công cụ hệ thống trên Taskbar cũng xuất hiện biểu tượng (icon) máy fax. Sau khi gửi thành công bản fax, một thông báo xuất hiện ở icon máy fax. Trên Fax Monitor cũng báo là đã thành công.

Máy fax sẽ tự động ngắt kết nối.