Adobe Acrobat 6 : dễ hơn, nhanh hơn, mới hơn
N.H.V - TUẤN CƯỜNG

Với những cải tiến và tính năng mới, Adobe Acrobat 6.0 Professional cung cấp một giải pháp đơn giản cho người dùng trong việc chuyển đổi các tài liệu với nhau theo một chuẩn thống nhất và tương thích trên bất kỳ hệ thống nào. Với sự tiếp tay của Acrobat 6, bạn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế trong việc tạo ra các tập tin PDF từ bất cứ các nguồn tài liệu nào, cho dù là file text, html, doc, hay ngay cả tập tin đựoc tạo ra bằng Visio hay AutoCad. Tất tần tật chúng đều có thể dễ dàng được chuyển thành định dạng PDF và đem đi bất cứ máy nào để mở bằng các trình đọc PDF như Acrobat Reader hay Ebooks Reader.

Acrobat 6.0 cho phép bạn tạo các file pdf nhanh chóng từ trong nhiều ứng dụng như MS Office, Internet Explorer, Autodesk AutoCAD, Visio, v.v...

Những nét mới nổi bật ở Adobe Acrobat 6.0

- Tạo file pdf bằng chuột phải: Đây là chức năng đặc biệt của Acrobat 6. Bạn có thể chuyển từ một file nào đó (không phải tất cả các file) sang file pdf ngay trong Window Explorer bằng cách bấm phím phải chuột lên file cần chuyển rồi chọn Convert to Adobe PDF, Combine in Adobe Acrobat, hay Convert to Adobe PDF and Email trong menu rút gọn.

- Tạo file pdf trong MS Office: Bạn có thể dễ dàng chuyển các file Word, Excel, PowerPoint sang file pdf bằng cách sử dụng các menu, nút nhấn được thêm vào ngay trong Toolbar của các tiện ích văn phòng này. Đặc biệt trong Word, bạn sẽ có thêm một menu nữa là Acrobat Comments với các chức năng liên quan đến việc thêm vào hay chỉnh sửa những lời chú thích cho file pdf.

- Tạo file pdf trong Internet Explorer (IE): Ngoài ra, Acrobat 6 cũng thêm một nút trên IE (phiên bản 5 trở về sau) cho phép bạn chuyển trang web hiện thời sang file pdf một cách nhanh chóng.

- Tạo file pdf từ nhiều nguồn khác nhau: Bạn có thể dễ dàng tạo ra một file pdf từ nhiều file có định dạng khác nhau như: word, excel, bitmap, pdf, v.v... bằng cách vào Acrobat, mở menu File -> Create PDF -> Create From Multiple Files sau đó sắp xếp theo thứ tự những file cần “dồn” thành file pdf và... nhấn nút.

- Tạo file pdf từ ảnh chụp màn hình: Trước tiên, hãy chụp ảnh màn hình như bình thường (bằng các công cụ capture màn hình hay bằng chính chức năng PrintScreen của Windows – tức nhấn phím PrtScr trên bàn phím), sau đó mở Acrobat, chọn File -> Create PDF -> From Clipboard Image.

- Tìm kiếm: Chức năng tìm kiếm (search) của Acrobat 6.0 quả là tuyệt vời. Bạn có thể dễ dàng tìm theo một từ hay một đoạn văn bản nào đó trong một thư mục chứa các file trên ổ cứng, trên mạng nội bộ hay ngay cả trên internet.

Một số cách đơn giản để tạo một file PDF

Đầu tiên, chạy Adobe Acrobat, nhìn vào phía bên phải màn hình, bạn sẽ thấy một cửa sổ How to. Nếu chưa thấy, bạn bấm vào nút How to nằm trên thanh công cụ (đây là một cải tiến rất hay của Adobe). Trên cửa sổ Howto đã để sẵn một số link và hướng dẫn cho các chức năng thường dùng. Giờ bạn bấm vào mục creat PDF ở trên hàng đầu ấy. Sau đó, bạn sẽ có các tùy chọn như Creat PDF from a file, CreatPDF from a webpages.

Chọn Creat PDF from a files, lúc này một bảng hướng dẫn sẽ bung ra chỉ dẫn bạn. Trước tiên, chọn đề mục Files trên menu rồi tiếp CreatPDF -> From Files -> chọn tiếp tên tập tin nào mà bạn muốn chuyển sang định dạng PDF rồi bấm OK, thế là xong.

Ngoài ra, bạn có thể tạo file PDF từ trang web (creatPDF from Webpages) hay từ một tài liệu của Office (from Office Documents) với cách thức tương tự như trên.

Làm thế nào để thiết lập các tùy chọn về bảo mật cho tài liệu của mình?

Trở về mục How to lúc đầu, chọn Secure. Đến đây, bạn sẽ có ba tùy chọn: Create a Certified Document, Add a documents password, Restrict Printing or Changes Document. Để sử dụng được tùy chọn đầu tiên, bạn phải có một Digital ID (nói nôm na là chữ ký số) và bạn cũng có thể tự tạo cho mình một cái như vậy (đọc Help Online để biết thêm chi tiết). Giờ tiếp tục với tùy chọn 2 – Add a documents password -> Documents -> Security -> Restrict Opening & Editing.

Trong hộp thoại Password Security - Settings, chọn Require a password to open the document rồi nhập mật khẩu để bảo vệ không cho người khác mở tài liệu (Document Open Password).

Chọn tiếp Use a password to restrict printing... như trong hình, thiết lập các tùy chọn cần thiết trong Printing Allowed và Changes Allowed.

Sau đó, nhấp OK để các thay đổi được chấp nhận.

Đến đây, bạn đã có vài hiểu biết cơ bản để bắt đầu làm việc với Adobe Acrobat 6 rồi đó. Ngoài ra, chương trình còn rất nhiều tính năng hấp dẫn và mới lạ đang chờ bạn khám phá :)