Phần mềm Việt – Giải pháp Việt
Chương trình Quản trị bán hàng
Thu Giang

Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, có lẽ nỗi bận tâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinh doanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) và tình hình công nợ của từng khách hàng. Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng ghi sổ sách thủ công, sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn bị thất thoát về mặt tài chính.

Với xu thế tiến bộ của khoa học - công nghệ hiện nay, máy tính có thể giúp chúng ta giải quyết một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý.

Phần mềm Quản trị Bán hàng của tác giả Lê Hồng Đức đã được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu đó.

Đây là chương trình máy tính giúp quản lý kho hàng và tình hình công nợ của doanh nghiệp thương mại có quy mô nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp làm đại lý bán hàng.

Chương trình không đòi hỏi người sử dụng phải biết các khái niệm chuyên sâu của nghiệp vụ kế toán.

Chương trình có một đặc điểm hết sức quan trọng là được Việt hóa toàn bộ: Xuất phát từ thực tế hiện nay hầu hết các chương trình trên máy tính đều bằng tiếng nước ngoài gây khó khăn cho người sử dụng thông thường, nên chương trình Quản trị bán hàng đã được thiết kế hoàn toàn bằng tiếng Việt, có phần hướng dẫn trực tiếp bằng tiếng Việt trên máy tính, làm cho chương trình rất dễ sử dụng, không đòi hỏi người sử dụng phải mất nhiều thời gian học sử dụng chương trình:

Về cấu hình của máy tính, chương trình yêu cầu cấu hình tối thiểu sau đây:
- Bộ vi xử lý từ Pentium MMX 166
- Bộ nhớ RAM: 64MB
- Đĩa cứng còn trống ít nhất 20MB
- Đã được cài đặt Windows 9x + Microsoft Access 97 hoặc Microsoft Access 2000/2002

Chức năng chính của chương trình

Chương trình Quản trị bán hàng (dưới đây ghi tắt là QTBH) có các chức năng chính sau đây:

- Quản lý kho hàng: Bao gồm tình hình nhập, xuất, tồn kho (về số lượng và giá trị).

- Quản lý công nợ: Bao gồm tình hình công nợ với nhà cung cấp và khách mua hàng của đơn vị (chi tiết thanh toán và số dư công nợ).

- Quản lý chi phí: Bao gồm các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

- Quản lý doanh thu: Bao gồm doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Chương trình cho phép đăng ký các số liệu phát sinh từ các hoạt động trên, trên cơ sở đó sẽ cung cấp cho người sử dụng các số liệu tổng hợp và phân tích của từng hoạt động.

Cụ thể, chương trình sẽ cung cấp các số liệu tổng hợp và phân tích sau đây:

Về quản lý kho hàng:

- Tình hình xuất, nhập, tồn kho từng mặt hàng.
- Tình hình tiêu thụ từng mặt hàng, lập thẻ kho từng mặt hàng.
- Tình hình tiêu thụ hàng của từng nhà cung cấp.
- Tình hình mua hàng của từng khách hàng.

Tất cả các số liệu trên đều được tính toán và thể hiện trên cả hai mặt: Số lượng và giá trị tại một thời điểm bất kỳ hoặc một thời khoảng bất kỳ (từ ngày... đến ngày...) do người sử dụng ấn định.

Về quản lý công nợ:

- Số dư công nợ của từng khách hàng (Nợ phải thu, Nợ phải trả).
- Chi tiết thanh toán công nợ.
- Bảng tổng hợp công nợ chung (Nợ phải thu, Nợ phải trả).

Về quản lý chi phí và doanh thu:

- Bảng tổng hợp và phân tích doanh thu, chi phí trong kỳ.
- Báo cáo kết quả kinh doanh.

Ngoài ra, chương trình còn cho in các loại báo biểu sau:

- Hóa đơn bán hàng.
- Chứng từ thu, chi, thanh toán công nợ.
- Danh sách khách hàng. Danh mục hàng hóa.
- Sổ Quỹ tiền mặt.

Chức năng bảo mật của chương trình

Nhằm bảo đảm bí mật và an toàn về số liệu kinh doanh của doanh nghiệp, chương trình có chức năng bảo mật nghiêm ngặt, người sử dụng chương trình được ấn định mã khóa sử dụng; khi cần thiết, người sử dụng có thể tùy ý thay đổi mã khóa này. Như vậy, chỉ những ai có mã khóa mới sử dụng được chương trình và đọc được các số liệu do chương trình cung cấp.

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân viên sử dụng, chương trình cho phép chủ doanh nghiệp cấp mã khóa cho từng nhân viên đồng thời quy định cho từng nhân viên được phép cập nhật hoặc đọc được những số liệu nào từ chương trình. Khi cần thiết, chủ doanh nghiệp có thể hủy bỏ quyền sử dụng chương trình của một nhân viên xác định, khi đó mã khóa của nhân viên đó không còn hiệu lực khởi động được chương trình nữa.

Ngoài ra, chương trình còn có chức năng hỗ trợ nhập dữ liệu bao gồm các tiện ích: Nhập từ tắt, hệ thống các phím tắt (để gọi nhanh các lệnh thông dụng) nhằm giúp cho người sử dụng nhập dữ liệu nhanh và chính xác.

Chức năng hướng dẫn trực tuyến

Để giúp người sử dụng kịp thời hiểu rõ cách thức thao tác trong chương trình, ở bất kỳ lúc nào khi đang sử dụng chương trình, chỉ cần bấm phím F1 là chúng ta sẽ làm hiện nội dung hướng dẫn thao tác thích hợp hoàn toàn bằng tiếng Việt. Các thao tác chi tiết sẽ được trình bày tường tận trong nội dung hướng dẫn này.

Hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng

- Tác giả hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng thông qua hai hình thức: Trực tiếp tại trụ sở của khách hàng và hỗ trợ từ xa qua internet hoặc qua kết nối máy tính trực tiếp.

- Hỗ trợ nhập dữ liệu: Nếu khách hàng yêu cầu, công ty phát hành nhận cập nhật miễn phí các dữ liệu ban đầu của chương trình.

- Trong những trường hợp cần thiết, khách hàng cũng có thể yêu cầu kết nối trực tuyến tay đôi giữa máy tính của mình với máy tính kỹ thuật của công ty (bằng phần mềm PC AnyWhere) để nhận được các hỗ trợ kỹ thuật tức thời.

Chương trình được bán dưới dạng đóng gói tại địa chỉ 128 Bùi Thị Xuân, Q1, TPHCM, bao gồm: đĩa CD-ROM cài đặt và sách hướng dẫn sử dụng. Giá 50.000 đồng/bộ. Đặc biệt, 50 khách hàng mua đầu tiên từ ngày 8/8/2003 sẽ được giảm còn 40.000đ/bộ.

Tác giả phần mềm Quản trị bán hàng: Lê Hồng Đức
e-mail: hduc@hcm.vnn.vn
ĐT: 0913. 941. 144