Tạo bảng mục lục cho tài liệu Word  

Bảng mục lục thường căn cứ trên một tài liệu hàng vài trăm trang, nhí lắm cũng vài chục trang, chứ vài ba trang thì ít ai làm mục lục. Có ba cách để tạo mục lục:

- Cách chủ động, và tự do nhất, là bạn tạo riêng từng Field Code loại TC (table of contents entry) trong đó tùy ý chọn chủ đề muốn đưa vào bảng mục lục, rồi yêu cầu Word tạo bảng mục lục dựa trên các Field Code loại TC đó. Cách này tuy phải làm hơi “thủ công mỹ nghệ” một chút nhưng là đơn giản nhất.

- Hoặc ngay trong nội dung văn bản, bạn đã ngầm tạo một dàn bài dựa theo phong cách định dạng (formatting style, gồm các cấp Heading và thấp nhất là cấp Body text) rồi sau đó tạo mục lục dựa trên dàn bài nầy.

- Hoặc thông qua một Master Document nếu muốn làm mục lục chung cho nhiều tài liệu cấp nhỏ hơn (gọi là các Sub document).

Mục lục bằng TC Field Code

1. Gọi lệnh Insert- Index and Tables, với hộp thoại bên cạnh, chọn trang Table of Contents, và chọn tiếp Options để mở hộp thoại kế Table of Contents Options sau đây:

- Dưới mục Built Table of Contents From (tạo mục lục từ) bạn tắt Check box Styles và chọn Check box Table entry fields, xong OK đóng hộp thoại Options. Thao tác trên có nghĩa: Nếu bạn chọn Styles, việc tạo mục lục sẽ dựa trên “phong cách soạn thảo”, nếu chọn Table entry fields thì việc tạo mục lục sẽ dựa trên những TC Field Code, do chính bạn chỉ định.

- Muốn dựa trên Style, bạn phải tôn trọng các quy ước của Format Style, trong đó: Đề mục cấp I dùng phông chữ gì, lớn cỡ bao nhiêu, cách lề trái bao nhiêu, đề mục cấp II phải nhích vào trong bao nhiêu, v.v... hơi gò bó, mất tự do và khó áp dụng một cách triệt để. Cá nhân chúng tôi xin chào thua cái phong cách xa lạ và khó nuốt này.

2. Thao tác tạo TC Field Code: Chủ động nhất là muốn đưa đề mục nào vào bảng mục lục, và xếp vào cấp nào đó, bạn đưa con chớp đến đó, gọi lịnh Insert – Field, sẽ dẫn đến hộp thoại sau đây:

- Trong Category, chọn Index and Tables. Trong khung Field Names, chọn TC (Table of Contents), bạn được mã TC trong khung Field Codes, gõ đề mục trong cặp dấu nháy kép, ví dụ “Ba cach tao muc luc”. Nếu cần, chỉ định cấp bậc của đề mục bằng cách ghi \L n (Level nào : 1,2,3...) xong OK.

- Cần bao nhiêu đề mục thì cài bấy nhiêu TC Field Codes. Muốn thấy rõ thì mở mã Show/Hide, muốn bỏ thì quét phủ qua khắp Field Code rồi bấm phím Delete.

- Với Word XP, hộp thoại Field khi chọn Category là Index and Tables và chọn Field names là TC sẽ như trên phải: Bạn gõ đề mục trong khung Text entry, chỉ định cấp bậc của đề mục trong khung Outline Level sau khi có chọn lựa này.

3. Tạo bảng mục lục: Giai đoạn này, ta cũng chỉ mới cài các TC Field Code trong văn bản mà thôi. Để tạo bảng mục lục, bạn:

- Đưa điểm chèn đến nơi muốn lập bảng mục lục (ví dụ cuối bài), gọi Insert - Index and Tables, chọn trang Table of Contents, bạn nhấn nút Options mở hộp thoại bên, chọn Built Table Of Contents from Table entry fields (thay vì Styles), OK.

- Về lại hộp thoại Index and Tables, giữ nguyên chọn lựa Show page numbers (có ghi số trang) Right align page numbers (số trang canh phải) và Tab leader... Nếu bạn OK, Word sẽ tạo ngay mục lục tại vị trí nầy.

- Với Word XP, bạn gọi Insert - Field... chọn Category là Index and Tables và chọn Field names là TOC (Table of Contents), sau đó nhấn nút Table of Contents mới dẫn đến hộp thoại Table of Contents, từ đó nhấn nút Options... rồi thao tác như trên.

- Ví dụ sau là một bảng mục lục được tạo bằng các TC Field Code:

Lưu ý: Toàn bộ mục lục này là một thể thống nhất, khi con chớp vào đến mục lục, tất cả sẽ trở nên màu xám, cho biết đó là một Field Code, và nếu bạn vô tình hay cố ý gọi lệnh Tools – Options – View – Field Codes (hoặc bấm Alt-F9) thì chúng hiện nguyên hình là { TOC \o “1-3” \h \z }. Gọi lại Tools - Options và tắt View - Field Codes sẽ trở lại như trên. Khi rà chuột lên các dòng của bảng mục lục, chuột có hình bàn tay "nhất dương chỉ" kèm một TipText “Click... to follow...”, bạn nhắp một cái là con chớp bay tuốt về trang liên hệ.