Tìm và thay thế chữ sai trong MICROSOFT OFFICE
P.H.P

Soạn thảo một văn bản xong, bạn rung đùi ngồi kiểm tra lại để sửa chữa cho hoàn chỉnh. Thôi, chết! Cái từ này viết không đúng. Còn cái tên này cần phải sửa lại. Nhưng chuyện tìm kiếm những từ, những tên đó trong một văn bản dài dằng dặc chữ với nghĩa rồi rị mọ sửa từng cái quả là nhiêu khê, mất công và chắc gì chẳng bỏ sót.

Bạn hãy yên tâm đi. Hãy để cái chức năng tìm và thay thế “Find and Replace” thông minh của bộ Microsoft Office làm giúp bạn. Chức năng này có trong Word, Excel, FrontPage,... Trên trang văn bản đang mở, dù là với Word, Excel, hay FrontPage, bạn chỉ việc nhấp chuột lên trình đơn Edit và chọn lệnh Replace (Thay thế) hay nhấn tổ hợp phím CTRL+H là đã có thể mở hộp thoại thay thế rồi.

Nhưng trước khi làm việc đó, bạn phải chép (copy) cái đối tượng thay thế (một từ, một câu, một đoạn hay một hình ảnh,...) vào trong clipboard của Windows cái đã. Bạn có thể làm điều này từ bất cứ một trình soạn thảo văn bản, một trình xử lý đồ họa nào. Chẳng hạn, trong Word, trên trang văn bản cần sửa, bạn đánh từ hay cụm từ thay thế rồi dùng trỏ chuột tô sáng nó và nhấn tổ hợp phím CTRL+C (hay lệnh Copy trên trình đơn Edit).

Và sau này, trong các hộp thoại thay thế của bất cứ trình soạn thảo nào, bạn nhớ điền vào hộp Replace with (thay thế với) cú pháp ^c (tức dấu mũ ^ và chữ c - nhớ là chữ c thường).

Trong Word: Sau khi đã nạp đối tượng thay thế vào clipboard, bạn mở hộp thoại Find and Replace ra (nhấn tổ hợp phím CTRL+H).

Nếu muốn chọn các option cụ thể hơn, bạn bấm chuột lên nút More. Ở thẻ Replace, mục:

- Find what: Điền chính xác từ mà bạn muốn sửa chữa hay thay thế.

- Replace with: Điền ^c để thay bằng đối tượng đã nạp sẵn vào clipboard.

Nếu không dùng clipboard, bạn cũng có thể đánh trực tiếp từ hay cụm từ thay thế vào hộp Replace with. Nhưng nếu muốn sử dụng font tiếng Việt, bạn cần giải quyết cái khâu “phông-phiếc” bằng cách thiết đặt font cho đúng với font của văn bản đang xử lý. Để set font, bạn nhấp chuột vào nút More, rồi nút Format và chọn option Font. Để thiết đặt font (hay bất cứ option nào của phần Format) cho mục nào, bạn phải đặt con trỏ vào hộp từ của mục đó.

Sau khi thiết đặt font xong, lúc ấy bên dưới hộp từ của hai mục Find what và Replace with sẽ xuất hiện dòng Format ghi rõ loại font, kích cỡ mà bạn chọn. Bạn cứ việc đánh các từ tiếng Việt trong hai text box một cách bình thường, đừng bận tâm chuyện nó không hiển thị dấu mà ra những cái mã kỳ cục, kỳ đời. Sau này, trong văn bản, các từ Việt sẽ hiển thị hoàn chỉnh.

Riêng ở option Language (ngôn ngữ), bạn hãy để mặc định là “No language” (không ngôn ngữ). Chứ nếu set bằng dòng Vietnamese có sẵn trong box thì bạn sẽ chẳng thể gõ được tiếng Việt chính xác đâu.

Ngoài ra, có một chi tiết quan trọng nữa là nếu để mặc định, chức năng Find sẽ tìm kiếm và cho thay thế tất cả các từ nào phù hợp, bất luận nó đứng riêng hay nằm trong một chữ khác. Chẳng hạn, bạn cần sửa từ “ăn” thành “an” thì tất cả những từ nào có “ăn” đều bị thay đổi, như thăn, năn, năng,... Để tránh bị như vậy, bạn cần xác định rõ chỉ tìm từ ‘ăn” với tư cách là một từ riêng rẽ. Đó là đánh dấu kiểm vào trước tùy chọn “Find whole words” (tìm các từ trọn vẹn) ở mục Search.

Sau khi hoàn tất, bạn nhấp chuột vào nút:

- Replace: Nếu muốn thay thế từng cái một.

- Replace All: Nếu muốn tự động thay thế tất cả các đối tượng được bạn chỉ định trong mục “Find what”.

Trong Excel và FrontPage: Bạn cũng làm tương tự như trong Word. Nhưng cấu trúc hộp thoại Find and Replace có khác.