Lập chỉ mục cho tài liệu Word
ÔNG VĂN THÔNG

Đối với các tài liệu có kích thước vừa và nhỏ, chuyện lập chỉ mục (index) là không cần thiết, thậm chí càng làm thêm rắc rối sự đời. Thế nhưng trong các tài liệu có khối lượng văn bản lớn, khi muốn tìm đọc lại một chi tiết liên quan đến một nhân vật hoặc chủ đề nào đó, bạn sẽ phải lật qua lật lại dò tìm rất tốn thời gian (ở đây là nói chuyện đọc trên giấy hay trên sách, chứ không phải đọc trên màn hình lúc đang có WinWord, vì nếu vậy, chỉ cần bấm Ctrl-F hoặc gọi lịnh Edit - Find là mọi sự dễ dàng), cho nên trong những tài liệu về giáo khoa, kỹ thuật, luật pháp ... người ta luôn luôn tổ chức một bảng Indexes (chỉ mục) ở đầu hay cuối tài liệu, ở đó các đề mục, các tên nhân vật, các từ chuyên môn v.v... được sắp xếp theo vần ABC, kèm theo chỉ dẫn cho biết được đề cập đến ở trang hay những trang nào. Muốn làm bảng chỉ mục, cần qua hai công đoạn:

1. Sau khi soạn (hoặc trong lúc soạn) nội dung tài liệu, cần đọc lướt qua, và chọn những đề mục, tên nhân vật hay cụm từ kỹ thuật nào cần đưa vào bảng chỉ mục, tạo cho nó thành một "Index entry", bằng cách chèn một Field Code loại XE (đọc là Index Entry), Field Code nầy luôn luôn có dạng Hidden Text (văn bản che) nên thường sẽ không nhìn thấy trên màn hình, trừ khi nhấp chọn biểu tượng Show/Hide ¶ hoặc có chọn Tools - Options - View - Show - Formatting marks - Hidden text thì mới nhìn thấy chúng. Trong một tài liệu, có bao nhiêu Index Entry cũng được, quy định trước sau gì cũng được nhưng khi bảng Index được tạo ra, chúng nhất định sẽ xuất hiện theo trình tự vần ABC.

2. Khi đã tạo xong các Index Entry (rải rác trong tài liệu), chọn một vị trí tùy ý, thường là cuối hay đầu tài liệu, rồi gọi lịnh để Word tạo một bảng chỉ mục vào chỗ ấy. Lúc tạo, WinWord sẽ căn cứ trên số trang cụ thể của tài liệu nơi có Field Code XE xuất hiện để ghi kèm số trang tham chiếu trong bảng Index. Bảng Index do WinWord tạo ra sẽ có hình thức do bạn chọn theo gợi ý của Word, và thường xuất hiện thành hai cột song song. Một Index Entry lúc tạo ra thì dễ, nhưng muốn gỡ bỏ đi, thường phải chuyển sang chế độ "Show" mã ẩn (nhắp mở) mới có thể lần ra manh mối của nó mà bỏ được, và kèm theo phải tạo lại bảng Index.

Tạo các đầu vào chỉ mục

Giả sử bạn muốn đưa vào bảng Index tất cả tên riêng các nhân vật, các từ chuyên môn... của tài liệu vào bảng Index:

1. Đưa điểm chèn đến vị trí tên riêng hoặc chủ đề (là nội dung muốn ghi vào bảng chỉ mục), quét chọn cụm từ này. (hình 1)

- "Gọi lệnh Insert - Index and Tables.

- "WinWord bày hộp thoại dưới đây và chọn sẵn gờ trang Index, bạn nhắp nút Mark Entry (đánh dấu mục vào).

- "Hộp Mark Index Entry sẽ bày ra tiếp (và hầu hết thời gian bạn sẽ làm việc với hộp thoại nầy).

- "Sau khi chọn cụm từ muốn đưa vào chỉ mục, có thể bấm Alt+Shift+X sẽ vào hộp Mark Index Entry, nhanh hơn.

- "Nếu dùng Word XP, Menu của lệnh Insert sẽ không có mục Index and Table, bạn phải gọi Insert - Field, trong hộp thoại Field, chọn Index and Tables trong khung Category, chọn XE trong khung Field names rồi nhấn nút Mark Index Entry để mở hộp thoại Mark Index Entry. (hình 3)

2. Kể từ thời điểm nầy, hộp thoại Mark Index Entry xuất hiện, trong khung Main Entry, có sẵn cụm từ bạn vừa quét chọn.

- "Nếu muốn thay nội dung khác, bạn cứ việc gõ hoặc sửa lại, xong:

- "Nếu chọn Mark, chỉ riêng cụm từ đang chọn nầy được đánh dấu đưa vào Index. Nếu Mark All, trong bảng Index sẽ chỉ ra tất cả các trang có cụm từ nầy xuất hiện.

(Thông thường khi gọi lệnh nào có hộp thoại, lúc chọn xong là nó dẹp đi liền, riêng hộp thoại nầy (và một số khác như GoTo, Find, Replace...) thì cứ nằm ăn vạ trên màn hình, trừ khi Cancel hay Close mới chịu rút lui (ở hình trên, bạn đang thấy mục Cancel, nhưng sau khi chọn Mark hay Mark All, nó sẽ tự chuyển thành Close).

- "Trên màn hình, trước khi gọi lệnh, văn bản của bạn thường rất sạch sẽ đẹp đẽ. Thế nhưng ngay sau khi Mark hoặc Mark All, Word tự chuyển sang chế độ Show Hidden Text (hiện mã ẩn), nên trong tài liệu sẽ hiện ra vô số dấu ¶, o o o và -, thoạt nhìn tưởng bài của chúng ta bị "ghẻ ruồi", ngay sau vị trí của cụm từ vừa chọn sẽ có một mã Field Code { XE "..." }, được gạch dưới với nét lấm chấm như hình sau:

3. Cặp dấu móc ôm {} là bộ dấu rào của Field Code, XE là Index Entry, còn chuỗi ký tự sau đó là nội dung sẽ xuất hiện như một đầu vào trong bảng Index. Bạn cứ yên trí, khi xong việc Mark Entry, bạn nhắp biểu tượng ¶ trên Standard Toolbar thì sẽ không còn bị "ghẻ" nữa, đồng thời các Field Codes nầy cũng tàng hình biến mất.

4. Để tạo thêm các Index Entry khác, cứ nhấp chuột ra khu vực soạn thảo, hộp thoại Mark Index Entry vẫn còn giữ lại trên màn hình (nhưng Title Bar của nó không còn sẫm màu nữa), bạn quét cụm từ khác cần quan tâm, xong nhấp chuột vào hộp thoại, chọn Mark All. Tuỳ theo bài của bạn dài ngắn, muốn thử đưa đề mục nào vào bảng Index, thì cứ làm theo quy trình tương tự. Sau cùng, chọn Close, rồi nhắp vào ¶ để tắt mã ẩn, tẩy sạch "ghẻ ruồi".

Tạo bảng chỉ mục

Giai đoạn vừa rồi, chúng ta chỉ mới chọn và Mark (đánh dấu) các Index Entry, chứ chưa tạo bảng Index. Để thực sự tạo ra bảng chỉ mục:

1. Dời điểm chèn về cuối bài (hay đầu bài nếu muốn), gọi lại lệnh Insert - Index and Tables (nếu dùng Word XP thì gọi Insert - Field rồi chọn Category và FIeld names như bên cạnh, xong nhấn nút Index).

- "Trong khung Formats, bạn chọn kiểu định dạng nào tùy ý. Với mỗi kiểu chọn, bạn có thể quan sát trước "dung nhan mùa hạ" của nó trong khu vực Print Preview. Trong minh hoạ này, chọn From Template.

- "Mục Column đề nghị sẵn hai cột, nên giữ nguyên như vậy.

- "Đánh dấu mục Right - align page numbers.

- "Khung Tab leader chọn ………

- "Xong nhắp OK.

Word sẽ ngẩn tò te một lát (nó đang bận rộn tính toán chuẩn bị), xong bạn sẽ có ngay bảng Index trên màn hình tại vị trí điểm chèn. Tại đây, có thể bạn thấy bảng Index chỉ trải dài ở nửa trái của trang, trên và dưới có 2 lằn gạch ======== End of Section ========, nếu vậy, do vào thời điểm này bạn đang chọn cách nhìn View Normal, chỉ cần chuyển sang cách nhìn View Print Layout sẽ thấy trung thực được chia thành hai cột. Ví dụ với bài nầy, bạn lập Index cho các cụm từ Cancel, Close, Field, Index... thì kết quả bảng chỉ mục tạo ra sẽ như thế này.