Tạo và xử lý bảng trong Word (Kỳ II)

ÔNG VĂN THÔNG

Quy định thuộc tính cho Table

Gọi lệnh Table, chọn Table Properties (hoặc đưa con chớp vào một Cell, bấm chuột phải, chọn Table Properties) mở hộp thoại.

1. Trên trang Column:

- Preferred Width: Chỉ định độ rộng cho cột bằng cách gõ trị trực tiếp hoặc tăng giảm bằng cách bấm phím mũi tên tăng giảm

- Next Column: Qua cột bên phải. Previous Column: Về cột bên trái.

2. Trang Row:

- Specify height: Chỉ định độ cao cho hàng bằng cách gõ trị trực tiếp hoặc tăng giảm bằng cách bấm phím

- Row height is: Chọn Exactly (cố định) hoặc At least (ít nhất).

- Next Row: Xuống dòng kế. Previous Row: Lên dòng trước.

3. Trang Cell:

- Preferred Width: Chỉ định độ rộng Cell.

- Vertical Alignment: Cách bố trí nội dung trong Cell (trên, giữa, dưới).

4. Trang Table:

- Preferred Width: Chỉ định độ rộng cho mọi cột.

- Alignment: Cách bố trí Table trên dòng ngang.

- Text Wrapping: Vị trí Table so với văn bản.

- Options: Chọn lựa về tính tự động thun, giãn, v.v...

5. Sau cùng, chọn OK.

Lưu ý quan trọng: Nếu chỉ nhắp chọn một Cell (riêng Cell đó bị sơn màu) rồi thao tác thay đổi độ rộng, thì chỉ riêng Cell được chọn áp dụng độ rộng này. Do vậy, bạn có thể tạo ra các Cell có độ rộng khác nhau trên cùng một cột. Nội dung trong Cell có thể canh biên theo cả hai chiều ngang dọc. Đơn vị tính thường chọn (và nên chọn) là Inch.

Thao tác trên Table

- Đặt điểm chèn trong Cell, gõ trị (số hay chuỗi đều được). Nếu nội dung nhập vào nhiều hơn độ rộng hiện hành của Cell, Cell đó sẽ tự giãn thêm ra một hàng nữa, dĩ nhiên kéo các Cell khác trong cùng hàng phải giãn theo. Nếu bấm Enter cũng giãn thêm một hàng.

- Để chuyển từ hàng này qua hàng khác, bấm - hoặc -. Di chuyển từ cột này qua cột khác bên phải: bấm phím Tab. Để di chuyển từ cột này qua cột khác bên trái, bấm cặp phím Shift-Tab. Nếu đang ở Cell cuối cùng (Cell dưới phải) của Table mà bấm Tab, sẽ nối thêm một hàng mới vào cuối bảng.

- Khối lượng các ký tự của phần văn bản bên trong một Cell là không hạn chế và được xử lý như ở ngoài bảng.

- Bên trong một Cell mà muốn nhảy từ mốc dừng (Tab-Stop) này sang mốc dừng kế tiếp thì phải bấm Ctrl-Tab thay vì chỉ bấm Tab như lúc ở ngoài Table.

- Ghép nhiều Cell gần liền nhau thành một Cell: Quét chọn các Cell đó (bôi đen), gọi lệnh Table - Merge Cells (hoặc Right Click - Merge Cell). Nếu dùng cục tẩy thì xoá các nét ngăn cách giữa chúng.

- Chẻ một Cell (hay nhiều Cell liền nhau) thành nhiều Cell: Quét chọn, gọi Table - Split Cells (hoặc Right Click, Split Cell). Trong hộp thoại tiếp theo, cho biết muốn chẻ ra thành bao nhiêu hàng, bao nhiêu cột, xong OK. Việc Merge và Split Cell có thể trên nhiều hàng, nhiều cột.

- Muốn cho độ rộng của nhiều Cell gần liền nhau được đều nhau: Quét chọn các Cell, gọi lệnh Table - Distribute Columns Evenly (hoặc Right Click - Distribute Columns Evenly). Tương tự, muốn cho độ cao của nhiều hàng gần liền nhau được đều nhau: Quét chọn các Cell thuộc các hàng đó, gọi Table - Distribute Rows Evenly (hoặc Right Click - Distribute Rows Evenly).

- Bỏ một hay nhiều cột liền nhau: Quét chọn các cột muốn bỏ, gọi lệnh Table - Delete Column (hoặc Right Click - Delete Column). Tương tự, muốn bỏ một hay nhiều hàng liền nhau: Quét chọn các hàng muốn bỏ, gọi lệnh Table - Delete Row (hoặc Right Click - Delete Row).

- Chen thêm cột: Chọn cột (hoặc nhiều cột) sẽ ở bên phải của cột sắp chen, gọi Table - Insert Column. Số cột chen vào bằng với số cột được chọn. Muốn chen thêm hàng: Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) sẽ ở phía dưới của hàng sắp chen, gọi Table - Insert Row. Số hàng chen vào bằng với số hàng được chọn.

- Tách một Table làm hai phần riêng biệt (phần trên, phần dưới): Đặt điểm chèn tại hàng liền dưới nơi muốn tách. Gọi Table - Split Table.

- Đóng khung cho một hoặc nhiều Cell hoặc cho cả Table: Chọn Cell hoặc các Cell hoặc cả Table, nhắp biểu tượng Borders mở ra các biểu tượng như bên cạnh, bạn nhắp biểu tượng thích hợp với yêu cầu đóng khung của mình (hoặc gọi lịnh Format - Borders and Shading, vào trang Border để chỉ định).

Định dạng tự động cho Table

Trình bày bảng biểu như trên là đạt rồi, nhưng nếu muốn, hoặc vì bạn không quen trình bày, thì có thể nhờ Word hỗ trợ qua chức năng Table Auto Format.

- Chỉ cần đặt điểm chèn tại Cell bất kỳ của bảng, gọi Table – Table AutoFormat, Word sẽ trình ra hộp thoại sau, trong khung Format có vô số kiểu: Normal, Simple... Classic... Colorful... Column... Grid... và 3D effects...

Bạn có thể lần lượt chọn thử từng kiểu và xem minh hoạ ngay trong khung Preview, thích thì Apply, không thích thì đổi kiểu, hoặc Cancel. Hình 3 là kiểu Table Web 1, với màn hình màu, những kiểu AutoFormat phải nói là hết ý.

Với các kiểu như Colorful, Columns, 3D Effects nhìn trên màn hình tất nhiên là đẹp, Tuy nhiên lúc in ra, chỉ đẹp nếu dùng máy in Laser màu hay phun màu, còn máy in kim thì nhà ngói như nhà tranh. Phần này giới thiệu cho đủ bộ, chứ thật ra những kiểu trình bày này thường không thích hợp với cách nhìn quen thuộc của chúng ta.

Table trong Table

Đây là “quái chiêu” của Word 2000 và Word XP tuy rằng, trong thực tế, loại hình công việc này rất hiếm có đất dụng võ (dù sao cũng là một cải tiến rất đáng giá so với Word 97): Bên trong một Cell, ta vẫn có thể Insert một Table khác. Mời bạn thực hiện trình đơn sau đây của quán Ngàn Sao:

Gợi ý:

Nhúng Table trong văn bản

Tính năng Text Wrapping cũng là một “quái chiêu” của Word. Ví dụ: Để thực hiện Paragraph có nhúng table, một mặt bạn cứ thoải mái gõ phần văn bản bình thường. Sau đó, bạn tạo một table có nội dung tuỳ ý rồi vào chế độ Print Layout View, rà chuột vào góc trên trái của Table khi thấy hình   thì rê Table thả vào giữa văn bản vừa thực hiện, văn bản sẽ tránh ra nhường chỗ. Khi rê sẽ thấy một khung lấm chấm chạy theo, muốn xê dịch chuẩn hơn, bạn nhấn giữ thêm phím Shift trong khi rê thả. Có thể gọi lệnh Table, chọn Table Properties, vào trang Table, mục Text Wrapping chọn Around, nhắp Positioning chỉ định thêm Distance from... để điều chỉnh khoảng cách giữa văn bản xung quanh với Table được nhúng. Lưu ý: Nếu chuyển sang Normal View, Table và Text sẽ chạy tá lả, đừng hoảng hốt, khi in ra sẽ đâu vào đấy.

Định dạng hướng in văn bản

Trong từng Cell, bạn có thể định dạng Text Direction để văn bản trong Cell đó được in theo hướng ngang hay dọc.

- Đặt điểm chèn trong Cell, Right Click, và chọn Text Direction. Với hộp thoại tiếp theo, nhắp chọn Orientation kiểu đi từ dưới lên, OK.

Nếu khi gọi lệnh, chưa vào chế độ Print Layout View, Word sẽ tự động chọn chế độ này.

Lưu ý: Khi vào các Cell định dạng con chữ lật đứng, các biểu tượng Alignment trên các Toolbar sẽ xoay lại theo chiều đứng như hình đối chứng bên cạnh.