OUTLOOK EXPRESS (OE) Mách tiếp về thủ thuật e-mail

TUẤN CƯỜNG (sưu tầm)

Nút Pushpin (đinh ghim)

Có thể bạn chưa biết về nút Pushpin (ở góc phải, phía dưới hộp thoại Send and Receive, OE) và công dụng của nó. Nếu mũi kim quay về phía bên trái, điều đó có nghĩa là hộp thoại sẽ tự động đóng lại ngay sau khi tất cả các thư đã được lấy về. Nếu nhấn vào nút này, hộp thoại sẽ tiếp tục mở sau khi đã nhận thư xong. Việc này có ích khi bạn muốn xem lại quá trình gửi và nhận thư. Để tắt hộp thoại này, chỉ cần nhấn chuột vào nút Hide là xong.

Giữ lại nội dung thư mà bạn yêu thích

Đôi khi, bạn nhận được những lá thư có nội dung quá dài, file đính kèm có dung lượng quá lớn. Hoặc khi bạn gửi một lá thư có đính kèm file dung lượng lớn cho người khác, một bản sao của lá thư này sẽ nằm trong thư mục Sent Item (dĩ nhiên là có đính kèm file), và bạn chỉ muốn giữ lại nội dung của bức thư bạn đã gửi đi mà không muốn giữ lại file đính kèm. Thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề đó.

Mở lá thư cần giữ lại:

Nhấn vào nút Forward. Trong mục “To” của thư, gõ vào địa chỉ e-mail của chính bạn. Sau đó, hãy chỉnh sửa nội dung bức thư theo ý bạn, xoá file đính kèm nếu cần và nhấn nút Send.

Khi đó. thư sẽ xuất hiện trong thư mục Outbox. Bạn chỉ việc chép thư này vào thư mục Sent Item (hoặc bất cứ thư mục nào bạn thích) và xóa thư cũ đi.

Forward nhiều thư cùng lúc

Để forward nhiều thư cùng lúc đến một địa chỉ, bạn không cần phải forward riêng từng thư mà có thể thực hiện chỉ forward trong một lần. Để làm điều đó, bạn hãy chọn những thư muốn forward (bằng cách giữ phím Ctrl và nhấp chọn thư) và nhấn nút Forward, một bức thư mới xuất hiện có đính kèm những thư vừa chọn. Bạn chỉ cần thêm địa chỉ, soạn thảo nội dung và gửi nó đi.

Xem mã nguồn HTML của thư

Nếu muốn xem mã nguồn của thư, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl và F2. Mã nguồn sẽ mở ra cùng với Notepad.

Phục hồi (Undo) nhiều lần

OE có hỗ trợ chức năng phục hồi nhiều lần. Ví dụ bạn muốn reply cho một lá thư và chỉ muốn hiển thị một phần của thư gốc, sau khi xóa những phần không cần thiết, bạn phát hiện ra đã xóa mất vài phần quan trọng. Bạn chỉ cần nhấn Ctrl và Z cho đến khi tìm thấy đoạn thư cần thiết.

Soạn thư nhanh mà không cần mở OE

Chọn Start, Run, trong hộp thoại Run gõ vào “mailto:” (có dấu hai chấm, không có dấu nháy), soạn thảo thư và gửi đi như bình thường.

Lưu dữ liệu

Đôi khi bạn đang soạn thảo thư thì máy bị treo vì một lý do nào đó, cách duy nhất là... khởi động lại. Tuy nhiên, mọi thứ mà bạn đang soạn thảo sẽ mất hết. Để tránh việc này xảy ra, trong quá trình soạn thảo thư, bạn hãy tập thói quen nhấn Ctrl và S. Thao tác này sẽ giúp lưu một bản sao của bức thư đang soạn vào thư mục Draft, và bạn có thể tìm lại nội dung bức thư bất cứ lúc nào (tương tự như soạn thảo văn bản trong Word).

Gửi một trang web

Có một cách rất dễ để gửi toàn bộ một trang web (nội dung, hình ảnh, v.v...) cho người khác. Bạn hãy mở trang web cần gửi. Chọn File, Send, Page by Email. Khi OE mở ra, hãy điền địa chỉ và nhấn nút Send để gửi đi. Tuy nhiên, nếu trang web có chứa Frames thì một hộp thoại sẽ mở ra đề nghị bạn gửi đi theo dạng chỉ đọc (read only) hay file đính kèm.

Tách biệt các địa chỉ

Khi bạn nhập nhiều địa chỉ cùng lúc vào mục “To”, “CC” hoặc “BCC”, bạn có thể tách biệt chúng bằng dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;)

Phím tắt dùng trong OE

Ctrl-I: Vào Inbox

Ctrl-O: Mở bức thư đã chọn

Ctrl-N: Tạo thư mới

Ctrl-P: In nội dung thư đã chọn

Ctrl-D (hoặc Delete): Xóa thư đã chọn

Ctrl-R: Reply thư đã chọn

Ctrl-F: Forward thư đã chọn

Ctrl-Y: Mở hộp thoại Go To Folder

Ctrl-M (hoặc F5): Kiểm tra thư